Webinar - Half Double Portfolio

Krijg uit eerste hand inzicht in hoe je de agile Half Double aanpak kunt opschalen van één project naar vele projecten.

Is de waardecreatie in je portfolio onduidelijk, heb je te veel projecten tegelijkertijd of heb je last van vertraagde en afstandelijke bestuursbeslissingen?
Ontdek hoe je sommige van deze problemen kunt oplossen met de Half Double portfoliobenadering. Het concept zal je helpen om te focussen op strategische impact, een korte en vette flow in het portfolio te faciliteren en betrokken leiderschapsteams met inzicht te creëren.

Dig Deeper

Informatie

Allan Rocha: Directeur Project Services bij ProActive. Allan heeft zijn hele carrière gewijd aan project- en portfoliomanagementoplossingen in allerlei soorten bedrijven en heeft een sleutelrol gespeeld bij het creëren van de koppeling tussen Microsoft PPM Solution en Half Double portfolio. Michael Ehlers: Partner bij Implement Consulting Group. Michael is een van de oprichters en de belangrijkste drijvende kracht achter Implement bij de ontwikkeling van het Half Double portfolio.

Transcript

hi iedereen welkom bij deze sessie over Half Double in het portfolio Mijn naam is Michael Ehlers en ik ben partner bij Implement Consulting Group. Ik ben al 14 jaar partner bij Implement en werk met projecten en portfolio's. Ik ben ook de projectmanager van Half Double en heb het Half Double-initiatief de afgelopen vijf jaar geleid. Ik ben erg enthousiast vandaag om jullie het Half Double-portfolio te presenteren dat we samen met mij gaan introduceren tijdens deze sessie. Ik heb Alan van proactiv, hallo allemaal, mijn naam is Alan Rodger, Net als Michael ben ik al meer dan 17 jaar actief op het gebied van projecten en het is mij een groot genoegen om hier vandaag te zijn en jullie een zeer interessante case te laten zien met het Microsoft-platform en Half Double voor portfolio. Tot snel!

We zien je snel Alan, want ik zal nu de agenda doornemen en Patrick zal me helpen de agenda op te stellen. Vanuit jouw perspectief zie je mij op de camera, maar zoals je hier hebt gezien, is Alan bij me in de kamer en hij zal me helpen bij de introductie van Half Double in het portfolio. Patrick regelt de technische kant en ook de chat en als je problemen hebt, is hij degene die op sommige van die dingen zal reageren. Dus in deze sessie beginnen we met een introductie van de Half Double portfolio-benadering. Ik zal die algemene benadering doornemen en dan krijgt u de gelegenheid om vragen te stellen terwijl we verdergaan. Onderaan uw scherm vindt u een knop waarop u kunt vragen en als u op die knop drukt, kunt u vragen stellen over de Half Double portfolio-benadering. We zullen wat tijd gebruiken om te proberen een aantal van die vragen te beantwoorden. In het tweede deel van deze agenda gaan we na een paar vragen verder met Alan, die de Microsoft ppm-tool zal introduceren en ook de global connect-casus om te zien hoe we de Half Double Portfolio-benadering in het echte leven hebben toegepast met een echt bedrijf, en dan hebt u weer de gelegenheid om vragen te stellen terwijl u verder gaat en Alan zal ons helpen een aantal van die vragen te beantwoorden. Ik zal de sessie beëindigen en een beetje afronden en dit alles zal anderhalf uur duren, dus wacht even en we zullen proberen om onderweg met u te communiceren met een paar opiniepeilingen. We weten dat het even duurt, maar we hopen dat u het interessant vindt om ons allemaal te volgen. Laat me er meteen in duiken en u een paar cijfers geven over Half Double, want voordat ik het over het portefeuilleconcept heb.

