Vittnesmål: Människan först, alltid

Half Double frigör tid för att fokusera på värdeskapande

Intervju med Ulrik Bak Kirk, forskare inom digital hälsa, om hans erfarenhet av Half Double-metodiken

1. Kan du kortfattat presentera dig själv och berätta lite om din bakgrund inom projektledning?

Jag heter Ulrik Bak Kirk och jag är forskare inom digital hälsa. Jag har en bakgrund inom humaniora, där jag kompletterade mina historiestudier med mer praktiskt inriktade film- och mediestudier. Redan under studietiden vande jag mig vid att producera något under en given tid på ett mycket praktiskt sätt. Denna erfarenhet, i kombination med ett studentjobb inom sjukvården, gav mig modet att göra en produkt för allmänläkare för att underlätta övergången från läkarutbildningen till att ha en egen klinik, med fokus på allt icke-kliniskt.

För att bättre rusta mig för denna uppgift valde jag att självfinansiera några IPMA-kurser eftersom den teoretiska introduktionen till projektledning helt saknades i mitt studieprogram. Det gav mig en teoretisk bas att komplettera min praktiska erfarenhet med och genom mitt projekt för allmänläkare (Praksis Plus) fick jag möjlighet att driva ett projekt från början till slut - det var en fantastisk lärorik resa.

För fem år sedan flyttade jag till Århus och började på ett forskningscenter med fokus på digital folkhälsa. Här blev jag bekant med andra sätt att driva projekt, inte minst agila metoder som Scrum. Jag hade alltså arbetat med både en traditionell och en mer agil projektmetod innan jag kom i kontakt med Half Double.

2. Hur började du arbeta med Half Double?

Det var i samband med ett stort EU-projekt om endometrios (FEMaLe), som jag lyckades sätta ihop ett team och få EU-finansiering för. Under ansökningsprocessen sökte vi på marknaden för att hitta en agil metod med särskilt fokus på värdeskapande. Genom en projektledarkollega och sedan Per Svejvig blev jag introducerad till Half Double. Jag insåg att den täckte båda domänerna, både den traditionella och den agila metoden, och det var verkligen spännande i vårt sammanhang, eftersom vi i det stora FEMaLe-projektet hade 10 helt olika arbetspaket som krävde olika verktyg.

3. Hur har Half Double-metoden förändrat din inställning till projektledning?

Det systematiska fokuset på "Impact Case" är den övergripande sak som gör en enorm skillnad. Vi har brutit ner det stora, komplicerade och fleråriga projektet till ett impact case per arbetspaket, där vi arbetar i en cykel om sex månader åt gången, så att vi kommer ut ur boxen. På så sätt har vi brutit ner komplexiteten i projektet, vilket har varit mycket fördelaktigt.

Sedan har vi den visuella planeringen, där vi använder en stor Miro-tavla för att stärka vår dialog och skapa överblick. Flödesdelen med att etablera en fast rytm är en annan av de väldigt lågpraktiska sakerna som bara fungerar väldigt bra när det gäller att skapa momentum.

Med det sagt har den stora förändringen för mig jämfört med tidigare projekt varit ledningsmetoden med den nära kopplingen till projektägaren, som i mitt fall är min avdelningschef. Det gör en enorm skillnad i praktiken.

Det har också varit väldigt trevligt att få metodologiskt stöd för vikten av ett "människan först"-perspektiv, som jag - kanske på grund av min humanistiska bakgrund - intuitivt tyckte var naturligt och viktigt.

Jag gillar verkligen att vi inte bara fokuserar på produkten, utan också fokuserar på adoption och vem som behöver göra något annorlunda för att uppnå verklig förändring. Hur använder vi produkten? Hur skapar vi en bra inlärningsmiljö? Vad är nästa steg? Det ger trovärdighet att ha en metodik som i sig innehåller denna dimension, eftersom det är avgörande för att uppnå en märkbar och mätbar effekt.

4. Hur mäter ni framgång i era projekt, och hur hjälper Half Double er att uppnå och utvärdera denna framgång?

Med vår "sponsor" EU har vi ett mycket långt kontrakt med specifika krav, vilket på vissa sätt faktiskt är väldigt anti-Half Double eftersom det inte riktigt säger något om det värde vi skapar. Så vi använder Half Double och särskilt det impact case som vi gör för varje arbetspaket för att hålla en stram kontroll på hur vi skapar verkligt värde. Det innebär också att vi kontinuerligt ändrar vårt beteende om vi kan se att något inte har någon effekt, både kvantitativt och kvalitativt. Vi skapar KPI:er för varje arbetspaket och håller regelbundna intensiva möten där vi också pushar människor att fokusera på värdeskapande.

