Webinar - Half Double portfölj

Få en förstahandsinsikt i hur du kan skala upp den agila Half Double-metoden från ett projekt till många projekt.

Är värdeskapandet i din portfölj otydligt, har du för många projekt samtidigt eller upplever du försenade och avlägsna styrelsebeslut?
Förstå hur du kan lösa några av dessa problem med Half Double-portföljmetoden. Konceptet kommer att hjälpa dig att fokusera på strategisk påverkan, underlätta ett kort och fett flöde i portföljen och skapa engagerade ledningsgrupper med insikt.

Dig Deeper

Information

Allan Rocha: Chef för projekttjänster på ProActive. Allan har ägnat hela sin karriär åt projekt- och portföljhanteringslösningar i alla typer av företag och har spelat en nyckelroll i att skapa kopplingen mellan Microsoft PPM Solution och Half Double portfolio. Michael Ehlers: Partner på Implement Consulting Group. Michael är en av grundarna och Implements främsta drivkraft i utvecklingen av Half Double-portföljen.

Transcript af Webinar om Half Double-portföljmetoden

hi alla välkomna till denna session om Half Double i portföljen mitt namn är Michael Ehlers och jag är en partner i Implement Consulting Group. Jag har varit partner till Implement de senaste 14 åren och arbetat med projekt och portföljer, jag är också projektledare för Half Double och har drivit Half Double-initiativet de senaste fem åren och jag är ganska glad idag att presentera Half Double-portföljen som vi just ska introducera tillsammans med mig på denna session Jag har Alan från proactiv hej alla hej mitt namn är Alan Rodger, Jag är chef för projektverksamhet och tjänster och proaktiv del av Fellowmind Group som Michael Jag har varit på projektområdet under ganska lång tid över 17 år och det är mer än ett nöje för mig att vara här idag och visa dig ett mycket intressant fall med Microsoft-plattform och Half Double för portfölj. Vi ses snart!

Vi kommer vi kommer exakt att se dig snart Alan eftersom jag kommer att köra igenom agendan nu och Patrick här hjälper mig att sätta på agendan och se från ditt perspektiv ser du mig på kameran men som du såg här har jag Alan i rummet med mig och han hjälper mig att introducera Half Double i portföljen på andra sidan har jag Patrick med mig. Patrick kommer att hantera den tekniska sidan och även chatten och om du har några problem kommer han att vara den som svarar på några av dessa saker. Så i den här sessionen kommer vi att börja med att ge dig en introduktion till Half Double-portföljmetoden Jag kommer att gå igenom den övergripande metoden och sedan kommer du att ha möjlighet att ställa frågor när vi går vidare hittar du en knapp längst ner på skärmen där du kanväl det står Q&A och om du trycker på den knappen kan du skriva frågor till Half Double-portföljmetoden och vi kommer att använda lite tid för att försöka svara på några av dessa frågor när vi går vidare med den här sessionen. att svara på några av dessa frågor som den andra delen av denna dagordning kommer vi efter några frågor gå vidare till Alan som kommer att presentera Microsoft ppm verktyg och även global connect fall för att se hur vi har tillämpat halv dubbel portfölj strategi i verkliga livet med med ett verkligt företag sedan igen kommer du att ha möjligheter att ställa frågor som du går vidare och Alan kommer att hjälpa oss att svara på några av dessa frågor. Jag kommer att avsluta sessionen och avsluta lite och allt detta kommer att gå så långt som en och en halv timme, så snälla håll fast och vi kommer att försöka interagera med dig med några omröstningar längs vägen vi vet att det är lite tid men snälla bära med oss och vi hoppas att du hittar det intressant att följa oss hela tiden super låt mig dyka rätt in i det och uh låt mig bara ge dig några siffror om Half Double eftersom innan jag pratar om portföljkonceptet.

Som du kanske vet började Half Double med detta 30-nummer, detta är procentandelen projekt som för närvarande anses vara framgångsrika och vi ville öka framgångsgraden för projekt. Vi skulle vilja höja detta tal från 30, låt oss säga till 40, eftersom det verkligen skulle kunna göra en enorm skillnad i hur vi gör projekt idag och hittills med Half Double projektmetodik har vi faktiskt bevisat att det fungerar i projekt. Vi har utsett ett forskningsteam som har tittat på de 16 pilotprojekt där vi har utvecklat metoden och tillämpat metoden och i 87 av fallen uppnåddes de faktiska framgångskriterierna i projekten, och kom ihåg att de 87 framgångarna här skulle vara relaterade till verkliga affärsfrågor. Det betyder till exempel att vi har skapat en effekt på marknaden genom ökade intäkter, kortare tid till marknaden eller sänkta faktiska kostnader. I 87 av fallen lyckades vi alltså uppnå dessa mål. Den andra siffran är 69 och 69 kommer också från forskargruppen. De 69 indikerar faktiskt att när du jämför projektet som vi gjorde med till exempel pilotprojektteamet i Linak, om du jämför det med tre liknande projekt i samma organisation, så skapade vi i 69 av fallen mer påverkan än liknande projekt i samma organisation, så detta är bara för att ge dig en introduktion till några av de referenser som Half Double redan uppnått.

Och vad är Half Double allt om? Jo, det handlar om de tre kärnelementen påverkan, flöde och ledarskap och anledningen till att jag berättar detta för dig är att vi ser dessa tre kärnelement - påverkan, flöde och ledarskap - i både projektledningsmetodiken men även i portföljmetoden kommer du att upptäcka att dessa tre kärnelement är väsentliga, Så vi ser med andra ord till att vi skapar effekt i de projekt och i de portföljer som vi driver, vi skulle vilja uppnå ett visst flöde en daglig progression eller åtminstone veckovis progression i våra projekt och i vår portfölj, och vi skulle också vilja se till att vi har en hög nivå av ledarskap och ett mycket engagerat ledarskapsengagemang för projektet.

Så det här är de tre kärnelementen som vi använder i både projektmetoden men också när vi skalar det till portföljmetoden också. En av huvudidéerna med halv dubbel är naturligtvis att vi skulle vilja skapa dubbel påverkan på halva tiden så vad vi faktiskt föredrar när vi gör ett faktiskt halv dubbelprojekt är att starta skapandet av påverkan så snart som möjligt så att vi försöker påskynda vägen till påverkan och vi försöker skapa påverkan så snart som möjligt. Jag berättar också detta för dig eftersom det är vad vi kommer att göra i vart och ett av de enskilda projekten som vi kommer att driva med Half Double-metoden och det måste naturligtvis återspeglas i hur vi driver vår portfölj eftersom vi vill gynna de projekt som kan skapa påverkan snabbare i förhållande till projekt som inte är den påverkan som ges inom samma tidsram.

Så detta tankesätt att kunna skapa påverkan och intressenternas tillfredsställelse så snabbt som möjligt kommer också att vara en mycket tydlig del av hela portföljkonceptet. Efter att ha sagt dessa inledande idéer om Half Double, tror jag att vi är redo att dyka in i hela portföljuppsättningen så låt mig börja med var de flesta portföljer är idag och det här är något som vi inser när vi konsulterar företag som försöker driva portfölj. Några av de välkända problem som vi ser där ute är de tre bubblorna som du ser på bilden. Det första problemet är att värdeskapande vanligtvis är ganska oklart i de flesta portföljer, så det verkar som om alla är upptagna och vi ständigt bränner av kostnader men vi skapar verkligen ingen påverkan. Den smärtan eller känslan av att vi alla är upptagna men vi är lite osäkra på det faktiska värdeskapandet verkar vara en sak som de flesta portföljförvaltare och ledningsgrupper kan känna igen.

Den andra smärtan som vi ofta behöver när vi konsulterar relaterade till portföljer är att vi skulle ha för många projekt samtidigt så vi ser system av väl vi ser hela organisationssystemet överflödas med projekt för många projekt samtidigt och det verkar som om det är svårare att avsluta några av dessa projekt även om att många projekt är pågående att komma igång. Så hela idén om att starta många projekt utan att ha avslutat de projekt som vi gör just nu är mycket viktigt för det tillvägagångssätt som du kommer att se om några minuter så att ha för många projekt samtidigt, en av de välkända smärtorna i de flesta portföljer.

Den sista smärtan som vi vanligtvis ser när vi konsulterar vår portföljförvaltare är att du vanligtvis skulle uppleva en försening och avlägsna styrelsebeslut. Så du kanske har en bra interaktion med din styrkommitté i projektet, men sedan måste styrkommittén rapportera till en styrelse och styrelsen träffas vanligtvis låt oss säga varje en gång i månaden, så vi måste vänta på beslut från den övergripande portföljstyrelsen, och när vi sedan träffar portföljstyrelsen har de vanligtvis en begränsad inblick i de mest specifika projekten, så det kan finnas för många beslutslager från projektet till portföljen, och det försenar också hela beslutsfattandet, så det här är några av de problem som vi står inför där ute och vad vi skulle vilja fråga er om ni också upplever dessa smärtor. Det är trevligt att vi ser dem men upplever du dem också så i vilken utsträckning upplever du faktiskt dessa tre smärtor i din organisation.