Zoals je misschien weet is Half Double begonnen met het getal 30. Dit is het percentage projecten dat momenteel als succesvol wordt beschouwd en we wilden het succespercentage van projecten verhogen. We willen dit percentage verhogen van 30 naar 40, want dat zou echt een enorm verschil kunnen maken in de manier waarop we tegenwoordig projecten uitvoeren. Tot nu toe hebben we met de Half Double projectmethodologie bewezen dat het werkt in projecten. We hebben een onderzoeksteam aangesteld dat heeft gekeken naar de 16 pilotprojecten waarop we de methodologie hebben ontwikkeld en toegepast en in 87 van de gevallen werden de werkelijke succescriteria gerealiseerd in de projecten, en vergeet niet dat het succespercentage van 87 betrekking heeft op echte zakelijke kwesties. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een impact op de markt hebben gecreëerd door de omzet te verhogen, de doorlooptijd te verkorten of de werkelijke kosten te verlagen. Dus in 87 van de gevallen waren we succesvol in het realiseren van die doelen. Het andere getal is 69 en die 69 komt ook van het onderzoeksteam. De 69 geeft eigenlijk aan dat als je het project dat we hebben gedaan met bijvoorbeeld het pilotprojectteam in Linak vergelijkt met drie vergelijkbare projecten in dezelfde organisatie, dat we in 69 van de gevallen meer impact hebben gecreëerd dan vergelijkbare projecten in dezelfde organisatie.

En waar draait Half Double nu eigenlijk om? Het gaat over de drie kernelementen impact, flow en leiderschap en de reden waarom ik dit vertel, is omdat we deze drie kernelementen - impact, flow en leiderschap - terugzien in zowel de projectmanagementmethodologie als in de portfoliobenadering, Met andere woorden, we zorgen ervoor dat we impact creëren in de projecten en portfolio's die we uitvoeren, we willen een bepaalde flow bereiken, een dagelijkse progressie of ten minste wekelijkse progressie in onze projecten en portfolio's, en we willen er ook voor zorgen dat we een hoog niveau van leiderschap hebben en een zeer betrokken leiderschap bij het project.

Dit zijn dus de drie kernelementen die we gebruiken voor zowel de projectaanpak als de portfolio-aanpak. Een van de belangrijkste ideeën over Half Double is natuurlijk dat we de impact willen verdubbelen in de helft van de tijd, dus als we een half Double-project uitvoeren, willen we zo snel mogelijk beginnen met het creëren van impact. Ik vertel u dit ook omdat dit is wat we gaan doen in elk van de afzonderlijke projecten die we gaan uitvoeren met de Half Double-aanpak en dat moet natuurlijk worden weerspiegeld in de manier waarop we ons portfolio beheren, omdat we de voorkeur willen geven aan projecten die sneller impact kunnen creëren ten opzichte van projecten die niet in hetzelfde tijdsbestek impact kunnen hebben.

Deze mentaliteit van het zo snel mogelijk kunnen creëren van impact en tevredenheid bij belanghebbenden zal dus ook een duidelijk onderdeel zijn van het hele portfolioconcept. Nu ik deze inleidende ideeën over Half Double heb genoemd, denk ik dat we klaar zijn om in de hele portfolio-opzet te duiken, dus laat ik beginnen met waar de meeste portfolio's zich vandaag de dag bevinden. Een aantal van de bekende pijnpunten die we zien zijn de drie bellen die je op de dia ziet. Het eerste pijnpunt is dat waardecreatie meestal vrij onduidelijk is in de meeste portfolio's, dus het lijkt alsof iedereen het druk heeft en we constant kosten aan het afbranden zijn, maar we creëren niet echt impact. Die pijn of dat gevoel dat iedereen het druk heeft, maar dat we een beetje onzeker zijn over de werkelijke waardecreatie, lijken de meeste portfoliomanagers en leiderschapsteams te herkennen.

Het tweede pijnpunt dat we vaak tegenkomen als we advies inwinnen over portfolio's, is dat we te veel projecten tegelijk hebben. We zien dan dat systemen of nou ja, we zien dat het hele organisatorische systeem wordt overspoeld met te veel projecten tegelijk en het lijkt alsof het moeilijker is om sommige van deze projecten af te ronden, ook al worden er nog steeds veel projecten gestart. Dit hele idee over het starten van veel projecten zonder dat de projecten waarmee we nu bezig zijn zijn afgerond, is dus heel essentieel voor de aanpak die je over een paar minuten zult zien.

