Testimonial: Mennesket først, alltid

Half Double frigjør tid til å fokusere på verdiskaping

Intervju med digital helseforsker Ulrik Bak Kirk om hans erfaringer med Half Double-metodikken

1. Kan du kort presentere deg selv og fortelle litt om din bakgrunn innen prosjektledelse?

Mitt navn er Ulrik Bak Kirk og jeg forsker på digital helse. Jeg har bakgrunn fra humaniora, der jeg supplerte historiestudiene med mer praktisk orienterte film- og medievitenskapelige studier. Allerede under studiene ble jeg vant til å produsere noe for en gitt tid på en veldig praktisk måte. Denne erfaringen, kombinert med en studentjobb i helsevesenet, ga meg mot til å lage et produkt for allmennleger for å lette overgangen fra medisinstudiet til egen klinikk, med fokus på alt det ikke-kliniske.

For å bli bedre rustet til denne oppgaven valgte jeg å egenfinansiere noen IPMA-kurs, fordi den teoretiske innføringen i prosjektledelse var helt fraværende i studiet mitt. På den måten fikk jeg et teoretisk grunnlag som supplerte den praktiske erfaringen, og gjennom prosjektet for fastleger (Praksis Plus) fikk jeg muligheten til å drive et prosjekt fra start til slutt - det var en flott læringsreise.

For fem år siden flyttet jeg til Aarhus og begynte på et forskningssenter med fokus på digital folkehelse. Her ble jeg kjent med andre måter å drive prosjekter på, ikke minst smidige metoder som Scrum. Jeg hadde derfor jobbet med både en tradisjonell og en mer smidig prosjekttilnærming før jeg kom over Half Double.

2. Hvordan begynte du å jobbe med Half Double?

Det var i forbindelse med et stort EU-prosjekt om endometriose (FEMaLe), som jeg klarte å sette sammen et team og få EU-finansiering til. I løpet av søknadsprosessen undersøkte vi markedet for å finne en smidig metode med et spesielt fokus på verdiskaping. Gjennom en prosjektlederkollega og deretter Per Svejvig ble jeg introdusert for Half Double. Jeg innså at den dekket begge domener, både den tradisjonelle og den smidige tilnærmingen, og det var veldig spennende i vår sammenheng, for i det store FEMaLe-prosjektet hadde vi 10 ganske forskjellige arbeidspakker som krevde forskjellige verktøy.

3. Hvordan har Half Double-metodikken endret din tilnærming til prosjektledelse?

Det systematiske fokuset på "Impact Case" er det overordnede som utgjør en stor forskjell. Vi har brutt det store, kompliserte og flerårige prosjektet ned til én impact case per arbeidspakke, der vi jobber i en syklus på seks måneder om gangen, slik at vi kommer ut av boksen. På denne måten har vi brutt ned kompleksiteten i prosjektet, noe som har vært veldig gunstig.

Dertil kommer den visuelle planleggingen, der vi bruker en stor Miro-tavle for å styrke dialogen og skape oversikt. Flytdelen med å etablere en fast rytme er en annen av de veldig lavpraktiske tingene som bare fungerer veldig bra når det gjelder å skape fremdrift.

Den store endringen for meg sammenlignet med tidligere prosjekter har likevel vært ledelsestilnærmingen med den tette koblingen til prosjekteieren, som i mitt tilfelle er avdelingslederen min. Det utgjør en stor forskjell i praksis.

Det har også vært veldig fint å få metodisk støtte for viktigheten av et "mennesket først"-perspektiv, som jeg - kanskje på grunn av min humanistiske bakgrunn - intuitivt fant naturlig og viktig.

Jeg liker veldig godt at vi ikke bare fokuserer på produktet, men også fokuserer på adopsjon og hvem som må gjøre noe annerledes for å oppnå reell endring. Hvordan bruker vi produktet? Hvordan skaper vi et godt læringsmiljø? Hva er neste steg? Det gir troverdighet å ha en metodikk som har denne dimensjonen i seg, fordi den er avgjørende for å oppnå en merkbar og målbar effekt.

4. Hvordan måler dere suksess i prosjektene deres, og hvordan hjelper Half Double dere med å oppnå og evaluere denne suksessen?

Med "sponsoren" vår, EU, har vi en veldig lang kontrakt med spesifikke krav, som på noen måter faktisk er veldig anti-Half Double, fordi den egentlig ikke sier noe om verdien vi skaper. Derfor bruker vi Half Double, og spesielt impact case for hver arbeidspakke, til å holde styr på hvordan vi skaper reell verdi. Det betyr også at vi kontinuerlig endrer adferden vår hvis vi ser at noe ikke har effekt, både kvantitativt og kvalitativt. Vi utarbeider KPI-er for hver arbeidspakke og holder jevnlige intensive møter der vi også dytter folk til å fokusere på verdiskaping.

