Testimonial: Der Mensch steht an erster Stelle, immer

Half Double verschafft Zeit, um sich auf die Wertschöpfung zu konzentrieren

Interview mit dem Forscher für digitale Gesundheit Ulrik Bak Kirk über seine Erfahrungen mit der Half Double-Methodik

1. Könnten Sie sich kurz vorstellen und uns etwas über Ihren Hintergrund im Projektmanagement erzählen?

Mein Name ist Ulrik Bak Kirk und ich bin Forscher im Bereich der digitalen Gesundheit. Ich habe einen geisteswissenschaftlichen Hintergrund, wo ich mein Geschichtsstudium mit den eher praktisch orientierten Film- und Medienwissenschaften ergänzte. Schon während meines Studiums habe ich mich daran gewöhnt, auf sehr praktische Weise etwas für eine bestimmte Zeit zu produzieren. Diese Erfahrung, kombiniert mit einem Studentenjob im Gesundheitswesen, gab mir den Mut, ein Produkt für Allgemeinmediziner zu erstellen, um den Übergang vom Medizinstudium zur eigenen Klinik zu erleichtern, wobei der Schwerpunkt auf allem Nicht-Klinischen lag.

Um mich für diese Aufgabe besser zu rüsten, entschied ich mich, einige IPMA-Kurse selbst zu finanzieren, da die theoretische Einführung in das Projektmanagement in meinem Studiengang völlig fehlte. Dadurch erhielt ich eine theoretische Grundlage, die meine praktischen Erfahrungen ergänzte, und durch mein Projekt für Allgemeinmediziner (Praksis Plus) hatte ich die Möglichkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende zu leiten - das war eine großartige Lernreise.

Vor fünf Jahren zog ich nach Aarhus und trat in ein Forschungszentrum ein, das sich mit digitaler öffentlicher Gesundheit befasste. Hier lernte ich andere Arten der Projektabwicklung kennen, nicht zuletzt agile Methoden wie Scrum. Ich hatte also sowohl mit einem traditionellen als auch mit einem eher agilen Projektansatz gearbeitet, bevor ich auf Half Double stieß.

2. Wie haben Sie angefangen, mit Half Double zu arbeiten?

Es war im Zusammenhang mit einem großen EU-Projekt über Endometriose (FEMaLe), für das ich ein Team zusammenstellen konnte und eine EU-Finanzierung erzielt habe. Während des Antragsprozesses suchten wir auf dem Markt nach einer agilen Methode mit besonderem Schwerpunkt auf der Wertschöpfung. Durch einen Projektleiterkollegen und dann durch Per Svejvig wurde ich mit Half Double bekannt gemacht. Ich erkannte, dass es beide Bereiche abdeckte, sowohl den traditionellen als auch den agilen Ansatz, und das war in unserem Kontext wirklich spannend, denn in dem großen FEMaLe-Projekt hatten wir 10 ganz unterschiedliche Arbeitspakete, die unterschiedliche Werkzeuge erforderten.

3. Wie hat die Half Double-Methodik Ihre Herangehensweise an das Projektmanagement verändert?

Der systematische Fokus auf den 'Impact Case' ist das, was insgesamt einen großen Unterschied macht. Wir haben das große, komplizierte und mehrjährige Projekt auf einen Impact Case pro Arbeitspaket heruntergebrochen, bei dem wir in einem Zyklus von jeweils sechs Monaten arbeiten, so dass wir aus dem Vollen schöpfen können. Auf diese Weise haben wir die Komplexität des Projekts heruntergebrochen, was sich als sehr vorteilhaft erwiesen hat.

Dann gibt es die visuelle Planung, bei der wir eine große Miro-Tafel verwenden, um unseren Dialog zu stärken und einen Überblick zu schaffen. Der fließende Teil, bei dem es darum geht, einen festen Rhythmus zu etablieren, ist ein weiteres sehr unpraktisches Element, das einfach sehr gut funktioniert, wenn es darum geht, eine Dynamik zu erzeugen.

Das heißt, dass die große Veränderung für mich im Vergleich zu früheren Projekten der Managementansatz mit der engen Verbindung zum Projekteigner war, der in meinem Fall mein Abteilungsleiter ist. Das macht in der Praxis einen großen Unterschied.