Så vi lanserar en undersökning just nu och känn dig fri att svara på undersökningen det är allt anonymt, så ingen kommer att dras framåt det här är bara för att få en känsla av hur dessa smärtor återspeglas i dina organisationer där ute så låt oss försöka se hur detta faller ut så känn dig fri och svara på undersökningen och jag kommer att vara tyst i bara två sekunder medan du koncentrerar dig på svaret.

Okay det verkar som många av er har gett er röst hittills vi ser fortfarande några röster som tar in och om några sekunder kommer vi att dela resultaten med uh med er alla så det här är uh det här är resultatet av undersökningen som det är just nu så om vi tittar på värdeskapandet uh är oklart verkar det som att cirka 30 procent av er verkligen känner igen för att högt stå denna utmaning och så mycket som 54 av er skulle säga i en legion utsträckning. Sedan har vi topppoängen som jag antar i att driva för många projekt samtidigt som 67 av er har sagt att ni verkligen upplevde den här frågan och om vi tittar på de försenade och avlägsna styrelsebesluten verkar det finnas ett samförstånd med 54 procent på medellängden du upplever detta så definitivt en hög poäng på erfarenheten av att ha för många projekt samtidigt också en tendens att ha en lite oklar bild av värdeskapandet tack så mycket för att du spelade med på denna omröstning så frågan är naturligtvis hur vi kan lösa detta och låt mig vara helt ärlig med dig: Det finns ingen patentlösning på detta. Det finns inget enkelt sätt att göra det så vad vi har gjort med den halva dubbla metoden skulle vara att ge dig några pekare i riktning om hur du löser det och du skulle naturligtvis behöva anpassa det till varje organisation och detaljerna i den organisation som du möter så låt mig ge dig en kort introduktion till den halva dubbla portföljmetoden.

Huvudidén med metoden är vad du hittar nedan på den här bilden meningen som säger snabbare till strategisk påverkan med färre projekt och närmare relation till beslutsfattare. Det är så vi föreslår att lösa detta och jag kommer att gå igenom vart och ett av dessa element ett efter ett och även associera några av de verktyg som vi använder för att försöka lösa det på detta sätt, så låt mig börja med den första delen av detta låt mig börja med snabbare till strategisk påverkan. Vad är det för något? Ja, det handlar om att prioritera de projekt som du har med en minskad tid till påverkan och hög intressentnöjdhet, så se till att om de projekt du gör kommer att vara det som skapar mest strategisk påverkan och hur gör du det, kanske du frågar?

Väl vi föreslår att portföljkommittén faktiskt prioriterar sina projekt med hjälp av detta rutnät vi föreslår faktiskt att för varje projekt de driver i sin portfölj skulle de bedöma. Vad är affärsvärdet för det här projektet? Hur tidskritiskt är det här projektet? Vilken typ av risk kommer vi att minska eller vilken möjlighet kommer att uppfyllas med det här projektet och sedan lägger du ihop summan av dessa siffror som går från 1 till 21 och då har du den tidsviktade effekten. Den tidsviktade effekten kommer sedan att delas med den faktiska jobbstorleken eller komplexiteten i det projekt som du står inför, vilket ger dig en portföljvikt.
Den här siffran kan hjälpa dig att räkna ut var vilka projekt faktiskt ger ganska snabb påverkan och vilka projekt som är mycket komplexa och kan vara en bra idé att vänta med så att ta detta rutnät och sätta det i ett faktiskt en efter en rutnät får du en bild som ser ungefär ut så här (diagram visas i video).

Så bubblan representerar hur komplext eller hur stort projektet är och var bubblan är placerad kommer faktiskt att positionera sig i termer av hur mycket påverkan

Skapar det och när är det redo att skapa påverkan? Som du kan se skulle bubblan som kallas stort projekt ha en ganska hög poäng när det gäller viktad påverkan, och den kommer att ha ganska kort tid för att skapa påverkan. I det här fallet mindre än sex månader. Det mindre gynnsamma projektet som du kommer att se i rutnätet här är det där du måste vänta ett och ett halvt år innan den första effekten skapas och där du faktiskt skulle ha en låg tidshastighet för påverkan, vilket innebär att möjligheten eller affärseffekten eller tidskritiken kommer att vara ganska låg för det projektet.

Så vi använder detta rutnät för att ge en översikt över hur vår totala portfölj är sammansatt och sammanställd. Tänk på att detta inte är det enda språket för vilket projekt du ska börja med och inte börja med, men det är en faktisk ingång till dialogen om vilket projekt som verkar skapa störst påverkan på kortast möjliga tid. Sedan kombinerar vi den diskussionen med det här perspektivet. Det här är vad vi kallar portföljens effektkarta. Den ger dig en översikt över vilka initiativ eller vilka projekt som hör till vilka strategiska teman, för det du kommer att se när du staplar upp din portfölj i förhållande till vart och ett av de strategiska temana är att du kanske har ett gap i några av de teman som rör de projekt som du skulle vilja göra.

Så, ett perspektiv på din portfölj är naturligtvis genomslagskraften. Men ett annat perspektiv på din portfölj skulle naturligtvis vara hur du förverkligar strategin för din organisation. Så att se till att du täcker de viktigaste teman med kortsiktig, ömsesidig sikt och långsiktig inriktning när det gäller påverkan kommer naturligtvis att spela roll för vilka projekt du väljer att prioritera. Det är därför vi anser att en balans mellan dessa två synsätt, synsättet på att skapa påverkan och den strategiska översynen, naturligtvis kommer att vara portföljstyrelsens beslut, vilka projekt vi sedan ska prioritera som de viktigaste och vilka vi ska lägga på is. De här två vyerna hjälper dem att göra det.

Därefter går vi vidare till nästa del. Nästa del är att komma snabbare till den strategiska påverkan men göra det med färre projekt samtidigt. Detta är vad vi kallar en kort och fet strategi. Det vi försöker göra med den axelfeta metoden är att vi faktiskt ser till att vi bara försöker göra två projekt samtidigt, för om vi gör det kommer vi att arbeta mer effektivt. Så hur fungerar det i portföljen? Låt mig ge dig ett exempel på hur det kan se ut.

Här ser du livscykeln för en portfölj. Du kan se några av de pågående nya idéer som du skulle ha i tratten. De kommer att finnas där ute och vänta på att plockas upp och startas i portföljen som kommer att vara strax före gate ett. Efter gate one har du sedan en designprocess för effektlösningar, vilket är den process där du faktiskt tar en övergripande bra idé och bryter ner den i mindre effektelement, och du utformar ditt projekt för att skapa effekt så snart som möjligt. Så du involverar en hel del intressenter i den processen och funderar på hur vi kan skära och tärna det här projektet för att se till att det skapar så mycket effekt på så kort tid som möjligt.

Sedan skulle du ha en gate 2 där de projekt som du har skräddarsytt för effekt kommer att genomföras i sprintar på, låt oss säga, sex månader, kanske till och med tre månader. Det kan också vara nio månader, upp till dig, beroende på vilken typ av tidsram för genomförande du tror skulle passa din organisation. Och vad vi försöker göra med var och en av dessa faser är att bara ha ett begränsat antal projekt igång samtidigt. I det här fallet kan du alltså se att endast sex projekt kan vara med i impact-lösningen just nu, eftersom det är vad vår kapacitet skulle vara vid den här tidpunkten. Och det är därför vi måste prioritera vilka projekt vi vill starta upp och skiva på rätt sätt så att de kan skapa påverkan.

Och i utförandeplatserna skulle du se att du har projekt 7 till projekt 18. Det är de platser som är tillgängliga för utförande. Så du kan bara ha så många projekt i det här fallet, 12 projekt som körs i utförande samtidigt. Så det är så vi försöker hantera det. Vi försöker göra en mycket tydlig prioritering från portföljstyrelsens perspektiv av vilka projekt som är viktigast för den här organisationen, vilket skulle vara de som vi driver just nu.