Samtidigt kommunicerar vi systematiskt saker internt och externt så att de kan göra skillnad. Omvänt belastar vi inte varandra med rent rituell rapportering som stjäl tid från kärnuppgiften utan att skapa verkligt värde - och det är något som en upptagen kliniker eller forskare gillar.

Nu har vi beslutat att skrota vårt nyhetsbrev eftersom det inte skapade tillräckligt med interaktion. Det vi gör konkret är att vi tillsammans skapar KPI:er i arbetspaketen, och det är i den processen som vi säkerställer beteendeförändringar. Vi ser till att vi systematiskt får ut saker och ting och ständigt lär oss nya saker.

5. Hur har Half Double påverkat din roll och dina dagliga arbetsuppgifter som projektledare?

Min roll har blivit mer fri eftersom jag har säkrat dialogen med projektägaren och jag vet hur långt mitt mandat sträcker sig.

Jag säger alltid att man behöver verktyg att tänka med, och Half Double har verkligen gett mig det. Det finns vissa saker som måste uppfyllas och sedan finns det alltid en lokal översättning som jag måste ta hänsyn till. Jag upplever att jag lättare kan möta projektdeltagarna där de befinner sig och på så sätt bidra till förändringar som gör verklig skillnad.

6. Finns det situationer eller typer av projekt där du anser att Half Double inte är det bästa tillvägagångssättet? Om så är fallet, varför?

Absolut, och det finns vissa delar av FEMaLe-projektet där vi har fått kämpa för metodikens existensberättigande. Till exempel i vissa forskningsmiljöer där man kanske inte är van vid att arbeta projektbaserat och har svårt att avkoda att begreppet "business impact" inte bara är meningsfullt i ett kommersiellt sammanhang. Den stora styrkan med metodiken är dess reflexivitet, så om du har ett projekt med låg komplexitet och hög grad av förutsägbarhet så finns det enligt min mening inget behov av Half Double - du skjuter ju sparvar med kanoner.

Har du däremot ett projekt med hög komplexitet och många okända faktorer, där du behöver träffas ofta för att finjustera och behöver konkreta verktyg för att utföra arbetet, samtidigt som du har din organisation med dig från början, då är Half Double jättebra.

7. Hur integrerar du Half Double med befintliga processer och verktyg i din organisation?

Det handlar om att vara flexibel och hjälpa till att översätta begreppen till ett språk som folk förstår. Jag insisterar till exempel inte på att folk ska använda Half Double-terminologi så länge vi är överens om vad vi gör och vad syftet är.

8. Har du stött på några utmaningar när du implementerade Half Double och hur löste du dem i så fall?

Det tar tid att implementera en ny metodik, och det gäller även Half Double, även om den förvisso är väldigt lättillgänglig jämfört med ett antal andra projektmodeller. Man måste acceptera att det, som med alla andra implementeringsprocesser, tar lite tid innan man blir fullt kompetent.

9. Hur säkerställer ni att det finns en gemensam förståelse för Half Double-metodiken bland alla projektmedlemmar?

Vi har beslutat att personer i nyckelpositioner i projektet ska utbildas i Half Double. Det var viktigt att snabbt få en gemensam utgångspunkt så att flera av oss kunde gå Half Double-kursen tillsammans och diskutera metodologiska överväganden med varandra. Det var en bra investering.

10. Har det tydliga fokuset på människor i Half Double påverkat engagemanget och samarbetet i ditt team och bland intressenter?

Ja, jag pratade precis med en kollega igår om att det som för mig är väldigt viktigt i Pulse check i Half Double är att man tittar på människors syfte - det vill säga, finner du mening i att gå till jobbet? Känner du att du skapar värde? Det är ju trots allt det som gör att du levererar. För mig är det oerhört viktigt att de projektdeltagare som är involverade också äger det. Vi vet från teorin bakom att det är därför man inte ska ha för många projekt samtidigt, för då tappar man fokus och ägarskap.

Vi har månatliga pulskontroller och då pratar vi om vad som har uppnåtts och vad som behöver förändras. Det sker i en stödjande och uppskattande miljö där vi inte bara tittar på de specifika leveranserna, utan på helheten som är viktig för att skapa värde. Det är inte bara en APV som vi snabbt slänger i byrålådan, utan något som vi faktiskt agerar på. I en ofta komplicerad roll som projektledare utan formell makt kan det verkligen göra skillnad när det gäller att få människor att dra åt samma håll.