Es war auch sehr schön, methodische Unterstützung für die Bedeutung einer 'people first'-Perspektive zu bekommen, die ich - vielleicht wegen meines geisteswissenschaftlichen Hintergrunds - intuitiv als natürlich und wichtig empfunden habe.

Ich finde es sehr gut, dass wir uns nicht nur auf das Produkt konzentrieren, sondern auch auf die Akzeptanz und darauf, wer etwas anders machen muss, um echte Veränderungen zu erreichen. Wie nutzen wir das Produkt? Wie schaffen wir eine gute Lernumgebung? Was ist der nächste Schritt? Es ist glaubwürdig, eine Methodik zu haben, die diese Dimension in sich trägt, denn sie ist entscheidend, um eine spürbare und messbare Wirkung zu erzielen.

4. Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Projekte, und wie hilft Ihnen Half Double dabei, diesen Erfolg zu erreichen und zu bewerten?

Mit unserem "Sponsor", der EU, haben wir einen langen Vertrag mit spezifischen Anforderungen, was in gewisser Weise sehr gegen Half Double spricht, weil es nicht wirklich etwas über den Wert aussagt, den wir schaffen. Daher nutzen wir Half Double und insbesondere den Impact Case, den wir für jedes Arbeitspaket erstellen, um genau zu verfolgen, wie wir einen echten Mehrwert schaffen. Das bedeutet auch, dass wir unser Verhalten kontinuierlich ändern, wenn wir feststellen, dass etwas sowohl quantitativ als auch qualitativ keine Wirkung zeigt. Wir erstellen KPIs für jedes Arbeitspaket und halten regelmäßig intensive Besprechungen ab, in denen wir die Leute auch dazu anregen, sich auf die Wertschöpfung zu konzentrieren.

Gleichzeitig kommunizieren wir die Dinge systematisch intern und extern, damit sie einen Unterschied machen können. Umgekehrt belasten wir uns nicht gegenseitig mit rein rituellen Berichten, die Zeit von der Kernaufgabe stehlen, ohne echten Wert zu schaffen - und das ist etwas, was ein vielbeschäftigter Kliniker oder Forscher mag.

Jetzt haben wir beschlossen, unseren Newsletter abzuschaffen, weil er nicht genug Interaktion erzeugt hat. Was wir konkret tun, ist, dass wir in den Arbeitspaketen gemeinsam KPIs erstellen, und in diesem Prozess sorgen wir für Verhaltensänderungen. Wir stellen sicher, dass wir die Dinge systematisch auf den Weg bringen und ständig Neues lernen."

5. Wie hat sich Half Double auf Ihre Rolle und Ihre täglichen Aufgaben als Projektmanager ausgewirkt?

Meine Rolle ist freier geworden, weil ich einen gesicherten Dialog mit dem Projekteigner habe und weiß, wie weit mein Auftrag geht.

Ich sage immer, dass man Werkzeuge zum Denken braucht, und Half Double hat mir das wirklich gegeben. Es gibt einige Dinge, die erfüllt werden müssen, und dann gibt es immer noch die lokale Übersetzung, die ich in Betracht ziehen muss. Ich finde, dass ich die Projektteilnehmer leichter dort treffen kann, wo sie sind, und auf diese Weise Input für Änderungen liefern kann, die einen echten Unterschied machen.

6. Gibt es Situationen oder Projekttypen, für die Half Double Ihrer Meinung nach nicht der beste Ansatz ist? Wenn ja, warum?

Absolut, und es gibt einige Teile des FEMaLe-Projekts, in denen wir um die Existenzberechtigung der Methode kämpfen mussten. Zum Beispiel in bestimmten Forschungsumgebungen, in denen die Leute nicht an projektbasiertes Arbeiten gewöhnt sind und es schwierig finden, zu entschlüsseln, dass das Konzept der "geschäftlichen Auswirkungen" nicht nur in einem kommerziellen Kontext Sinn macht. Die große Stärke der Methodik ist ihre Reflexivität. Wenn Sie also ein Projekt mit geringer Komplexität und einem hohen Grad an Vorhersehbarkeit haben, dann brauchen Sie meiner Meinung nach Half Double nicht - Sie schießen mit Kanonen auf Spatzen.

Wenn Sie jedoch ein Projekt mit hoher Komplexität und mehreren Unbekannten haben, bei dem Sie sich häufig treffen müssen, um Feinabstimmungen vorzunehmen, und konkrete Instrumente für die Durchführung der Arbeit benötigen, während Sie Ihre Organisation von Anfang an an Bord haben, dann ist Half Double großartig.