Och hur bedömer vi sedan detta antal eller denna förmåga? Jo, vi börjar med våra högkalibriga medarbetare. Vi börjar med att identifiera de 20 bästa personerna eller vad vi kallar stjärnpersoner eller ämnesexperter som är de viktigaste som är en del av alla projekt. Vi börjar med att identifiera dessa 20 personer och fördelar dem på 40 olika projekt. Vi tilldelar bara de bästa av våra bästa medarbetare för att se till att de kan delta i, i det här fallet, 12 plus 6, vilket innebär 18 projekt som vi hade på den andra sidan. Så det är så vi ser på det. Vi tilldelar bara våra nyckelpersoner eftersom när vi gör det kan vi faktiskt ta reda på vad som är vår kapacitet, och det är hemligheten, att känna till din egen kapacitet som kommer att begränsa dig från att göra för många projekt samtidigt.

Därefter kommer vi till ledarskapsdelen, och ledarskapsdelen handlar om att ha nära relationer med de faktiska beslutsfattarna. Så vad vi föreslår i denna inställning är att ha engagerade ledningsgrupper med insikt som faktiskt kommer att ha högst tre projekt vardera. Så i det här fallet skulle vi faktiskt föreslå att portföljstyrelsen skulle ha, låt oss säga att det finns fem personer i portföljstyrelsen, då skulle de ha tillgång till att driva 15 projekt samtidigt. De kommer att välja tre projekt vardera relaterade till det strategiska rutnätet som du såg tidigare i påverkansrutnätet som de tror kommer att vara projekt som är viktiga för dem och den verksamhet som de skapar.

Så att ha tre projekt vardera är faktiskt vad vi föredrar, och sedan skulle du lämna resten till dina fantastiska kollegor i båten. Detta ger också ett tak på hur många projekt vi kan köra samtidigt. Och huvudidén här är verkligen att se till att den projektägare som kommer att vara en del av portföljstyrelsen också kommer att vara en del av vart och ett av de tre projekten. Så den här personen kommer att träffas i projektet två timmar varje vecka för att se till att projektet är på rätt spår och skapar effekt, och den här personen, projektägaren, kommer också att ta med sig det som behöver diskuteras i portföljstyrelsen. Detta skapar en mycket praktisk dialog om de viktigaste projekten i organisationen.

Då kanske du frågar vad som händer med resten av projekten, och det är en bra fråga eftersom vad händer med resten av projekten? Tja, vad vi tror att vi skulle göra är att se till att de fem personer som du såg tidigare kommer att ansvara för de 15 bästa i det här fallet. Jag vet att det står topp 20 på bilden, men de kommer att driva topp 50 eller topp 20, vilket innebär det viktigaste projektet för den här organisationen. Sedan har du en liknande portföljstyrelse i varje strategisk affärsenhet som driver sina 20 projekt där de faktiskt prioriterar vilka nyckelpersoner som ska driva vart och ett av dessa 20 projekt.

Så det handlar mycket om att bygga upp detta i en pyramid. Och sedan kommer du att låta resten av det gå. Du måste sätta de grundläggande lagren fria eftersom det annars bara kommer att vara rand sedan släpper du resten av det.

Skapar det och när är det redo att skapa påverkan? Så, som du kan se, skulle bubblan som kallas bra projekt ha en ganska hög poäng när det gäller viktad påverkan, och det kommer att ha ganska kort tid att påverka skapandet. I det här fallet mindre än sex månader. Det mindre gynnsamma projektet som du kommer att se i rutnätet här är det där du måste vänta ett och ett halvt år innan den första effekten skapas och där du faktiskt skulle ha en låg tidshastighet för påverkan, vilket innebär att möjligheten eller affärseffekten eller tidskritiken kommer att vara ganska låg för det projektet.

Så det handlar mycket om att bygga upp detta i en pyramid. Och sedan kommer du att låta resten av det gå. Du måste släppa de grundläggande lagren fria eftersom det annars bara kommer att bli en mycket tidskrävande resursöversikt som du kommer att göra och du behöver ett system för att göra det. Alan kommer senare att ge oss ett exempel på vilken typ av system som kan hjälpa oss att göra det, men du måste börja uppifrån och ner när du gör den här övningen, åtminstone skulle det vara vad vi skulle föredra. Så långt så bra.

Och jag vet att detta kan vara en ganska galen idé för några av organisationerna runt oss och några av de organisationer som du arbetar i, men om du har frågor är du välkommen att skriva några av frågorna i Q&A-knappen just nu så svarar jag på några frågor medan vi gör oss redo för Alan att hjälpa oss med den faktiska tillämpningen av detta i en verklig portfölj i den globala anslutningen. Så använd gärna Q&A-knappen om du har frågor relaterade till detta.

Okej, du kanske skriver just nu, vilket är helt okej. Och om du har frågor, vet du, känn dig fri. Jag ser frågor som kommer upp, jag kommer tillbaka till det. Skriv gärna dina frågor också längs sessionen som vi kommer att ha med Alan och vi kommer att svara på några av dem när vi har tid.

Låt oss bara försöka svara på en fråga just nu. Så hur bedömer du effekten av måste-göra efterlevnadsprojekt? Jag tycker att den frågan är en bra fråga i termer av att det är en mycket uppenbar diskussion som du vanligtvis skulle ha i organisationen. I det här fallet skulle det vara riskminskningen eller möjlighetsdelen som skulle vara antalet effekter som skapas av måste-göra-projekt. Så i det fallet kommer prioriteringsnätet att hjälpa oss att se till att om du till exempel ger en 21 i riskreduktionsdelen, då skulle du veta att nu har du faktiskt att nu har du ett mycket viktigt projekt när det gäller efterlevnad men det skulle också hjälpa oss att prioritera det projektet.

Sedan finns det en annan fråga om de enskilda SBU-projekten drar på samma resurspool som de strategiska projekten så behöver du inte hantera det också och det är helt korrekt att det är en fråga från Yannick och naturligtvis skulle du behöva se till att resurspoolerna delas till varje lager i pyramiden. Så fallet här är naturligtvis att du måste reservera de resurser som du använder för de 20 bästa och sedan kan du fylla upp resten av SBU: s portfölj med resten av dem. Så det är så du kan närma dig det. Jag vet att det inte är ett perfekt system, men det är åtminstone en fungerande lösning. Jag förstår, Jag ska bara ställa en fråga till och det finns en här Jag tycker att det är svårt att dela upp projekten i mindre bitar har du inte rekommenderat att göra det och jag tror att det är det är naturligtvis en sak som vi alla kämpar med du vet hur vi delar upp vårt projekt i mindre bitar om du tittar in i halv-dubbel metodik hittar du sätt att närma dig ditt projekt med många olika frågor relaterade till först och främst hur kan vi skära detta detta projekt när det gäller produkten eller de funktioner som vi levererar hur kan vi skära det när det gäller de processer som vi försöker skapa för detta projekt kan vi introducera bara en process före en annan och den sista sista delen är hur vi kan dela upp det när det gäller människor, vilket innebär att det skulle finnas ett segment som skulle vara uppenbart att börja använda en minsta livskraftig produkt till att börja med så vi har produktpersoner och processer som vi använder för att skiva och hugga upp våra projekt i mindre effektbitar och det skulle vara något som pågår i de faktiska projekten och naturligtvis är det där halv-dubbel måste länkas till varandra om du använder metodiken i projektet, du vet att du skulle behöva göra det för att få den inmatningen för portföljprioriteringen så att det definitivt kopplas ihop. Okej, jag tycker att det var en bra början. Jag ska titta på några av frågorna medan Alan presenterar och vi kommer att svara på några fler frågor, men jag tror att det är dags för mig att gå tillbaka och låta Allen gå med oss här för uh för hans uh introduktion till halv fördubbling av portföljen och den globala anslutningen så tack så mycket för att du är här Adam och uh och uh lycka till med din presentation. Tack så mycket, tack så mycket. Hej alla och naturligtvis välkomna till detta fantastiska webinar vi har varit glada över Michaels tal som alltid är ett spännande ögonblick och idag ska jag presentera för dig um de har dubbla för portfölj inom ett system och hur kan detta kan implementeras i din egen organisation lite innan vi kan komma igång skulle jag vilja ge dig en bakgrund om vår organisation vi kallas proaktiv vi är över 21 år vi har varit den här marknaden vi är nu en del av fellow mind group det betyder att vi vi täcker över 25 olika kontor inom Europa med mer än 1 250 stipendier eller anställda.

Så sagt att jag skulle hoppa direkt in i de två, men det kommer att ge dig lite av en uppfattning om hur och vad du kommer att se på denna session. Vi kommer att visa ett faktiskt kundfall och visa dig hur du kan lära dig av hans utmaningar, i princip hur implementeringsprocessen fungerar och kombinationen av också hur halv dubbel kan också anpassas något till dina behov. Du ser också ett verktyg som fullt ut stöder halv dubbel metodik för portföljen, som vi har byggt tillsammans om de implementerar, och vi är mycket stolta över det.