Het laatste probleem dat we meestal zien wanneer we onze portfoliomanager raadplegen, is dat je meestal te maken krijgt met vertraging en verre bestuursbesluiten. Je hebt misschien een goede interactie met je stuurgroep in het project, maar de stuurgroep moet vervolgens rapporteren aan een bestuur en dat bestuur komt meestal eens per maand bij elkaar, dus we moeten wachten op beslissingen van het algemene bestuur van het portfolio, En als we dan deze portfoliodirectie ontmoeten, hebben ze meestal een soort beperkt inzicht in de meest specifieke projecten, dus er kunnen te veel beslissingslagen zijn van het project naar de portfolio, en dat vertraagt ook een beetje de hele besluitvorming. Het is leuk dat wij ze zien, maar ervaren jullie ze ook, dus in hoeverre ervaren jullie deze drie pijnpunten in jullie organisatie?

Zo lanceren we nu een poll en voel je vrij om de poll te beantwoorden. Het is allemaal anoniem, dus niemand wordt naar voren gesleept. Dit is alleen maar om een idee te krijgen van hoe deze pijnen worden ervaren in jullie organisaties, dus laten we eens kijken hoe dit uitpakt.

Okay, het lijkt erop dat velen van u tot nu toe hun stem hebben uitgebracht en we zien nog een aantal stemmen binnenkomen. Over een paar seconden zullen we de resultaten met u allen delen, dus dit is het resultaat van de poll zoals die er nu uitziet. Als we kijken naar de waardecreatie die onduidelijk is, lijkt het erop dat ongeveer 30 procent van u deze uitdaging echt herkent en maar liefst 54 procent van u zou zeggen in hoge mate. Dan hebben we de topscore denk ik in het runnen van te veel projecten op hetzelfde moment ongeveer 67 van jullie hebben gezegd dat jullie dit probleem echt hebben ervaren en als we kijken naar de vertraagde en afstandelijke beslissingen van de raad van bestuur lijkt er een consensus te zijn met 54 procent over de gemiddelde mate waarin jullie dit ervaren dus zeker een hoge score op de ervaring met het hebben van te veel projecten op hetzelfde moment ook een neiging om een beetje onduidelijk beeld van de waardecreatie te hebben dank u zeer voor het meespelen op deze poll dus de vraag blijft natuurlijk hoe we dit kunnen oplossen en laat ik heel eerlijk tegen u zijn: Er is geen wondermiddel. Er is niet één gemakkelijke manier om dit op te lossen, dus wat we hebben gedaan met de Half Double-benadering is u een paar aanwijzingen geven over hoe u dit kunt oplossen en u moet dit natuurlijk aanpassen aan elke organisatie en de specifieke kenmerken van de organisatie waarmee u te maken hebt.

Het hoofdidee van de aanpak is wat u hieronder op deze dia ziet staan: sneller strategische impact bereiken met minder projecten en een nauwere relatie met besluitvormers. Dat is hoe we het willen oplossen en ik zal elk van deze elementen een voor een doorlopen en ook een aantal van de hulpmiddelen die we gebruiken om het op deze manier op te lossen, met elkaar in verband brengen, dus laat ik beginnen met het eerste deel van dit, laat ik beginnen met het sneller bereiken van strategische impact. Wat is dat? Ja, het draait allemaal om het prioriteren van projecten met een kortere doorlooptijd en een hoge stakeholdertevredenheid, dus om ervoor te zorgen dat de projecten die je doet de meeste strategische impact hebben.

Wel, wij stellen voor dat het portfoliocomité zijn projecten prioriteert aan de hand van deze grid. Wat is de zakelijke waarde van dit project? Wat is de tijdskritische waarde van dit project? Wat voor soort risico zullen we verminderen of welke kans zal worden vervuld met dit project en dan tel je de som van deze getallen op, die gaan van 1 tot 21 en dan heb je de tijdgewogen impact. De tijd-gewogen impact wordt dan gedeeld door de werkelijke omvang van de taak of de complexiteit van het project waarmee u te maken hebt, waardoor u een portfoliogewicht krijgt.
Dit getal kan u helpen om uit te zoeken welke projecten eigenlijk vrij snel effect hebben en welke projecten erg complex zijn en misschien een goed idee zijn om mee te wachten. Als u dit raster neemt en het in een echt één voor één raster zet, krijgt u een beeld dat er ongeveer zo uitziet (diagram in video).

