Mensen eerst, altijd

Half Double maakt tijd vrij om te focussen op waardecreatie

Interview met digitale gezondheidsonderzoeker Ulrik Bak Kirk over zijn ervaring met de Half Double methodologie

1. Kunt u uzelf kort voorstellen en ons iets vertellen over uw achtergrond in projectmanagement?

Mijn naam is Ulrik Bak Kirk en ik ben onderzoeker op het gebied van digitale gezondheid. Ik heb een achtergrond in de geesteswetenschappen, waar ik mijn studie geschiedenis heb aangevuld met de meer praktijkgerichte studie film en media. Al tijdens mijn studie raakte ik eraan gewend om op een zeer praktische manier iets te produceren voor een bepaalde tijd. Deze ervaring, in combinatie met een studentenbaan in de gezondheidszorg, gaf me de moed om een product voor huisartsen te maken om de overgang van de studie geneeskunde naar een eigen kliniek te vergemakkelijken, met een focus op alles wat niet-klinisch is.

Om mezelf beter toe te rusten voor deze taak, koos ik ervoor om een aantal IPMA-cursussen zelf te financieren, omdat de theoretische inleiding tot projectmanagement volledig ontbrak in mijn studieprogramma. Hierdoor kreeg ik een theoretische basis om mijn praktijkervaring aan te vullen en via mijn project voor huisartsen (Praksis Plus) kreeg ik de kans om een project van begin tot eind te leiden - het was een geweldige leerreis.

Vijf jaar geleden verhuisde ik naar Aarhus en ging ik werken bij een onderzoekscentrum dat zich richt op digitale volksgezondheid. Hier maakte ik kennis met andere manieren om projecten te leiden, niet in de laatste plaats met agile methoden zoals Scrum. Ik had dus zowel met een traditionele als een meer agile projectaanpak gewerkt voordat ik Half Double tegenkwam.

2. Hoe ben je met Half Double gaan werken?

Het was in verband met een groot EU-project over endometriose (FEMaLe), waarvoor ik een team wist samen te stellen en EU-financiering wist te krijgen. Tijdens het aanvraagproces zochten we op de markt naar een agile methode met een speciale focus op waardecreatie. Via een collega projectmanager en vervolgens Per Svejvig, maakte ik kennis met Half Double. Ik realiseerde me dat de methode beide domeinen bestreek, zowel de traditionele als de agile aanpak, en het was echt spannend in onze context, omdat we in het grote FEMaLe-project 10 heel verschillende werkpakketten hadden waarvoor verschillende tools nodig waren.

3. Hoe heeft de Half Double-methodologie uw benadering van projectmanagement veranderd?

De systematische focus op de 'Impact Case' is het algemene punt dat een enorm verschil maakt. We hebben het grote, ingewikkelde en meerjarige project teruggebracht tot één impactcase per werkpakket, waarbij we werken in een cyclus van zes maanden per keer, zodat we uit de doos komen. Op deze manier hebben we de complexiteit van het project verminderd, wat zeer gunstig is geweest.

Dan is er nog de visuele planning, waarbij we een groot Miro-bord gebruiken om onze dialoog te versterken en overzicht te creëren. Ook het flow-gedeelte, het vastzetten van een vast ritme, is een van de weinig praktische dingen die heel goed werken als het gaat om het creëren van momentum.

Dat gezegd hebbende, is de grote verandering ten opzichte van eerdere projecten voor mij de managementaanpak met de nauwe band met de projecteigenaar, in mijn geval mijn afdelingshoofd. Dat maakt een enorm verschil in de praktijk.

Het was ook erg prettig om methodologische ondersteuning te krijgen voor het belang van een 'people first'-perspectief, dat ik - misschien vanwege mijn achtergrond in de geesteswetenschappen - intuïtief natuurlijk en belangrijk vond.

Ik vind het erg prettig dat we ons niet alleen richten op het product, maar ook op de adoptie en op wie er iets anders moet doen om echte verandering teweeg te brengen. Hoe gebruiken we het product? Hoe creëren we een goede leeromgeving? Wat is de volgende stap? Het is geloofwaardig om een methodologie te hebben die deze dimensie in zich heeft, omdat het cruciaal is om een merkbaar en meetbaar effect te bereiken.

4. Hoe meet u succes in uw projecten en hoe helpt Half Double u om dit succes te bereiken en te evalueren?

Met onze 'sponsor' de EU hebben we een heel lang contract met specifieke eisen, dat in sommige opzichten eigenlijk heel anti-Half Double is omdat het niet echt iets zegt over de waarde die we creëren. Dus gebruiken we Half Double en specifiek de impact case die we maken voor elk werkpakket om strak in de hand te houden hoe we echte waarde creëren. Dit betekent ook dat we ons gedrag voortdurend aanpassen als we zien dat iets geen effect heeft, zowel kwantitatief als kwalitatief. We stellen KPI's op voor elk werkpakket en houden regelmatig intensieve vergaderingen waar we mensen ook aansporen om zich te richten op waardecreatie.