Kom ihåg att vi antar att ni alla redan vet lite om halv dubbel för portföljmetodiken, så jag kommer inte att förklara begreppen men jag kommer att visa hur det ser ut i verkliga livet.

Fortsättningsvis visar vi, och igen, bara för att berätta vad den här presentationen handlar om, är halvnivåportföljmetoden. Allt du ser i den här presentationen är 100% baserat på den halva nivån för portföljmetodiken. Det betyder att vi inte startade det här från noll; vi byggde faktiskt på det för länge sedan när vi började bygga flera moduler ovanpå den halva dubbelmetodiken. Vi kommer inte att kunna visa alla dessa modeller för dig. Istället kommer vi att visa dig ett verkligt kundcase och hur du också kan välja vilken modell som är viktigast för din organisation. Kom ihåg att det finns flera alternativ, men kanske ingen av dem, faktiskt, några av dem kommer att vara de rätta för din organisation.

Global Connect kundfall, bara för att ge dig en introduktion om vår kund. I grund och botten är Hope Global Connect en ledande europeisk leverantör av teknik och datakommunikation. Jag tror att de nyligen, för två år sedan, startade den här digitala omvandlingen inom sitt företag. Men de använde sig av metoden half double för att verkligen hjälpa till och hålla tidsplanen med all denna tillväxt. Vid den tidpunkten behövde metoden faktiskt hitta en lösning för att verkligen få sina projekt levererade och inom budget, och den lösning vi hittade var Microsoft-plattformen. Det var den lösningen vi använde för att stödja hela portföljmetodiken och ge tydlig insyn och kontroll över Global Connected-projekten. Som ett resultat av detta kan Global Connect idag effektivisera sin process och faktiskt minska de timmar som läggs på projektledning med 84%. Ja, det är helt otroligt. Så låt oss se hur de gör det eller hur de gjorde det.

Jag skulle vilja ge en introduktion till hur allt började eftersom kom ihåg, om du bara har ett verktyg utan hur du ska drivas, kommer det faktiskt att orsaka problem. Du behöver verkligen koncepten för att backa upp dig i vilken riktning verktyget ska driva dig, och det är så hälften dubbelt för portföljen verkligen spelar en viktig roll här. Vi gjorde ett mycket nära samarbete med flera workshops där vi identifierade och kunde se hur konceptet kunde matcha ett realistiskt verktyg för att verkligen organisera och strukturera dessa data. Så bara för att ge dig en uppfattning om hur allting började, så fick vi flera mallar eller PowerPoint-presentationer som skräddarsyddes för Global Connect. Var och en av dessa presentationer eller mallar berättar lite om hur lösningen kan hjälpa dig att driva bättre projekt. Lägg märke till hur allt detta byggdes, naturligtvis med stor omsorg om layouten, om det visuella, och vi var också tvungna att se till att alla dessa mallar togs i beaktande innan vi startade verktyget. Och du ser resultatet som faktiskt är ganska imponerande. Vi kunde matcha alla dessa mallar inom rätt lösning.

Så alla dessa mallar hade en mycket viktig sak när vi började arbeta med implementering på detta projekt. Det viktigaste, och även från Global Connect-delen, har vi faktiskt Peter Cassane som är en sponsor från Global Connect-webbplatsen som ger oss ett uttalande i slutet av den här presentationen. Men layouten och det visuella var ganska viktigt. Vi var tvungna att vara 100 procent trogna den layouten och det moderna utseendet.

Om vi går vidare och pratar om lösningen, ja, vi valde Microsoft. Microsoft är en ledande aktör inom detta område under många år, och du vet, så vi använder något som kallas Power Platform för att verkligen ta hand om, vilket är under Office 365 Microsoft-hyresgästen. Jag skulle faktiskt vilja börja med en snabb information eftersom många människor känner till Microsoft Project från det förflutna, men Microsoft Project har förändrats. Det har faktiskt återfötts och omtolkats, baserat på en omfattande forskning som gjorts av Microsoft, helt anpassat för det framtida tillståndet för arbete och projektledning, och också helt levererat på webben. Det är 100% webb, men viktigast av allt, det är under Microsoft-plattformen, vilket är en säker plats att vara på, och de flesta organisationer är faktiskt på Microsoft-strategin i molnet.

Jag har en snabb undersökning, så Patrick, snälla hjälp mig. Använder din organisation redan Microsoft Office 365, och omröstningen ska vara öppen? Ganska intressant att se siffrorna förändras så snabbt. Jag ger dig några sekunder till innan jag kan avslöja resultaten. Jag tror att vi har nått en mycket bra siffra. Som förväntat varje gång jag håller det här talet eller när jag pratar om Microsoft-teknik, och vi ser att över 75% redan har Microsoft Office 365 inom organisationen. Det är faktiskt den siffra vi fick här, över 75% har Microsoft Office 365. Tillbaka till bilderna.

Microsoft Office 365 har något som kallas Microsoft Power Platform, som byggdes för framtiden eftersom det använde konceptet med låg kod eller ingen kod. Du behöver faktiskt inte vara en utvecklare för att bygga något; du kan vara vad vi kallar affärs- eller medborgarutvecklaren, där du faktiskt kan bygga saker ovanpå dra- och släppfunktioner. Det är verkligen viktigt eftersom du kan ta med applikationsutveckling och automatisering av affärsanalys inom hela detta sammanhang. Vad vi har gjort för att verkligen bygga den moderna verktygsuppsättningen för projektledning var att vi bäddade in och vi drev Project for the Web, som är det moderna projektledningsverktyget inom Microsoft Teams som ger dig allt samarbete och vad du behöver för att leverera dina projekt i samarbete med dina team.

Vi har datakontakter och även AI-byggare som kan förse oss med förutsägelser och algoritmer som ger oss lite AI på toppen av den data vi kommer att prata om i en sekund. Hur Global Connect drog nytta av hela denna uppsättning applikationer. De är likadana som ni; de var redan en del av de 75 % som redan har Office 365. Du har i princip redan, jag tror att de flesta av våra kunder redan har den licens som krävs för att implementera lösningen; de behöver bara ansluta rätt bitar vid rätt tidpunkt.

Här ser du en snabb översikt över hur lösningen ser ut. Vi har Project som det viktigaste på toppen av diagrammet. Sedan har vi något som kallas vägkartor och Project for the Web. Det är här schemaläggningen görs och visualiseringen av projekten i den grafiska vyn presenteras. Men nu ansluter vi Office 365 Groups och Teams för att möjliggöra samarbete och kommunikation med projekt. Utöver detta ger Power Platform oss all den plattform som är nödvändig för att bygga applikationer som kommer att konsumera dessa data.

Vi använder Power BI för att få synlighet ovanpå allt detta, medan Outlook spelar en större roll i datainsamling och feedback på service. Power Automate gör det möjligt för oss att bygga all automatisering bakom kulisserna. Så enkelt är det, de flesta organisationer har redan alla dessa komponenter inom sina företag. En mycket viktig punkt att nämna är att allt du ser här är fullt tillgängligt via Microsoft Teams. Vi byggde för framtiden; vi vill arbeta inom samma plattform i samma arbetsyta, och det är därför vi valde Microsoft Teams med Microsoft-plattformen för att vara ett slags nav för allt så att du aldrig behöver lämna din plattform där du kommunicerar med dina team för att verkligen agera och arbeta med dina projekt.

Flyttar vidare på lösningen, jag har en mer undersökning att faktiskt fråga er. Har din organisation något system eller lösning för att hantera din projektportfölj idag? Undersökningen bör vara öppen.

Ganska intressant att se siffrorna. Jag kommer att ge er några sekunder till innan jag kan avslöja resultaten. Jag tror att vi har nått en mycket bra siffra. Som förväntat varje gång jag håller det här talet eller när jag pratar om Microsoft-teknikerna, och vi ser att över 75% redan har Microsoft Office 365 inom organisationen. Det är faktiskt den siffra vi fick här, över 75% har Microsoft Office 365. Tillbaka till bilderna.

Ganska intressant att se siffrorna. Vi är nästan där

Sedan går vi vidare till hur all data för mitt projekt presenteras. Vi har den här sammanfattande översikten där du snabbt har full tillgång till all projektinformation. Men det är inte bara det, med interaktiva grafiska komponenter kan du dra och släppa och dynamiskt ändra komponenter inom projektet med mycket snabba klick. Dessutom finns mycket visuella komponenter som en trädvy för att visa och stödja vår målhierarki. Det är tillräckligt ljust för kostnad, vilket ger dig en snabb överblick utan att titta på siffrorna; du ser hur långt du är från att uppnå slutet av det projektet.