11. Half Double består av de tre huvudelementen Effect, Flow och Leadership, som var och en stöds av tre verktyg. Vilka verktyg och tekniker från Half Double tycker du är mest värdefulla och varför?

Vi använder alla verktyg i viss utsträckning, och det är en del av poängen, men om jag måste betona ett: Impact Case är bara så bra som ledstjärna. Detsamma gäller Impact Solution Design, där vi definierar vilka produkter, processer och personer vi inkluderar; det är superstarkt där.

För mig har den direkta kontakten med ledningen varit mycket värdefull. Universitetet är en ganska hierarkisk miljö, så att ha en ursäkt för att ha direkta dialoger med avdelningschefen och kunna ge råd och vägledning åt båda hållen har varit mycket värdefullt. Så organisatoriskt och strategiskt har den odelade uppmärksamheten från projektägaren förmodligen varit det viktigaste.

12. Lokal översättning till den enskilda kulturen, organisationen och projekttypen är en hörnsten i Half Double-metoden. Hur har det fungerat i praktiken i dina projekt?

Jag tycker att det har fungerat bra, men det kräver ett särskilt starkt fokus på reflektion. Lokal översättning är inte bara ett frikort för att göra vad man vill, men man kan enkelt justera sitt tillvägagångssätt längs vägen om något inte fungerar optimalt. Det är viktigt att stämma av förväntningarna med ledningen, och det kan vara en utmaning om det sker för många förändringar i de olika teamen. Lyckligtvis har vi kunnat ta in nya personer via peer-to-peer-utbildning på ett relativt smidigt sätt.

13. Du är både Foundation- och Practitioner-certifierad i Half Double. Vad har det gett dig?

Foundation-certifieringen är helt grundläggande för att få en introduktion och några verktyg, och det har varit bra. Jag valde att lägga till en Practitioner-certifiering eftersom jag gillar den reflekterande praktiken. Det är inte bara ytterligare ett flervalstest. Du reflekterar aktivt över vad du har fått ut av att använda verktyget och får externa ögon på dina styrkor och uppmärksamhetspunkter som du kan arbeta med. Jag tror att det har gett mig mycket.

14. Hur har Half Double påverkat din karriärutveckling och dina möjligheter inom projektledning?

Jag tror att det ger mig en konkurrensfördel eftersom jag visar att jag rider på vågen av att inte tänka på projektledning som antingen-eller. Half Double erbjuder ett flexibelt tillvägagångssätt som ger mer hävstångseffekt i verktygslådan, så för min egen karriärutveckling tror jag att det är en stor styrka.

Jag tycker att det är väldigt viktigt att bli certifierad. Självklart är det okej att vara självlärd, men certifiering är viktigt för att säkerställa att professionalismen i metodiken inte späds ut, och det visar också att du känner till jargongen, konceptet och samhället. För mig är certifiering i och användning av Half Double ett riktigt bra första steg i en mer modern projektledningsriktning.

15. Vad skulle du säga till en projektledare i ditt nätverk som funderar på att använda Half Double i sin organisation - antingen som en fristående metod eller i kombination med en annan standard?

Jag besökte precis VisitAarhus och gav dem en introduktion till metoden eftersom de letar efter ny inspiration. Min uppmuntran till dem och andra är att "bara prova - det behöver inte vara allt eller inget". Se till att fler personer från din organisation blir certifierade och försök använda metoden eller delar av den i utvalda projekt för att se hur det fungerar och anpassa ditt tillvägagångssätt efter hand. Det är en av fördelarna med metoden, den är så flexibel.

16. Vilka råd skulle du ge till organisationer för att hjälpa dem att framgångsrikt implementera Half Double?

Få ledningens stöd och respektera att lokal översättning tar tid. Om det inte fungerar i början, justera din strategi - den flexibiliteten är verkligen en styrka hos Half Double.

17. Har du något annat på hjärtat?

Det har varit en riktigt bra upplevelse! Det är en relativt lättillgänglig metodik som är intuitivt tillgänglig för många eftersom den bygger på redan kända verktyg. Den är inte skriven på ett knöligt akademiskt språk och är superanvändbar.

Jag har arbetat med Half Double-metodiken i ett antal år nu och har observerat att olika verktyg dominerar vid olika tidpunkter i projektet. Och om något inte går som det ska kan du mycket snabbt identifiera problemet genom reflekterande övningar och använda verktygen för att komma tillbaka på rätt spår. Så ja, en varm rekommendation att prova Half Double-metodiken.