Terwijl communiceren we zaken systematisch intern en extern zodat ze een verschil kunnen maken. Omgekeerd belasten we elkaar niet met louter rituele rapportages die tijd van de kerntaak afsnoepen zonder echte waarde te creëren - en dat is iets wat een drukbezette clinicus of onderzoeker prettig vindt.

Nu hebben we besloten onze nieuwsbrief te schrappen omdat deze niet genoeg interactie creëerde. Wat we concreet doen, is dat we in de werkpakketten KPI's co-creëren, en in dat proces zorgen we voor gedragsverandering. We zorgen ervoor dat we systematisch dingen naar buiten brengen en leren voortdurend nieuwe dingen.

5. Welke invloed heeft Half Double gehad op uw rol en dagelijkse taken als projectmanager?

Mijn rol is vrijer geworden omdat ik de dialoog met de projecteigenaar heb veiliggesteld en ik weet hoe ver mijn mandaat gaat.

Ik zeg altijd dat je hulpmiddelen nodig hebt om mee te denken en Half Double heeft me dat echt gegeven. Er zijn een aantal dingen waar ik aan moet voldoen en dan is er altijd nog de lokale vertaling waar ik rekening mee moet houden. Ik merk dat ik projectdeelnemers gemakkelijker kan ontmoeten op de plek waar ze zijn en op die manier input kan leveren voor veranderingen die echt een verschil maken.

6. Zijn er situaties of soorten projecten waarbij je denkt dat Half Double niet de beste aanpak is? Zo ja, waarom?

Absoluut, en er zijn delen van het FEMaLe-project waar we hebben moeten vechten voor het bestaansrecht van de methodologie. Bijvoorbeeld in bepaalde onderzoeksomgevingen waar mensen misschien niet gewend zijn om projectmatig te werken en het moeilijk vinden om te ontcijferen dat het concept 'business impact' niet alleen zin heeft in een commerciële context. De grote kracht van de methodologie is de reflexiviteit ervan, dus als je een project hebt met een lage complexiteit en een hoge mate van voorspelbaarheid, dan is Half Double naar mijn mening niet nodig - dan schiet je op mussen met geweren.

Als je echter een project hebt met een hoge complexiteit en meerdere onbekenden, waarbij je vaak bij elkaar moet komen om af te stemmen en concrete hulpmiddelen nodig hebt om het werk uit te voeren, terwijl je organisatie vanaf het begin aan boord moet blijven, dan is Half Double geweldig.

7. Hoe integreert u Half Double met bestaande processen en tools in uw organisatie?

Het gaat erom flexibel te zijn en te helpen bij het vertalen van de concepten in een taal die mensen begrijpen. Ik sta er bijvoorbeeld niet op dat mensen de terminologie van Half Double gebruiken, zolang we het maar eens zijn over wat we doen en wat het doel is.

8. Bent u bij de implementatie van Half Double voor uitdagingen komen te staan en zo ja, hoe hebt u deze overwonnen?

Het kost tijd om een nieuwe methodologie te implementeren, en dat geldt ook voor Half Double, hoewel het zeker zeer toegankelijk is vergeleken met een aantal andere projectmodellen. Je moet accepteren dat het, net als bij elk ander implementatieproces, enige tijd duurt voordat je er volledig competent in bent.

9. Hoe zorgt u ervoor dat alle projectleden de Half Double-methodologie begrijpen?

We hebben besloten dat mensen op sleutelposities in het project moeten worden getraind in Half Double. Het was belangrijk om snel een gemeenschappelijk startpunt te hebben, zodat verschillende van ons samen de Half Double cursus konden volgen en methodologische overwegingen met elkaar konden bespreken. Het was een goede investering.

10. Heeft de duidelijke focus op mensen in Half Double invloed gehad op de betrokkenheid en samenwerking in uw team en onder belanghebbenden?

Ja, ik had het er gisteren nog met een collega over dat wat ik echt belangrijk vind in de Pulse check in Half Double is dat je kijkt naar het doel van mensen - dat wil zeggen, vind je het zinvol om naar je werk te gaan? Heb je het gevoel dat je waarde creëert? Dat is tenslotte wat je doet presteren. Ik vind het heel belangrijk dat de projectdeelnemers die erbij betrokken zijn er ook eigenaar van zijn. We weten uit de achterliggende theorie dat je daarom niet te veel projecten tegelijk moet hebben, omdat je dan de focus en het eigenaarschap verliest.

We hebben maandelijkse polscontroles en dan praten we over wat er is bereikt en wat er moet worden veranderd. Dit gebeurt in een ondersteunende, waarderende omgeving waarin we niet alleen kijken naar de specifieke resultaten, maar ook naar het grote geheel dat belangrijk is voor het creëren van waarde. Het is niet zomaar een APV die we snel in de la gooien, maar iets waar we echt iets mee doen. In een vaak gecompliceerde rol als projectmanager zonder formele macht, kan dit echt een verschil maken als het erom gaat mensen op één lijn te krijgen.

