Testimonial: Mennesket først - altid

Half Double frigør tid til at fokusere på værdiskabelse

Interview med digital sundhedsforsker Ulrik Bak Kirk om hans erfaringer med Half Double-metoden

1. Vil du kort præsentere dig selv og fortælle lidt om din baggrund for at arbejde med projektledelse?

Jeg hedder Ulrik Bak Kirk og forsker i digital sundhed. Jeg har en humanistisk baggrund, hvor jeg har suppleret mit historiestudie med det mere praktisk orienterede film- og medievidenskab. Allerede i min studietid blev jeg derfor vant til at producere noget til en given tid på en meget praksisnær facon. Den erfaring, kombineret med et studiejob inden for sundhed, gav mig mod på at lave et produkt til praktiserende læger for at lette overgangen fra lægestudiet til at have egen klinik, med fokus på alt det ikke-kliniske.

For at klæde mig bedre på til den opgave valgte jeg at selvfinansiere nogle IPMA-kurser, fordi den teoretiske indføring til projektledelse var helt fraværende på min uddannelse. På den måde fik jeg en teoretisk ballast til at supplere min praktiske erfaring og fik via mit projekt til de praktiserende læger (Praksis Plus) mulighed for at drive et projekt fra start til slut – det var en super læringsrejse.

For fem år siden flyttede jeg så til Århus og kom ind i et forskningsmiljø med fokus på digital folkesundhed. Her stiftede jeg bekendtskab med andre måder at drive projekter på, ikke mindst agile metoder som Scrum. Jeg havde altså arbejdet både med en traditionel og en mere agil projekttilgang, inden jeg stødte på Half Double.

2. Hvordan begyndte du at arbejde med Half Double?

Det var i forbindelse med et stort EU-projekt om endometriose (FEMaLe), som det lykkedes mig at stille et hold og opnå EU-støtte til. Allerede i ansøgningsprocessen afsøgte vi markedet for at finde en agil metode med særligt fokus på værdiskabelse. Via en projektlederkollega og derpå Per Svejvig blev jeg introduceret til Half Double. Jeg fandt ud af, at den dækkede begge domæner, både den traditionelle og den agile tilgang, og det var vanvittigt spændende i vores kontekst, fordi vi netop i det store FEMale-projekt havde 10 ret forskellige arbejdspakker, der krævede nogle forskelligartede værktøjer.

3. På hvilken måde har Half Double-metoden ændret din tilgang til projektledelse?

Det systematiske fokus på 'Impact Casen' er det helt overordnede, som gør en kæmpe forskel. Vi har brudt det store, komplicerede og flerårige projekt ned til én impact case per arbejdspakke, hvor vi arbejder i en cyklus på et halvt år ad gangen, så vi kommer ud over stepperne. På den måde har vi brudt projektets kompleksitet ned, og det har været virkelig gavnligt.

Derudover er der den visuelle planlægning, hvor vi bruger et stort Miro-board til at styrke vores dialog og skabe overblik. Flow-delen med at få etableret en fast rytme er endnu et af de helt lavpraktiske greb, som bare fungerer supergodt i forhold til at skabe fremdrift.

Når det er sagt, så har den helt store ændring for mig i forhold til tidligere projekter været ledelsestilgangen med den tætte forbindelse til projektejeren, som i mit tilfælde er min institutleder. Det gør en kæmpe forskel i praksis.

Det har også været rigtig rart at få en metodisk opbakning til det vigtige i et 'mennesket først'-perspektiv, som jeg - måske på grund af min humanistiske baggrund - intuitivt fandt naturlig og vigtig.

Jeg kan så godt lide, at vi ikke kun har fokus på produktet, men også fokuserer på ibrugtagning, og hvem der skal gøre noget anderledes, for at vi opnår en reel forandring. Hvordan anvender vi produktet? Hvordan skaber vi et godt læringsmiljø? Hvad er næste skridt? Det giver noget troværdighed at have en metode, der har det iboende at tænke den dimension med, fordi det er helt afgørende for at opnå mærk- og målbar effekt.

4. Hvordan måler du succes i dine projekter, og hvordan hjælper Half Double med at opnå og evaluere denne succes?

I EU-regi har vi en alenlang kontrakt med konkrete krav, som på nogle punkter faktisk er meget anti-Half Double, fordi det egentlig intet siger om den værdi, vi skaber. Der bruger vi så Half Double og den impact case, vi laver for hver arbejdspakke, til at holde stramt styr på, hvordan vi skaber reel værdi. Det betyder også, at vi løbende ændrer adfærd, hvis vi kan se, at noget ikke har effekt både kvantitativt og kvalitativt. Vi laver KPI’er for hver arbejdspakke og holder intensive møder regelmæssigt, hvor vi også nudger folk til at holde fokus på værdiskabelsen.