Samtidig kommuniserer vi systematisk internt og eksternt slik at de kan utgjøre en forskjell. Omvendt belaster vi ikke hverandre med rent rituell rapportering som stjeler tid fra kjerneoppgaven uten å skape reell verdi - og det er noe en travel kliniker eller forsker liker.

Nå har vi bestemt oss for å skrote nyhetsbrevet vårt fordi det ikke skapte nok interaksjon. Det vi gjør konkret, er at vi samskaper KPI-er i arbeidspakkene, og det er i den prosessen vi sikrer atferdsendring. Vi sørger for at vi systematisk får ting ut og lærer stadig nye ting.

5. Hvordan har Half Double påvirket din rolle og dine daglige oppgaver som prosjektleder?

Min rolle har blitt friere fordi jeg har sikret dialogen med prosjekteier og vet hvor langt mandatet mitt strekker seg.

Jeg sier alltid at man trenger verktøy å tenke med, og Half Double har virkelig gitt meg det. Det er noen ting som må oppfylles, og så er det alltid en lokal oversettelse jeg må ta hensyn til. Jeg opplever at jeg lettere kan møte prosjektdeltakerne der de er, og på den måten komme med innspill til endringer som gjør en reell forskjell.

6. Finnes det situasjoner eller typer prosjekter der du mener at Half Double ikke er den beste tilnærmingen? I så fall hvorfor?

Absolutt, og det er noen deler av FEMaLe-prosjektet der vi har måttet kjempe for metodikkens eksistensberettigelse. For eksempel i enkelte forskningsmiljøer der folk kanskje ikke er vant til å jobbe prosjektbasert og har vanskelig for å avkode at begrepet "business impact" ikke bare gir mening i en kommersiell sammenheng. Metodikkens store styrke er refleksiviteten, så hvis du har et prosjekt med lav kompleksitet og høy grad av forutsigbarhet, er det etter min mening ikke behov for Half Double - da skyter du spurv med kanoner.

Har du derimot et prosjekt med høy kompleksitet og mange ukjente faktorer, der du trenger å møtes ofte for å finjustere og trenger konkrete verktøy for å gjennomføre arbeidet, samtidig som du har organisasjonen med deg fra starten, er Half Double helt topp.

7. Hvordan integrerer du Half Double med eksisterende prosesser og verktøy i organisasjonen?

Det handler om å være fleksibel og hjelpe til med å oversette konseptene til et språk som folk forstår. Jeg insisterer for eksempel ikke på at folk skal bruke Half Double-terminologi, så lenge vi er enige om hva vi gjør og hva formålet er.

8. Har du møtt på noen utfordringer i forbindelse med implementeringen av Half Double, og hvordan løste du dem i så fall?

Det tar tid å implementere en ny metodikk, og det gjelder også for Half Double, selv om den absolutt er svært tilgjengelig sammenlignet med en rekke andre prosjektmodeller. Du må akseptere at det, som alle andre implementeringsprosesser, tar litt tid før du blir fullt kompetent.

9. Hvordan sikrer dere at det er en felles forståelse av Half Double-metodikken blant alle prosjektmedlemmene?

Vi har bestemt at personer i nøkkelposisjoner i prosjektet skal få opplæring i Half Double. Det var viktig å få et felles utgangspunkt raskt, slik at flere av oss kunne ta Half Double-kurset sammen og diskutere metodiske overveielser med hverandre. Det var en god investering.

10. Har det tydelige fokuset på mennesker i Half Double påvirket engasjementet og samarbeidet i teamet ditt og blant interessentene?

Ja, jeg snakket nettopp med en kollega i går om at det som er veldig viktig for meg i pulssjekken i Half Double, er at man ser på folks formål - det vil si, finner du mening med å gå på jobb? Føler du at du skaper verdi? Det er tross alt det som gjør at du leverer. Det er ekstremt viktig for meg at prosjektdeltakerne som er involvert, også eier det. Vi vet fra teorien bak at det er derfor man ikke bør ha for mange prosjekter på en gang, for da mister man fokus og eierskap.

Vi har månedlige pulssjekker, og da snakker vi om hva som er oppnådd og hva som må endres. Det skjer i et støttende og anerkjennende miljø der vi ikke bare ser på de spesifikke resultatene, men på det store bildet som er viktig for å skape verdi. Det er ikke bare en APV som vi raskt slenger i skuffen, men noe vi faktisk handler ut fra. I en ofte komplisert rolle som prosjektleder uten formell makt kan det virkelig utgjøre en forskjell når det gjelder å få folk til å dra lasset sammen.