De bel geeft dus aan hoe complex of hoe groot het project is en waar de bel zich bevindt, geeft aan hoe groot de impact is

Creëert het project impact en wanneer is het klaar om impact te creëren? Zoals je kunt zien, heeft de bel met de naam 'groot project' een vrij hoge score wat betreft de gewogen impact en duurt het vrij kort voordat de impact is bereikt. In dit geval minder dan zes maanden. Het minder gunstige project dat je hier in het raster ziet, is het project waarbij je anderhalf jaar moet wachten op de eerste impact en waarbij je eigenlijk een lage tijdsbasis voor impact hebt, wat betekent dat de kans of de zakelijke impact of de tijdskriticiteit voor dat project vrij laag is.

Dus we gebruiken dit raster om een overzicht te geven van hoe ons totale portfolio is samengesteld en samengesteld. Houd er rekening mee dat dit niet de enige taal is om aan te geven met welk project je wel of niet moet beginnen, maar dat het een werkelijke input is voor de dialoog over welk project de meeste impact lijkt te hebben in de kortst mogelijke tijd. Vervolgens combineren we die discussie met dit perspectief. Dit noemen we de portfolio-impactkaart. Hiermee krijgt u een overzicht van welke initiatieven of projecten bij welke strategische thema's horen, want als u uw portfolio opstapelt met betrekking tot elk van de strategische thema's, ziet u mogelijk een gat in sommige thema's met betrekking tot de projecten die u zou willen doen.

Eén perspectief op uw portfolio is natuurlijk de impact. Maar een ander perspectief op je portfolio is natuurlijk hoe je de strategie van je organisatie realiseert. Als je er dus voor zorgt dat je de belangrijkste thema's afdekt met een kortetermijn-, middellangetermijn- en langetermijnoriëntatie in termen van impact, maakt het natuurlijk uit welke projecten je prioriteit geeft. Daarom denken we dat het in evenwicht brengen van deze twee visies, de visie op het creëren van impact en de strategische evaluatie, natuurlijk aan de portfoliomanagementraad is om te beslissen welke projecten we dan prioriteren als de belangrijkste en welke we in de wacht zetten. Deze twee overzichten helpen hen daarbij.

Dan gaan we verder met het volgende onderdeel. Het volgende onderdeel is het sneller bereiken van de strategische impact, maar dan wel met minder projecten tegelijk. Dit noemen we een korte en vette aanpak. Dus, wat we proberen te doen met de schoudervette aanpak is dat we er eigenlijk voor zorgen dat we maar twee projecten tegelijk proberen te doen, want als we dat doen, werken we efficiënter. Dus, hoe werkt dat in het portfolio?

Hier ziet u de levenscyclus van een portfolio. U ziet enkele van de lopende nieuwe ideeën die u in de trechter hebt. Ze wachten erop om te worden opgepikt en opgestart in het portfolio vlak voor gate one. Dan heb je na gate one een impact solution design proces, wat het proces is waarbij je een overkoepelend geweldig idee opsplitst in kleinere impactelementen en je project zo ontwerpt dat het zo snel mogelijk impact creëert. Je betrekt dus een groot aantal belanghebbenden bij dat proces om uit te zoeken hoe we dit project in stukjes en beetjes kunnen snijden om ervoor te zorgen dat het in zo kort mogelijke tijd zoveel mogelijk impact creëert.