En skräddarsydd layout för förtroendet och alla placeringar var extremt en del av det av vårt team för att göra det enkelt för dig att mata in och dynamiskt ändra dessa data. Project Estate är något som vi alla tar hand om, och det är ganska viktigt. Du behöver en tydlig och konsoliderad översikt över din projektstatus, och varför inte ha den projektstatus som händer med en-klicksknappar, snabba uppdateringar av dessa data? Men inte bara det, vi byggde också in framsteg och insiktstweets från projektets halva dubbla metodik som visar de tre senaste uppdateringarna med en begränsad mängd tecken som ska användas.

Vi introducerade ett koncept som kallas ögonblicksbild och historia för din projektstatus som gör att vi nu kan generera trendanalys och förutsägelsealgoritmer ovanpå den informationen, vilket kanske i framtiden kan förutsäga och berätta att de projekt som är tre månader i rad med en röd API vanligtvis misslyckas.

Därefter, ovanpå projektstatus, har vi ett mer detaljerat sätt att samla in den informationen, som är helt interaktiv med systemet. Vi ser också till att allt detta följer samma och enhetliga gränssnitt över hela systemet. Vi använder Impact Case som Michael har presenterat för oss, med ett mycket anpassningsbart rutnät som gör att du kan visualisera beteendet i affärspåverkan med baslinje och KPI:er direkt i systemet. Du behöver inte gå någonstans för att se den informationen. I princip är all information tydlig och tillgänglig för dig. Du kan direkt redigera den informationen inom vårt rutnät.

Priority Grid, jag har faktiskt en personlig favorit på denna specifika modul, men det är ett verktyg som går mycket mer bortom den vetenskapliga utvärderingen av projekt. Det börjar faktiskt möjliggöra dialog inom organisationen, och detta har visat sig vara en exceptionell lösning och koncept hos våra kunder. Varför är det så? Det är enklare, det är effektivt och det är tydligt för alla. Och det du ser när vår organisation börjar se är att projektledaren verkligen börjar ta hand om hur de bygger sina affärsfall för att säkerställa att de kommer att prioriteras, vilket ger dig hög kvalitet på data direkt i ditt system.

Vad vi faktiskt bygger här är en modern layout med grafiska visualiseringar. Så du kommer och du kan enkelt se hur portföljen är i var och en av effekterna av det projektet. Vi möjliggör också en spårhistorik för alla ändringar eftersom prioriteringar kan ändras, och du kan alltid rulla tillbaka och spåra information om även revision ovanpå den informationen på Priority Grid.

Priority Grid är byggt med speciella komponenter eftersom, som ni vet, metodiken för halv dubbel använder Fibonacci-konceptet, där faktiskt säkerställer att beräkningarna görs korrekt. Så när du matar in dessa data har du alla dessa komponenter grafiskt för användarna att mata in och ge dig rätt information vid rätt tidpunkt. Vi måste alltid tänka på mobilitet, så hela lösningen du ser här fungerar också och stöds av alla mobila iOS eller plattformar på marknaden idag. Så i princip kan du inte bara läsa informationen utan även interagera. Så, jag kanske är på min pendling på mitt tåg och jag skulle vilja göra en justering på mitt projekt; du kan direkt komma åt den informationen och ändra den i din mobilapp.

In DP Design, var vi också tvungna att ta hand om layouten som presenterades här. Lösningen kunde alltså inte bara visa en enkel lista. Så vi tog hand om det, och vi lyssnade faktiskt på den halva dubbla Byplamet och vår kund Global Connect för att bygga en mycket grafisk visualisering med MVP-designen. Med ett skräddarsytt rutnät på ett företag som stöder 100% MVP-designmodulen har vi halva dubbel för metodik.

Då, hur kan du faktiskt bygga realistiska projektplaner? Excel har funnits där i många, många år, men vad händer om du kan använda en världsberömd schemamotor? Vi har en mycket modern layout för att tillfredsställa användarna med ett mycket interaktivt och modernt gränssnitt men samtidigt ge realistisk schemalagd planering eftersom det bakom kulisserna är Project for Microsoft. Det gör allt det här schemat här, och i princip tillfredsställer jag de användare som älskar Excel med en rutnätsvy.

Jag har de som älskar de agila metoderna eller tavlorna eller ljusvyn. Vi har en styrelsevy. Och var uppmärksam, det här är exakt samma plan, och jag kan nu spela i mina sprintar som jag gör mina favoritverktyg bara med hjälp av brädvyer och dra och släppa dessa objekt inom mina sprintar. Och vi får aldrig glömma de traditionella projektledarna som älskar Gantt-diagram. Och nu har vi en tidslinjevy som är helt interaktiv. Du kan dra och släppa dina projekt, och vi kommer alltid att faktiskt planera om det projektet med beroenden och föregångare inom den planen. Det här förändrar alltså spelplanen när du planerar dina projekt. Det är en fullt fungerande schemalagd motor i dina händer. Mycket enkelt och mycket modernt.

Hur kan vi ta hand om våra resurser? Vi vet att detta för det mesta är den största frågan som våra företag har. Så vi måste verkligen stressa oss ut och bygga något värdefullt för projektledarna i organisationen. Men vi får aldrig glömma att stödja den halva dubbeln för portföljmetodik, vilket är det som verkligen driver oss till rätt ställe. Nu använder vi den högkalibrerade resursen inom vårt team och får en fullständig översikt och all analys av de resurser som är allokerade till mitt projekt. Hur stor är procentandelen av tilldelningen och vilken profil använder de? När projektledarna kommer hit vet de om eller projektledarna vet om de faktiskt uppfyller eller inte uppfyller kraven inom vår högkalibrerade resursmetodik.

Vi introducerar nu ett kapacitetshanteringsverktyg för Global Connect. Vi kan inte bara mäta deras plats inom projektet utan också se i en korslinje. Så jag kan spela som Michael har nämnt kanske tre månader, sex månader eller till och med ett år framåt. Nu kan du alltid ta hand om det med en grafisk visualisering som visar när dina högkalibrerade resultat är överdrivet placerade, vilket gör det enklare för dig att dra och släppa och omfördela resurser inom din organisation. Ta alltid hänsyn till att detta stöds av metodiken som har bevisats med forskarna och kommer att ge dig rätt riktning för hur du optimerar och faktiskt hanterar din resurs inom din organisation.

Inte bara detta, utan de flesta företag måste hantera risker. Så riskmodulen har lagts till med en speciell touch eftersom vi också byggde vår rutnätsvy som följer konceptet med halv dubbel metodik. Så du kan se vilka risker som har större sannolikhet och störst påverkan inom en grafisk visualisering med hjälp av vårt riskmatrisdiagram. Post check min andra eller kanske jag fortfarande är osäker - en av mina favoritmodeller på halv dubbel metodik. Jag kallar det faktiskt det metodologiska steget - projektets hjärtslag är en schemalagd undersökning varannan vecka som skickas till alla intressenter automatiskt för att säkerställa att du går i rätt riktning.

Artistprojekt som verkligen ger värde till organisationen, men nu ser från ett annat perspektiv. Det här systemet här, vi måste verkligen göra stor forskning för att utvärdera varför människor inte svarar på undersökningar och vad som kan vara blockerare för människor att svara på en undersökning. Kanske är det ett system som jag måste installera. Jag måste logga in. Baserat på den informationen ger vi naturligtvis alla resultat med en grafisk visualisering, en tidslinje för projektledarna med semi-anonym datainsamling. Det innebär att vi bara hänvisar till en specifik roll, men vi ger inte namnet på svaren eller de personer som svarar på det. Men så använder vi också en mycket revolutionerande feedback, som heter Outlook. Ja, varför inte dra nytta av vår berömda och underbara Outlook.

Vi kopplade vårt system till en mycket revolutionerande metod som kallas Outlook actionable emails. Varje vecka skickade systemet e-postmeddelanden till intressenterna inom det projektet och gav dem information om projektet men ställde viktiga frågor om det baserat på efterkontrollmetoden som stöds av half double. Detta är underbart eftersom det inte finns någon ursäkt för dig att inte svara eftersom detta kommer direkt inom ett system. Den har en mycket attraktiv layout och är enkel att besvara. Ingen kan faktiskt hoppa över att svara på våra återkopplingar och detta har visat sig få nästan 100 svar inom vårt system.

Nu går vi till rapporteringsdelen, kontrollerar tiden, nästan där. Rapporteringstid är faktiskt hur vi verkligen kan få synligheten för våra projekt. Våra rapporter är avsedda och byggda för att verkligen ge information baserat på vad kunden frågar efter. Så hur kan jag utvärdera de projekt som jag driver, även med en mycket omfattande uppsättning rapporter och instrumentpaneler i systemet? Vi tittar inte bara på varje projekt utan placerar oss faktiskt i varje steg, men också hur går det? Vad är ansträngningen? Vad är investeringen i det projektet?"