7. Wie integrieren Sie Half Double in die bestehenden Prozesse und Werkzeuge in Ihrer Organisation?

Es geht darum, flexibel zu sein und dabei zu helfen, die Konzepte in eine Sprache zu übersetzen, die die Leute verstehen. Ich bestehe zum Beispiel nicht darauf, dass die Leute die Half Double-Terminologie verwenden, solange wir uns darüber einig sind, was wir tun und was der Zweck ist.

8. Sind Sie bei der Einführung von Half Double auf irgendwelche Herausforderungen gestoßen und wenn ja, wie haben Sie diese bewältigt?

Es braucht Zeit, eine neue Methodik einzuführen, und das gilt auch für Half Double, obwohl es im Vergleich zu einer Reihe anderer Projektmodelle sicherlich sehr zugänglich ist. Sie müssen akzeptieren, dass es, wie bei jedem anderen Implementierungsprozess auch, einige Zeit dauert, bis Sie voll kompetent sind.

9. Wie stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder ein gemeinsames Verständnis der Half Double-Methodik haben?

Wir haben beschlossen, dass Personen in Schlüsselpositionen des Projekts in Half Double geschult werden sollten. Es war wichtig, schnell einen gemeinsamen Ausgangspunkt zu finden, so dass mehrere von uns den Half Double-Kurs gemeinsam absolvieren und methodische Überlegungen miteinander diskutieren konnten. Das war eine gute Investition.

10. Hat sich der klare Fokus auf die Menschen in Half Double auf das Engagement und die Zusammenarbeit in Ihrem Team und unter den Stakeholdern ausgewirkt?

Ja, ich habe gerade gestern mit einem Kollegen darüber gesprochen, dass es für mich beim Pulse Check in Half Double wirklich wichtig ist, dass man sich den Zweck der Menschen anschaut - das heißt, finden Sie einen Sinn darin, zur Arbeit zu gehen? Haben Sie das Gefühl, dass Sie einen Wert schaffen? Schließlich ist es das, was Sie zum Erfolg führt. Es ist mir sehr wichtig, dass die Projektteilnehmer, die daran beteiligt sind, auch etwas davon haben. Wir wissen aus der Theorie, dass man deshalb nicht zu viele Projekte auf einmal haben sollte, weil man dann den Fokus und die Eigenverantwortung verliert.

Wir haben monatliche Pulse Checks und dann sprechen wir darüber, was erreicht wurde und was geändert werden muss. Dies geschieht in einer unterstützenden, wertschätzenden Umgebung, in der wir nicht nur auf die spezifischen Ergebnisse schauen, sondern auf das große Ganze, das für die Wertschöpfung wichtig ist. Es ist nicht nur ein APV, das wir schnell in die Schublade werfen, sondern etwas, nach dem wir tatsächlich handeln. In der oft komplizierten Rolle eines Projektmanagers ohne formale Machtbefugnisse kann es wirklich einen Unterschied machen, wenn es darum geht, die Leute dazu zu bringen, an einem Strang zu ziehen.

11. Half Double besteht aus den drei Hauptelementen Effect, Flow und Leadership, von denen jedes durch drei Tools unterstützt wird. Welche Tools und Techniken aus Half Double finden Sie am wertvollsten und warum?

Wir verwenden alle Tools in gewissem Maße, und das ist ein Teil des Sinns, aber wenn ich eines hervorheben muss: der Impact Case ist einfach so gut als Leitstern. Das Gleiche gilt für das Impact Solution Design, bei dem wir festlegen, welche Produkte, Prozesse und Personen wir einbeziehen; es ist dort sehr stark.

Für mich war der direkte Kontakt mit dem Management sehr wertvoll. Die Universität ist ein ziemlich hierarchisches Umfeld, daher war es sehr wertvoll, einen direkten Dialog mit dem Abteilungsleiter zu führen und die Möglichkeit zu haben, beide Seiten zu beraten und anzuleiten. In organisatorischer und strategischer Hinsicht war die ungeteilte Aufmerksamkeit des Projekteigners wahrscheinlich das Wichtigste.

12. Die lokale Anpassung an die jeweilige Kultur, Organisation und Art des Projekts ist ein Eckpfeiler der Half Double-Methode. Wie hat sie sich in der Praxis Ihrer Projekte bewährt?