Samtidig sørger vi for systematisk at få tingene kommunikeret ind- og udadtil, så de kan gøre en forskel. Omvendt bebyrder vi ikke hinanden med rent rituelle afrapporteringer, der stjæler tid fra kerneopgaven uden at skabe reel værdi – og dét er noget en fortravlet kliniker eller forsker synes om.

Nu har vi valgt at skrotte vores nyhedsbrev, fordi det ikke skabte nok interaktion. Det, vi gør konkret, er, at vi samskaber KPI’er i arbejdspakkerne, og det er i den proces, at vi sikrer adfærdsændringen. Vi sørger for systematisk at få tingene ud og hele tiden lære nyt.

5. Hvordan har Half Double påvirket din rolle og dine daglige opgaver som projektleder?

Min rolle er blevet mere fri, fordi jeg har sikret dialog med projektejeren, og jeg ved, hvor langt mit mandat går. 

Jeg plejer at sige, at man skal bruge nogle værktøjer at tænke med, og det har jeg virkelig fået med Half Double. Der er nogle ting, der skal være opfyldt, og så er der altid lokal tilpasning, jeg skal tage højde for. Jeg oplever, at jeg nemmere kan møde projektdeltagere lige der, hvor de er, og på den måde give indspark til ændringer, der gør en reel forskel.

6. Er der situationer eller typer af projekter, hvor du mener Half Double ikke er den bedste tilgang? Hvorfor?

Bestemt, og der er nogle dele af FEMaLe-projektet, hvor vi har måttet kæmpe for metodens eksistensberettigelse. Det er blandt andet i visse forskningsmiljøer, hvor man måske ikke er vant til at arbejde projektbetonet og har svært ved at afkode, at begrebet 'business impact' ikke kun giver mening i en kommerciel kontekst. Den store styrke i metoden er jo refleksiviteten, så hvis du har et projekt med lav kompleksitet og høj grad af forudsigelighed, så er der i min optik ikke behov for Half Double – så skyder du gråspurve med kanoner.

Hvis du derimod har et projekt med høj kompleksitet og flere ubekendte, hvor der er behov for at mødes ofte for at afstemme, og brug for konkrete værktøjer til at udføre arbejdet med, samtidig med at man har sin organisation med sig fra starten, så er Half Double forrygende.

7. Hvordan integrerer du Half Double med eksisterende processer og værktøjer i din organisation?

Det handler om at være fleksibel og hjælpe med at oversætte begreberne til et sprog, som folk forstår. Jeg insisterer fx ikke på, at folk bruger Half Double-terminologien, så længe vi er enige om, hvad vi gør, og hvad formålet er.

8. Har du mødt udfordringer ved implementeringen af Half Double, og hvis ja, hvordan har du løst dem?

Det tager tid at implementere en ny metode, det gælder også for Half Double, selvom den helt sikkert er meget tilgængelig i forhold til en række andre projektmodeller. Man skal acceptere, at det ligesom i alle andre implementeringsprocesser tager noget tid, indtil man bliver fuldt kompetent.

9. Hvordan sikrer du, at der er en fælles forståelse af Half Double-metoden blandt alle projektmedlemmer?

Vi har besluttet, at folk, der sidder i centrale positioner i projektet, skal uddannes i Half Double. Det har været vigtigt at få et fælles udgangspunkt hurtigt, så vi var flere, der tog på Half Double-kursus sammen og kunne have metodiske overvejelser med hinanden. Det var en god investering.

10. Har det tydelige fokus på mennesker i Half Double påvirket engagement og samarbejde i dit team og blandt interessenter?

Ja, jeg talte så sent som i går med en kollega om, at det faktisk for mig er det, der er særlig vigtigt i Puls-tjekket i Half Double, at man har blik på folks purpose – altså finder du mening i at gå på arbejde? Oplever du, at du skaber værdi? Det er jo for pokker dét, der gør, man leverer. Det er enormt centralt for mig, at de projektdeltagere, der er med, også ejer det. Vi ved fra teorien bag, at det er derfor, man ikke skal have for mange projekter på én gang, for så mister man fokus og ejerskab.

Vi har månedlige puls-tjek og så snakker vi om ting, der er opnået, og hvad der skal ændres. Det foregår i et støttende, anerkendende miljø, hvor vi ikke kun kigger på de konkrete leverancer, men på helheden der har betydning for at skabe værdi. Det er ikke bare en APV, som vi hurtigt g(l)emmer i skuffen, men reelt noget, vi handler på. I en ofte kompliceret rolle som projektleder uden formel magt kan det virkelig noget i forhold til at få folk til at løfte i flok.