Därefter går vi in på hur alla data i mitt projekt presenteras. Vi har den här sammanfattande översikten där du snabbt har full tillgång till all projektinformation. Men det är inte bara det; med interaktiva grafiska komponenter kan du dra och släppa och dynamiskt ändra komponenter inom projektet. Med mycket snabba klick och även mycket visuella komponenter som en trädvy för att visa och stödja vår målhierarki. Det är tillräckligt lätt för kostnader, vilket ger dig en snabb överblick utan att titta på siffrorna. Du ser hur långt du är från att uppnå slutet av det projektet och en skräddarsydd layout för förtroendet och alla placeringar var extremt del av vårt team för att göra det enkelt för dig att mata in och dynamiskt ändra den informationen.

Project estate är något som vi alla tar hand om, och det är ganska viktigt. Du behöver en tydlig och konsoliderad översikt över din projektstatus. Och varför inte ha den projektstatus som händer med en-klicksknappar, snabba uppdateringar av dessa data? Men inte bara det, vi byggde också in framsteg och insiktstweets från projektet, tung dubbelmetodik som visar de tre senaste uppdateringarna med en begränsad mängd tecken som ska användas, vilket visar exakt och sammanfattad information om projektet.

Vi introducerade ett koncept som kallas ögonblicksbild och historia för din projektstatus som gör att vi nu kan generera trendanalys och prediktionsalgoritmer ovanpå den informationen. I framtiden kanske vi kan förutsäga och säga att de projekt som tre månader i rad har ett rött API vanligtvis misslyckas.

Ovanpå projektstatus har vi sedan ett mer detaljerat sätt att samla in dessa data som är helt interaktivt med systemet. Och vi ser också till att allt detta följer samma och enhetliga gränssnitt över hela systemet. Vi använder oss av konsekvensanalysen som Michael har presenterat för oss med ett mycket anpassningsbart rutnät som gör att du kan visualisera beteendet i affärspåverkan med baslinje och KPI:er direkt i systemet. Du behöver inte gå någonstans för att se den informationen. I grund och botten är all information tydlig och tillgänglig för dig; du kan direkt redigera den informationen i vårt rutnät.

Prioritetsrutnätet är byggt med speciella komponenter eftersom, som ni vet, metodiken för halv-dubbla använder Fibonacci-konceptet där faktiskt säkerställer att beräkningarna görs korrekt. Så när du matar in den informationen har du alla dessa komponenter grafiskt för användarna att mata in och ge dig rätt information i rätt tid.

Vi måste alltid tänka på rörlighet, så hela lösningen du ser här fungerar också och stöds av alla mobila iOS eller plattformar på marknaden idag. Så i princip kan du inte bara läsa informationen utan även interagera. Så jag kan vara på min pendling på mitt tåg, och jag skulle vilja göra en justering på mitt projekt; du kan direkt komma åt den informationen och ändra den i din mobilapp.

In dp design, vi var också tvungna att ta hand om layouten som presenterades här. Så lösningen kunde inte bara visa en enkel lista. Så vi tog hand om det och vi lyssnade faktiskt på half-double by planmet och vår kund global connect för att bygga en mycket grafisk visualisering med mvp design med ett skräddarsytt rutnät på ett företag som stöder 100% mvp design modul vi har half-double metodik.

Då hur kan du faktiskt bygga realistiska projektplaner? Excel har funnits där i många många år, men vad händer om du kan använda en världsberömd schemamotor? Vi har en mycket modern layout för att tillfredsställa användarna med ett mycket mycket interaktivt och modernt gränssnitt men samtidigt ge realistisk schemalagd planering eftersom bakom kulisserna som är Project for Microsoft gör allt detta schema här. Och i grund och botten tillfredsställer jag de användare som älskar Excel med en rutnätsvy; jag har de som älskar, jag skulle säga, de agila metoderna eller tavlorna eller ljusvyn vi har en tavla vy. Och var uppmärksam, det här är exakt samma plan, och jag kan nu spela i mina sprints som jag gör mina favoritverktyg bara med hjälp av brädvyer och dra och släppa dessa objekt inom mina sprints.

Och vi kan aldrig glömma de traditionella projektledarna som älskar Gantt-diagram och nu så kallar vi det en tidslinjevy som är helt interaktiv. Du kan dra och släppa dina projekt, och vi kommer alltid att faktiskt omplanera det projektet med beroenden och föregångare inom den planen. Så det här är en spelväxlare när du planerar dina projekt; det är en fullt fungerande schemalagd motor i dina händer, väldigt enkel och väldigt modern.

Hur vi kan ta hand om våra resurser, vi vet att det för det mesta är det största problemet som våra företag har. Så vi måste verkligen stressa oss och bygga något värdefullt för projektledarna i organisationen. Men vi får aldrig glömma att stödja portföljmetodiken, som är det som verkligen driver oss till rätt ställe. Nu använder vi den högklassiga resursen inom vårt team och får en fullständig översikt och all analys av resurser som är allokerade till mitt projekt, hur stor procentandelen är och vilken profil de matas med. När projektledarna kommer hit vet de om eller projektledarna vet om de faktiskt är uppfyllda eller inte uppfyllda inom våra människor i högkalibrerad resursmetodik.

Vi introducerar nu ett kapacitetshanteringsverktyg för Global Connect. Vi kan inte bara mäta deras tilldelning inom projektet utan också se i en korslinje. Så jag kan spela som Michael har nämnt, kanske tre månader, sex månader eller till och med ett år framåt. Nu kan du alltid ta hand om det med en grafisk visualisering som visar när dina högkalibrerade resultat är överdrivet placerade, vilket gör det enklare för dig att dra och släppa och omfördela resurser inom din organisation. Ta alltid hänsyn till att detta stöds av metodiken som har bevisats med forskarna och kommer att ge dig rätt riktning för hur du optimerar och faktiskt hanterar din resurs inom din organisation.

Risker, inte bara detta utan de flesta företag måste hantera risker. Så riskmodulen har lagts till med en speciell touch eftersom vi också byggde vår rutnätsvy som följer det halv-dubbla metodkonceptet. Så du kan se vilka risker som har större sannolikhet och mest påverkan inom en grafisk visualisering med hjälp av vårt riskmatrisdiagram.

Efterkontroll, min andra, eller kanske är jag fortfarande i tvivel. En av mina favoritmodeller på den halv-dubbla metodiken jag kallar det och faktiskt det metodologiska steget, projektets hjärtslag är en schemalagd undersökning varannan vecka som skickas till alla intressenter automatiskt för att säkerställa att du går i rätt riktning, att det är projektet som verkligen ger värde till organisationen. Men nu letar vi efter ett annat perspektiv.

Det här systemet här, vi måste verkligen göra en stor undersökning för att utvärdera varför människor inte svarar på undersökningar och vad som kan vara blockeringarna för människor att svara på en undersökning. Kanske är det ett system som jag måste installera, jag måste logga in. Baserat på den informationen ger vi naturligtvis alla resultat med en grafisk visualisering, en tidslinje för projektledarna med semi-anonym datainsamling. Det innebär att vi bara hänvisar till en specifik roll, men vi ger inte namnet på svaren eller de personer som svarar på det. Men sedan använder vi ett mycket revolutionerande feedbackverktyg, som heter Outlook. Ja, varför inte dra nytta av vår berömda och härliga Outlook.

Vi kopplade vårt system till en mycket revolutionerande metod som kallas Outlook actionable emails. Varje vecka skickar systemet e-post till intressenterna inom det projektet och ger dem information om projektet men ställer viktiga frågor om det baserat på efterkontrollmetoden som stöds av half-double. Det här är fantastiskt, för när de svarar på det i e-postmeddelandet utan att logga in i systemet fångar vi upp informationen, vi lagrar den i systemet och nu har vi den informationen samlad och aggregerad i projektet. Jag vet, okej, mina intressenter är ganska nöjda med det projektet eller kanske jag måste justera något baserat på deras feedback. Det här är ett fantastiskt verktyg som vi introducerar och, ja, som jag nämnde, revolutionerande.

Flytta till fler rapporter, eftersom vi vet att den högsta ledningen för det mesta älskar rapporter. Vi har nu en mycket tydlig bild av inte bara den detaljerade projektrapporten utan också en sammanfattad rapport som visar alla projekt inom den portföljen. Och du kan göra alla skärningar och tärningar som du önskar. Det är baserat på Power BI så att du kan skära och tärna efter alla attribut och dimensioner du har på den informationen och också ge dig en fullständig interaktiv och du kan borra ner till all detaljerad information inom det projektet.