Ich denke, sie hat gut funktioniert, aber sie erfordert eine besonders starke Konzentration auf die reflektierte Praxis. Lokales Übersetzen ist kein Freifahrtschein, um zu tun, was man will, aber man kann seinen Ansatz leicht anpassen, wenn etwas nicht optimal funktioniert. Es ist wichtig, die Erwartungen mit dem Management abzustimmen, und es kann eine Herausforderung sein, wenn es zu viele Veränderungen in den verschiedenen Teams gibt. Glücklicherweise konnten wir neue Mitarbeiter über Peer-to-Peer-Schulungen relativ problemlos einarbeiten.

13. Sie sind sowohl als Foundation als auch als Practitioner in Half Double zertifiziert. Was hat Ihnen das gebracht?

Die Foundation-Zertifizierung ist absolut grundlegend, um eine Einführung und einige Werkzeuge zu bekommen, und sie war großartig. Ich habe mich für die Practitioner-Zertifizierung entschieden, weil ich die reflektierende Praxis mag. Es ist nicht nur ein weiterer Multiple-Choice-Test. Man reflektiert aktiv, was man aus der Anwendung des Tools gewonnen hat, und bekommt einen externen Blick auf seine Stärken und Schwachstellen, an denen man arbeiten kann. Ich glaube, das hat mir sehr viel gebracht.

14. Wie hat sich Half Double auf Ihre berufliche Entwicklung und Ihre Chancen im Projektmanagement ausgewirkt?

Ich denke, es verschafft mir einen Wettbewerbsvorteil, weil ich zeige, dass ich auf der Welle reite, Projektmanagement nicht als entweder-oder zu betrachten. Half Double bietet eine flexible Herangehensweise, die mehr Möglichkeiten im Werkzeugkasten bietet. Für meine eigene Karriereentwicklung ist das eine große Stärke.

Ich denke, es ist wirklich wichtig, sich zertifizieren zu lassen. Natürlich ist es in Ordnung, sich alles selbst beizubringen, aber eine Zertifizierung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Professionalität der Methodik nicht verwässert wird, und sie zeigt auch, dass man den Fachjargon, das Konzept und die Gemeinschaft kennt. Für mich ist die Zertifizierung und die Anwendung von Half Double ein wirklich guter erster Schritt in Richtung eines moderneren Projektmanagements.

15. Was würden Sie einem Projektmanager in Ihrem Netzwerk sagen, der erwägt, Half Double in seiner Organisation einzusetzen - entweder als eigenständige Methode oder in Kombination mit einem anderen Standard?

Ich habe gerade VisitAarhus besucht und ihnen eine Einführung in die Methodik gegeben, weil sie nach neuen Anregungen suchen. Meine Ermutigung für sie und andere lautet: "Probieren Sie es einfach aus - es muss nicht alles oder nichts sein". Lassen Sie mehr Leute aus Ihrer Organisation zertifizieren und versuchen Sie, die Methode oder Teile davon bei ausgewählten Projekten anzuwenden, um zu sehen, wie sie funktioniert, und passen Sie Ihren Ansatz nach und nach an. Das ist einer der Vorteile der Methodik, sie ist so flexibel.

16. Welchen Rat würden Sie Organisationen geben, um Half Double erfolgreich einzuführen?

Erreichen Sie, dass die Geschäftsleitung sich damit abfindet und respektieren Sie, dass die lokale Übersetzung Zeit braucht. Wenn es anfangs nicht klappt, passen Sie Ihren Ansatz an - diese Flexibilität ist wirklich eine Stärke von Half Double.

17. Haben Sie sonst noch etwas auf dem Herzen?

Es war eine wirklich tolle Erfahrung! Es handelt sich um eine relativ leicht zugängliche Methodik, die für viele intuitiv zugänglich ist, da sie auf bereits bekannten Werkzeugen aufbaut. Sie ist nicht in komplizierter akademischer Sprache geschrieben und sehr nützlich.

Ich arbeite nun schon seit einigen Jahren mit der Half Double-Methode und habe festgestellt, dass zu verschiedenen Zeitpunkten im Projekt unterschiedliche Werkzeuge dominieren. Und wenn etwas nicht so läuft, wie es sollte, kann man das Problem durch reflektierende Übung sehr schnell erkennen und die Werkzeuge einsetzen, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen. Daher kann ich die Half Double-Methode nur wärmstens empfehlen.