11. Half Double består jo af de tre hovedelementerne Effekt, Flow og Lederskab, der hver især understøttes af tre værktøjer. Hvilke værktøjer og teknikker fra Half Double finder du mest værdifulde, og hvorfor?

Vi bruger alle værktøjerne til en vis grad, og det er jo også en del af pointen, men hvis jeg skal fremhæve ét, så er Impact Casen bare så god som ledestjerne. Det gælder også Impact Solution Design, hvor vi definerer hvilke produkter, processer og personer vi har med; der er det superstærkt.

For mit eget vedkommende har den direkte kontakt til ledelsen været meget værdifuld. Universitetet er jo et ret hierarkisk miljø, så at have en undskyldning for at tage direkte dialoger med institutlederen, og kunne rådgive og vejlede begge veje, har været virkelig værdifuldt. Så rent organisatorisk og strategisk har den udelte opmærksomhed fra projektejeren nok været den vigtigste ting.

12. Lokal tilpasning til den enkelte organisation og type af projekt er en overligger i Half Double metoden. Hvordan har det fungeret i praksis i dine projekter?

Jeg synes, at det har fungeret fint, men det kræver et særligt stort fokus på den refleksive praksis. Lokal tilpasning er ikke bare en badebillet til at gøre, hvad man vil, men man kan sagtens justere sin tilgang undervejs, hvis noget ikke fungerer optimalt. Det er vigtigt at få forventningsafstemt med ledelsen, og så kan det være en udfordring, hvis der er for mange udskiftninger i de forskellige teams. Hos os har vi heldigvis kunnet onboarde nye folk via sidemandsoplæring på en relativt smidig facon.

13. Du er jo både Foundation og Practitioner-certificeret i Half Double. Hvad har det givet dig?

Foundation er jo helt fundamentalt for at få en introduktion og nogle værktøjer, og det har været supergodt. Jeg valgte så at bygge en Practitioner på, fordi jeg godt kan lide den refleksive praksis. Det er ikke bare endnu en multiple choice test. Man reflekterer aktivt over, hvad man har fået ud af at bruge værktøjet og får eksterne øjne på ens styrker og opmærksomhedspunkter, som man kan arbejde videre med. Jeg synes, det har givet enormt meget.

14. Hvordan har Half Double påvirket din karriereudvikling og muligheder inden for projektledelse?

Jeg tænker, at det giver mig en konkurrencefordel, fordi jeg viser, at jeg rider på bølgen, hvor man ikke tænker projektledelse som enten-eller. Half Double tilbyder en fleksibel tilgang, der giver flere greb i værktøjskassen, så for min egen karriereudvikling tror jeg, at det er en stor styrke.

Jeg mener, at det er enormt vigtigt at blive certificeret. Selvfølgelig er det også i orden at være autodidakt, men certificeringen er vigtig for at fagligheden i metoden ikke bliver udvasket, og man viser samtidig, at man kender jargonen, sproget og communityet. For mig er certificering i og brug af Half Double et rigtig godt første skridt i en mere moderne projektledelsesretning.

15. Hvad ville du sige til en projektleder i dit netværk, der overvejer at bruge Half Double i sin organisation - enten som enkeltstående metode eller i kombination med en anden metode?

Jeg har lige været på besøg hos VisitAarhus og gav dem en intro til metoden, fordi de er på udkig efter ny inspiration. Min opfordring til dem og andre er 'bare prøv det af – det behøver ikke at være alt eller intet'. Få flere fra organisationen certificeret og prøv at brug metoden eller dele af den på udvalgte projekter og se, hvordan det fungerer, og tilpas jeres fremgangsmåde løbende. Det er jo én af fordelene ved metoden, at den er så fleksibel.

16. Hvilke råd vil du give til organisationer for at hjælpe dem til en vellykket implementering af Half Double?

Sørg for ledelsens opbakning, og hav respekt for at den lokale tilpasning tager tid. Hvis det ikke fungerer i første omgang, så justerer man sin tilgang – den fleksibilitet er virkelig en styrke ved metoden.

17. Er der ellers noget, du har på hjerte?

Det har virkelig været et fedt bekendtskab! Det er en relativt tilgængelig metode, der er intuitivt tilgængelig for mange, da den bygger videre på allerede kendte værktøjer. Den er ikke skrevet i et knudret akademisk sprog og er super brugbar.

Nu har jeg arbejdet med metoden i en årrække og har observeret, at der er forskellige værktøjer, som dominerer i de forskellige perioder i projektet. Og hvis noget ikke kører, som det burde, kan man meget hurtigt via den refleksive praksis identificere problemet og ved hjælp af værktøjerne komme tilbage på sporet. Så ja, en varm anbefaling herfra til at prøve Half Double-metoden.