11. Half Double består av de tre hovedelementene Effekt, Flyt og Ledelse, som hver støttes av tre verktøy. Hvilke verktøy og teknikker fra Half Double synes du er mest verdifulle, og hvorfor?

Vi bruker alle verktøyene til en viss grad, og det er en del av poenget, men hvis jeg skal trekke frem ett: Impact Case er bare så bra som ledestjerne. Det samme gjelder Impact Solution Design, der vi definerer hvilke produkter, prosesser og personer vi inkluderer; det er supersterkt der.

For meg har den direkte kontakten med ledelsen vært veldig verdifull. Universitetet er et ganske hierarkisk miljø, så det å ha en unnskyldning for å ha direkte dialog med instituttlederen og kunne gi råd og veiledning begge veier har vært veldig verdifullt. Så organisatorisk og strategisk har den udelte oppmerksomheten fra prosjekteieren nok vært det viktigste.

12. Lokal tilpasning til den enkelte kultur, organisasjon og type prosjekt er en hjørnestein i Half Double-metodikken. Hvordan har det fungert i praksis i prosjektene dine?

Jeg synes det har fungert bra, men det krever et spesielt sterkt fokus på refleksiv praksis. Lokal oversettelse er ikke bare et frikort til å gjøre hva du vil, men du kan enkelt justere tilnærmingen underveis hvis det er noe som ikke fungerer optimalt. Det er viktig å avstemme forventningene med ledelsen, og det kan være en utfordring hvis det skjer for mange endringer i de ulike teamene. Heldigvis har vi kunnet ta inn nye folk via peer-to-peer-opplæring på en relativt smidig måte.

13. Du er både Foundation- og Practitioner-sertifisert i Half Double. Hva har det gitt deg?

Foundation-sertifiseringen er helt grunnleggende for å få en innføring og noen verktøy, og det har vært veldig bra. Jeg valgte å legge til en Practitioner-sertifisering fordi jeg liker den reflekterende praksisen. Det er ikke bare nok en flervalgstest. Du reflekterer aktivt over hva du har fått ut av å bruke verktøyet, og du får et eksternt blikk på styrkene dine og oppmerksomhetspunkter som du kan jobbe videre med. Jeg synes det har gitt meg mye.

14. Hvordan har Half Double påvirket din karriereutvikling og dine muligheter innen prosjektledelse?

Jeg tror det gir meg et konkurransefortrinn fordi jeg viser at jeg rir på bølgen av å ikke tenke på prosjektledelse som enten-eller. Half Double tilbyr en fleksibel tilnærming som gir flere muligheter i verktøykassen, så for min egen karriereutvikling tror jeg det er en stor styrke.

Jeg synes det er veldig viktig å bli sertifisert. Det er selvfølgelig greit å være selvlært, men sertifisering er viktig for å sikre at profesjonaliteten i metodikken ikke blir utvannet, og det viser også at du kjenner sjargongen, konseptet og miljøet. For meg er sertifisering i og bruk av Half Double et veldig godt første skritt i en mer moderne prosjektledelsesretning.

15. Hva vil du si til en prosjektleder i nettverket ditt som vurderer å bruke Half Double i sin organisasjon - enten som en frittstående metodikk eller i kombinasjon med en annen standard?

Jeg har nettopp besøkt VisitAarhus og gitt dem en innføring i metodikken fordi de er på utkikk etter ny inspirasjon. Min oppfordring til dem og andre er "bare prøv det - det trenger ikke å være alt eller ingenting". Få flere personer fra organisasjonen sertifisert, og prøv å bruke metoden eller deler av den på utvalgte prosjekter for å se hvordan den fungerer, og tilpass tilnærmingen underveis. Det er en av fordelene med metoden, den er så fleksibel.

16. Hvilke råd vil du gi til organisasjoner for å hjelpe dem med å implementere Half Double på en vellykket måte?

Få støtte fra ledelsen og respekter at lokal oversettelse tar tid. Hvis det ikke fungerer i begynnelsen, kan du justere tilnærmingen - den fleksibiliteten er virkelig en av styrkene til Half Double.

17. Har du noe annet på hjertet?

Det har vært en virkelig flott opplevelse! Det er en relativt lett tilgjengelig metodikk som er intuitivt tilgjengelig for mange, siden den bygger på allerede kjente verktøy. Den er ikke skrevet i et knotete akademisk språk og er supernyttig.

Jeg har jobbet med Half Double-metodikken i en del år nå og har observert at ulike verktøy dominerer på ulike tidspunkt i prosjektet. Og hvis noe ikke går som det skal, kan du veldig raskt identifisere problemet gjennom reflektert praksis og bruke verktøyene til å komme tilbake på sporet. Så ja, en varm anbefaling om å prøve Half Double-metodikken.