Vi har också inbyggda rapporter, instrumentpaneler och dashlets, inte bara detta är en Power BI-rapport, men du kan också skapa Power BI dashlets som visar olika dimensioner av det projektet. Som Michael nämnde, en tresidig rapport som visar alla viktiga mätvärden för det projektet och dashlets. Alla är anslutna, det är en fullständig interaktivitet, men vi kan också göra en instrumentpanel på hög nivå på en portföljnivå.

Därefter möjliggör vi också ett sätt för dig att utvärdera de lediga platserna och hur projekt pågår, hur många utrymmen du har, hur många av dessa utrymmen på de lediga platserna som konsumeras eller inte. Här kan du börja bygga ditt tankesätt för att verkligen prioritera. Det är den viktiga delen som många metoder gör det så komplext. Vi har fördubblat för att göra det enkelt för oss med den här idén. Nu bygger vi ett tankesätt för att verkligen börja prioritera våra projekt, titta på vilket av våra steg eller grindar, hur många tillgängliga slots jag har. Det betyder att om jag uppfyller hela slotutrymmet för mig kan jag inte köra några fler projekt, så jag tar antingen bort ett eller tar ett nytt i beaktande.

Det ger oss inte bara en grafisk visualisering på en tidslinje baserad på scen- och gate-modellen, utan också en markerad KPI som berättar om du nästan når din gräns eller om du redan har nått din gräns. Vi använder också strategin för att verkligen titta på påverkan baserat på strategin för din organisation, hur många projekt du kör på var och en av dessa strategiska pelare och om de levererar snabba eller snabbare resultat.

Här är ett snabbt sätt att översätta det vi såg i konceptet med en live-ansluten rapport för din organisation. Vi går nu för en mer grafisk visualisering; Jag börjar bygga detta tankesätt för att prioritera mina projekt. Men när jag kommer till det här stället där jag verkligen behöver göra min portföljprioritering är det ingen hemlighet vilken produkt som faktiskt har mer värde än andra. Jag kan tydligt se alla projekt baserat på påverkan, portföljvikt och även andra faktorer. Varje gång du ändrar kan vi till och med titta på historiken över ändringar av den prioriteringen så att du kan försöka förstå varför det specifika projektet nu är nedprioriterat jämfört med kanske förra månaden.

Jag har en omröstning just nu, och snälla hjälp mig. Hur genereras projektstatusrapporter och portföljinsikter i din organisation idag? Jag tror att det kommer att bli intressant eftersom vi har några avslöjanden att berätta om hur dessa rapporter faktiskt genereras idag och lite mer vatten. Ja, det är faktiskt ett ganska intressant mål. Vi kan se att vi nu ligger runt 80 på manuellt genererade rapporter och för att vara ärlig är detta verkligheten för alla vi har pratat med. Om du inte har ett verktyg som verkligen stöder detta är det svårt för dig att spendera tid på att verkligen bygga den här lösningen så du måste göra jobbet, du måste leverera, du gör det manuellt.

Jag tror att vi nästan är klara ännu, 82 har gjort dina rapporter och insikter på manuell basis, och jag kommer att visa dig några siffror och fakta i slutet av denna presentation som visar hur vi kan förbättra och minska tiden som spenderas på att bygga dessa rapporter för Global Connect. Tillbaka till dem. Jag vill också visa ytterligare en rapport eftersom det är så här vi faktiskt bygger några av dessa statusrapporter. Jag ville titta på den stora bilden just nu som är en live-rapport byggd i Power BI och jag ska visa dig hur du måste klicka. Snälla i det övre hörnet. Nej, gå tillbaka till det övre hörnet. Ja, titta på det här, det här är exakt hur mallen gavs till oss, vad vi tänkte är okej, det här är hur projektmedlen måste generera sin status, varför inte. Om vi bara gör detta live med samma layout som ger och inte i att man följer metodiken.

Och det är precis vad vi gjorde, detta är ett av exemplen på jag skulle säga en mall som heter dp1 som används för att bli godkänd mellan och steggodkännande. Och samma sak gjordes för alla mallar om du tittar på den ursprungliga mallen hur det faktiskt gjordes och hur det faktiskt tillhandahölls till oss. Så om, ja, oops. Japp, det här är den ursprungliga mallen, det här är att bygga PowerPoint men varför inte ha den mallen live kopplad till min rapport och jag pratar inte bara om denna mainframe utan också alla underrapporter med effektfallet med min one-pager impact checker one pager, som förresten är en av mina favoritrapporter som berättar för mig på en sida all information som rör mitt projekt med den senaste statusen, ledningsstatushörnet alla svar från undersökningen om efterkontrollen, min prioritering inom tweets på en unik sida. Detta är verkligen trevligt och vi försöker matcha med den layout som kunden känner sig bekväm med att använda den. Så du behöver inte skapa detta i PowerPoint längre, du kommer bara hit och du kan exportera det till PowerPoint. Vi har riskåtgärder vi har gjort översikten över nyckelintressenter, tittar på vilka och hur intressenterna spelar inom det specifika projektet, projektorganisationen när du startar ett projekt kan du använda detta som ett verkligt verktyg som alla är helt anslutna till vårt system, MVP-designen, hur jag enkelt kan kommunicera över hela min styrelse, hur saker kommer att levereras, vilken milstolpe på vilken hävstång jag har på var och en av dem levererar konsekvensspårning, inte bara spårning av vad som har gjorts på beteende och affärspåverkan utan också när du uppnår det specifika målet vi markerade för dig att du redan har uppnått eller att du nästan uppnår det specifika målet målhierarki tydlig gör en tydlig översikt över vilka mål, syfte, framgångskriterier, allt liv gjort inom systemet.

Post-check ger dig också en översikt över effektflöde och ledarskapssvar baserat på seniora kunniga data som visar inte bara vilka svar som kommer utan genomsnittet och jag kan till och med se några extra kommentarer om jag behöver. Kom ihåg att den här informationen kommer från dina Outlook-e-postmeddelanden. Effektleverans milstolpeplan där hur jag planerar mina leveranser och sprintar och naturligtvis har vi nu Jag är nästan klar med min tid faktiskt en minut kvar några uttalanden och varför använda prioriteringsnätet vi du kan faktiskt dela alla dessa bilder med er efteråt men jag skulle först vilja tacka Michael och Peter Cassandra som faktiskt har drivit detta med extraordinär kompetens och professionalism.

Vi har en sista bild där han faktiskt ger oss sina sista ord om lösningen. Ska vi spela upp den?

Hej, det här är Peter K från Global Connect. Jag är mycket stolt över att meddela att vi tillsammans med proaktiv och implement har skapat ett nytt portföljhanteringssystem för Global Connect baserat på half-double-ramverket. Det nya systemet ger oss nya möjligheter som vi inte har sett tidigare. All half-double-dokumentation som vi använder för portföljmöten när vi måste fatta portföljbeslut är nu införd och inbäddad i systemet. Det innebär att vi inte längre använder Word, Excel eller PowerPoint. Utöver detta har vi också ett inbäddat resursallokeringssystem i realtid, vilket innebär att vi nu kan ta en titt in i framtiden och se om resurserna är tillgängliga när vi måste ta beslut om projekten. Tack proaktiv och implement för detta fantastiska system. Jag ser verkligen fram emot de nya användningsfall som vi kommer att utveckla tillsammans i framtiden.

Säkert! Här är texten utan tidsluckor:

Ja, vi slutar så. Kan du komma tillbaka så att jag kan läsa yeah? Resultaten blev: 15 tror tar två dagar, 31 tror tar två veckor, 44 tror tar två månader, men jag har faktiskt några överraskande svar för dig. Det tar två dagar att distribuera hela den här uppsättningen. Men det betyder inte att du är igång eftersom du sedan måste adoptera, och det kommer att ta två veckor för dig att förstå. Inom två månader kan du börja använda det som skräddarsytts för din organisation. Men nu när du verkligen börjar ta full skada och du kan förbättra, kommer det att ta dig cirka två år. Eftersom det är den tid du kommer att dra full nytta av är två år, att dra nytta av efter två månaders investering i detta specifika verktyg. Så, tack så mycket. Super tack så mycket, Alan, för att du gick med oss i den här sessionen. Och om fler frågor kommer in, använd gärna Q&A, och jag kommer bara att använda en liten ansträngning för att försöka relatera till de få frågor som fortfarande finns där. Så om du har frågor är du välkommen att ställa dem.