11. Half Double bestaat uit de drie hoofdelementen Effect, Flow en Leiderschap, die elk worden ondersteund door drie tools. Welke tools en technieken uit Half Double vindt u het meest waardevol en waarom?

We gebruiken alle tools in meer of mindere mate en dat is ook de bedoeling, maar als ik er één moet benadrukken: de Impact Case is gewoon zo goed als leidraad. Hetzelfde geldt voor Impact Solution Design, waarin we bepalen welke producten, processen en mensen we opnemen; daar is het supersterk.

Voor mij is het directe contact met het management heel waardevol geweest. De universiteit is een tamelijk hiërarchische omgeving, dus het is heel waardevol om een excuus te hebben om rechtstreeks in gesprek te gaan met het afdelingshoofd en in beide richtingen advies en begeleiding te kunnen geven. Dus organisatorisch en strategisch gezien is de onverdeelde aandacht van de projecteigenaar waarschijnlijk het belangrijkste geweest.

12. Lokale vertaling naar de individuele cultuur, organisatie en het type project is een hoeksteen van de Half Double methodologie. Hoe heeft dit in uw projecten in de praktijk gewerkt?

Ik denk dat het goed heeft gewerkt, maar het vereist een bijzonder sterke focus op reflectie. Lokale vertaling is niet zomaar een vrijbrief om te doen wat je wilt, maar je kunt je aanpak onderweg gemakkelijk aanpassen als iets niet optimaal werkt. Het is belangrijk om de verwachtingen af te stemmen met het management en het kan een uitdaging zijn als er te veel veranderingen zijn in de verschillende teams. Gelukkig hebben we nieuwe mensen via peer-to-peer training op een relatief soepele manier aan boord kunnen nemen.

13. U bent zowel Foundation als Practitioner gecertificeerd in Half Double. Wat heeft je dat opgeleverd?

De Foundation-certificering is absoluut fundamenteel om een inleiding en een aantal hulpmiddelen te krijgen, en het is geweldig geweest. Ik heb ervoor gekozen om een Practitioner-certificering toe te voegen omdat ik hou van de reflectieve praktijk. Het is niet zomaar een meerkeuze test. Je denkt actief na over wat je hebt opgedaan met het gebruik van de tool en krijgt externe ogen op je sterke punten en aandachtspunten waaraan je kunt werken. Ik denk dat het me veel heeft opgeleverd.

14. Hoe heeft Half Double uw loopbaanontwikkeling en kansen in projectmanagement beïnvloed?

Ik denk dat het me een concurrentievoordeel geeft, omdat ik laat zien dat ik meega in de trend om projectmanagement niet als of-of te zien. Half Double biedt een flexibele aanpak die meer mogelijkheden biedt in de gereedschapskist, dus ik denk dat dat voor mijn eigen carrièreontwikkeling een grote kracht is.

Ik denk dat het heel belangrijk is om gecertificeerd te zijn. Natuurlijk is het prima om autodidact te zijn, maar certificering is belangrijk om ervoor te zorgen dat de professionaliteit van de methodologie niet verwatert en het laat ook zien dat je het jargon, het concept en de community kent. Voor mij is certificering en het gebruik van Half Double echt een goede eerste stap in een modernere projectmanagementrichting.

15. Wat zou u zeggen tegen een projectmanager in uw netwerk die overweegt Half Double te gaan gebruiken in zijn organisatie - als zelfstandige methodologie of in combinatie met een andere standaard?

Ik ben net bij VisitAarhus op bezoek geweest en heb ze kennis laten maken met de methodologie, omdat ze op zoek zijn naar nieuwe inspiratie. Mijn aanmoediging aan hen en anderen is 'probeer het gewoon - het hoeft niet alles of niets te zijn'. Laat meer mensen uit je organisatie zich certificeren en probeer de methode of delen ervan te gebruiken op geselecteerde projecten en kijk hoe het werkt en pas je aanpak gaandeweg aan. Dat is een van de voordelen van de methode, die zo flexibel is.

16. Welk advies zou u organisaties geven om Half Double met succes te implementeren?

Zorg dat het management zich erbij aansluit en respecteer dat lokale vertaling tijd kost. Als het aanvankelijk niet werkt, pas je je aanpak aan - die flexibiliteit is echt een sterk punt van Half Double.

17. Heb je nog iets anders in gedachten?

Het is echt een geweldige ervaring geweest! Het is een relatief toegankelijke methodologie die intuïtief toegankelijk is voor velen omdat het voortbouwt op al bekende tools. Het is niet geschreven in ingewikkelde academische taal en is super nuttig.

Ik werk nu al een aantal jaar met de Half Double methodologie en heb gemerkt dat verschillende tools op verschillende momenten in het project domineren. En als iets niet gaat zoals het zou moeten, kun je door reflectie het probleem heel snel identificeren en de tools gebruiken om weer op het goede spoor te komen. Dus ja, een warme aanbeveling om de Half Double methodologie te proberen.