I nästa fråga som jag ser här är frågan om att överväga det korta och feta konceptet genom att hugga upp projekt till mindre bitar. Då kommer varje liten faktiskt att förlora uppmärksamhet och strategisk betydelse. Så, hur kan konsekvenserna hanteras genom att hålla strategiskt fokus på även projektet i mindre bitar? Och den här frågan är bra på så sätt att de flesta strategier naturligtvis skulle innebära ett större paket med många mindre bitar. Men ibland verkar det som om vi kan skapa strategisk påverkan genom att bara leverera några få av bitarna. Och det är faktiskt det som den halv-dubbla strategin försöker arbeta med. Men med detta sagt är det vad vi försöker göra till ett aktivt val för portföljkommittén att besluta om. Låt oss ta ett exempel: du har ett projekt och du kan dela upp det i fyra delar av påverkan. De två första bitarna kan genomföras under de första tre månaderna. Så du genomför de två bitarna. Och sedan säger portföljkommittén: "Okej, vi måste lägga in ett annat projekt för de kommande tre månaderna." Så nu lägger vi de två bitarna som fortfarande saknas på is ett tag. Och efter tre månader kommer de att utföra de sista två bitarna. Så det är på det sättet vi föreslår att portföljkommittén faktiskt arbetar mycket aktivt med att prioritera projekt och den strategi som de skulle vilja förverkliga så mycket som möjligt. Med detta sagt kommer ni naturligtvis att ha den här strategiska utmaningen. Så, återigen, som jag sa i början, det är inte en silverkula för hur man löser allt, men det är verkligen ett sätt att få en mycket mer dynamisk och smidig strategi i din portfölj.

Sedan har vi en annan fråga, som jag tycker är ganska intressant, och jag skulle vilja hålla dig här, och eftersom du har varit en del av detta arbete tillsammans med Global Connect. Så frågan är här, "Hur väl har företag som du har arbetat med tagit detta tillvägagångssätt in i organisationen, och vilka utmaningar har de upplevt?" Och naturligtvis återspeglar den här frågan verkligen utmaningen med det här konceptet, för jag tror att när du ser det här kommer det för de flesta av er att vara logiskt hur vi försöker närma oss portföljen, men jag tror också att du kan känna hur det skadar, du vet, när det gäller att vara mycket strikt med din prioritering, att vara mycket tydlig med vilka projekt som är viktigast och vilka personer som arbetar med vilka projekt. Så du måste vara mycket tydlig i din strategi, och du måste vara mycket tydlig i din implementering av detta. Och vad vi faktiskt har sett i Global Connect-fallet, bara för att ge dig ett exempel, är att det system som Alan har hjälpt till att skapa tillsammans med Global Connect verkligen ger den här strategin en slags fasthet. För när alla lägger in sin input i Microsoft-konfigurationen, exakt i Microsoft-plattformen, så är det naturligtvis så att det här med att ha alla data där också gör att implementeringen blir mer stabil. Så det hjälper verkligen mycket, och det är också därför vi, i det här fallet, trodde att systemet verkligen kunde hjälpa implementeringen. Och om jag får lägga till en kommentar utöver det, så har vi under många år sett att människor inte riktigt tar till sig ett system eftersom det är komplicerat. Det är för långsamt. För Global Connect var det tvärtom, de fick faktiskt feedback om att systemet är väldigt enkelt att använda. Det matchar det de lär sig på lektionerna i Half Double, och det ger dem faktiskt mycket värde genom att spara tid. Så ett system som stöder på ett sätt som denna plattform kan verkligen tillföra värde och göra ditt liv enklare, hjälpa dig mycket och kommer faktiskt att eliminera många av dessa utmaningar inom en implementering. Det gör det. Och sedan vill jag bara dela med mig av en mycket intressant datapunkt relaterad till när portföljkommittén började arbeta med den här installationen. Så även om vi hade systemet, även om vi har diskuterat det här ganska länge, var vi naturligtvis tvungna att lägga in för många projekt i pipelinen på vårt första prioriteringsmöte. Så det är, återigen, inte ett enkelt sätt att närma sig det. Men sedan pratade vi om att tanken med att ha ett begränsat antal projekt är att detta är vad vi är kapabla att göra. Så vad kommer att hända med de två projekt som vi just lagt in, och alla korsade fingrarna och hoppades på det bästa. Två veckor senare, när vi träffades igen, hade de två projekten fortfarande fastnat. Ingen arbetade med dem eftersom det inte fanns några personer eller någon linje som hade tilldelats dem. Så oavsett om du prioriterar eller inte kommer du till samma punkt om du bara lägger in projekten i systemet, om ingen faktiskt arbetar med dem. Så jag tycker också att det är intressant att vissa av de organisationer som driver portföljhantering idag inte fattar de aktiva besluten, utan bara låter resten av organisationen göra det, och systemet här hjälper oss naturligtvis att vara, du vet, på toppen av de besluten som en portfölj. Super, och sedan har vi en sista fråga eftersom vi redan har svarat på den översta frågan om vad man måste göra för att uppfylla kraven, och de två sista frågorna handlar egentligen om hur ett långt förändringsprogram bryts ned. Så hur delar du upp det i ett program? Och jag tror att det enkla svaret på detta är att när du har ett program och du har delat upp det i några projekt, då kommer naturligtvis projekten att vara, du vet, skapandet av påverkan. Så vi kommer också att försöka dela upp projekten i mindre effektbitar. Så svaret här är verkligen att anpassa den påverkan som vi skapar i programmen till de faktiska projekt som vi genomför. Med detta sagt är alternativet här inte att göra halvdant med hela portföljen, och jag tror att vissa organisationer fortfarande behöver långa och tunna projekt eftersom, du vet, när du till exempel vill göra ett nytt IC-projekt där du bygger grunden, då måste du leverera det på ett gammalt klassiskt sätt. Så du kan fortfarande ha några långa och tunna projekt som arbetar tillsammans med din mer agila dynamiska portfölj. Så jag tror att det besvarar några av de frågor som vi har ställt och jag tror också att ni har varit mycket tålmodiga lyssnare där ute, så tack så mycket för att ni stannade kvar hos oss. Och jag tror att jag bara kommer att använda några minuter för att avsluta den här sessionen. Tack så mycket. Tack så mycket. Tack så mycket, killar. Vi ses snart igen. Så om du kan hjälpa mig att ändra bilden, Patrick, så kommer jag att titta på de sista sommarbilderna, och här är den senare. Tack så mycket för att ni stannar kvar hos oss. Bra. Vi närmar oss nu den sista delen av presentationen som vi ska dela med er. Så här är det. Vad skulle kunna vara min inspiration för mitt nästa steg? Patrick, kan du hjälpa mig med Julia? Tack, Patrick. Så när det gäller inspiration för nästa steg kan du först och främst försöka gå in på Half Double Institute dot org. Där hittar du lite mer information om Half Double-portföljkonceptet. Du kan också hitta en kort video om det. Men du kan också dyka ner i mer information om Half Double-metoden, för som några av frågorna handlade om här är det naturligtvis viktigt att göra det i det faktiska projektet för att driva detta i portföljen. Så du får gärna söka på Half Double Institute dot org efter den mest specifika handboken om detta, om de tre kärnelementen i Half Double. Om du vill veta mer om Half Double så är det faktiskt ett helt paket med utvecklingsmuskler. Så om du vill utveckla dina projekt, som vi kallar organisationens utvecklingsmuskler, har du med Half Double möjlighet att dyka ner i Half Double-metodiken för projektet. Du har möjlighet att dyka ner i Half Double-portföljen, och du har också möjlighet att dyka ner i de utbildningsupplägg som vi har gjort relaterade till Half Double. Och inom en mycket kort tid, på andra sidan sommaren, kommer du också att kunna delta i certifieringsprogrammet för Half Double, och det är faktiskt en av våra kommande sessioner. Så om du återigen går in på Half Double Institute dot org, under evenemang, hittar du dessa två kommande webbseminarier som du kan delta i om du vill veta mer om Half Double-certifieringsnivåer, de tre nivåer som vi introducerar efter sommaren, och den utbildning som leder till dessa certifieringar. Du kan också höra mer om Half Double Research, som jag berörde mycket kort i början av denna session, och du kan höra Pia Smiley från August University berätta om hur de har utvärderat projekten, hur de har lagt upp hela denna utvärdering. Och jag tror att det kan vara mycket inspirerande även sett ur ett projektledningskontors perspektiv. Det fanns en hel del inspiration att hämta från den sessionen. Så jag tror att det som återstår här naturligtvis är att säga att om du vill veta mer om Half Double i portföljen, om du vill höra mer om saluten, Microsoft-plattformslösningen, du vet, skriv gärna till mig och Alan, så hjälper vi dig gärna och förser dig också med material om du behöver något av det. Så tack så mycket för att du spelar med, och tack, Alan, som säger snälla gå med mig här. Så ta hand där ute och tack för att du tog dig tid att gå med i vår session. Tack så mycket, hejdå!

Tack så mycket, hejdå!

Utskrift

Visa video på Vimeo