Daarna volgt poort 2, waarbij de projecten die je hebt afgestemd op impact, worden uitgevoerd in sprints van, laten we zeggen, zes maanden, misschien zelfs drie maanden. Het zou ook negen maanden kunnen zijn, afhankelijk van wat voor soort tijdsbestek je denkt dat bij je organisatie past. En wat we proberen te doen met elk van deze fasen is om slechts een beperkt aantal projecten tegelijkertijd te hebben lopen. In dit geval kun je dus zien dat er op dit moment maar zes projecten in de impactoplossing kunnen zitten, omdat dat onze capaciteit is op dit moment. En daarom moeten we prioriteiten stellen voor de projecten die we willen opstarten en op de juiste manier willen verdelen, zodat ze impact kunnen hebben.

En in de uitvoeringsslots zie je dat je project 7 tot en met project 18 hebt. Dat zijn de slots die beschikbaar zijn voor uitvoering. In dit geval kunnen er dus maar 12 projecten tegelijk worden uitgevoerd. Zo proberen we het dus te benaderen. Vanuit het perspectief van de portfoliomanagementcommissie proberen we heel duidelijk prioriteiten te stellen met betrekking tot de projecten die het belangrijkst zijn voor deze organisatie, namelijk de projecten die we op dit moment uitvoeren.

En hoe beoordelen we vervolgens dit aantal of deze capaciteit? We beginnen met onze mensen van hoog kaliber. We beginnen dus met het identificeren van de 20 beste mensen of wat wij noemen stermensen of materiedeskundigen die het belangrijkst zijn voor alle projecten. We beginnen dus met het identificeren van die 20 mensen en wijzen ze toe aan 40 verschillende projecten. We wijzen alleen de top van onze beste mensen toe om ervoor te zorgen dat ze kunnen deelnemen aan de, in dit geval, 12 plus 6, oftewel 18 projecten die we op de andere pagina hadden. Dus zo pakken we het aan. We wijzen alleen onze belangrijkste mensen toe, want als we dat doen, komen we erachter wat onze capaciteit is, en dat is het geheim: als je je eigen capaciteit kent, beperk je je van het doen van te veel projecten tegelijkertijd.

Dan komen we bij het leiderschapsgedeelte, en het leiderschapsgedeelte gaat over het hebben van nauwe relaties met de feitelijke beslissers. Dus wat we in deze opzet voorstellen is om toegewijde leiderschapsteams te hebben met inzicht die elk maximaal drie projecten hebben. In dit geval zouden we dus voorstellen dat de portfoliograad, laten we zeggen dat er vijf mensen in de portfoliograad zitten, dan zouden ze toegang hebben tot 15 projecten tegelijk. Ze kiezen elk drie projecten met betrekking tot het strategische raster dat u eerder hebt gezien in het impactraster, waarvan zij denken dat het projecten zijn die belangrijk zijn voor hen en voor het bedrijf dat ze creëren.

Drie projecten per persoon is dus eigenlijk waar wij de voorkeur aan geven, en de rest laat u over aan uw geweldige collega's in de boot. Dit stelt ook een maximum aan het aantal projecten dat we tegelijkertijd kunnen uitvoeren. En het belangrijkste idee is om ervoor te zorgen dat de projecteigenaar die deel uitmaakt van de portfoliogroep ook deel uitmaakt van elk van de drie projecten. Deze persoon komt dus elke week twee uur bijeen in het project om ervoor te zorgen dat dit project op schema ligt en impact heeft, en deze persoon, de projecteigenaar, brengt ook alles mee wat besproken moet worden in het portfoliobord. Op deze manier ontstaat er een zeer praktijkgerichte dialoog over de belangrijkste projecten in de organisatie.

Dan kun je je afvragen hoe het zit met de rest van de projecten, en dat is een goede vraag, want hoe zit het met de rest van de projecten? Welnu, wat wij denken te doen is ervoor te zorgen dat de vijf mensen die je eerder hebt gezien de leiding krijgen over de top 15 in dit geval. Ik weet dat er op de dia top 20 staat, maar zij hebben de leiding over de top 50 of de top 20, dat wil zeggen het belangrijkste project voor deze organisatie. Vervolgens heb je een vergelijkbare portfoliogroep in elke strategische bedrijfseenheid die hun 20 projecten beheert, waarbij ze prioriteiten stellen voor welke sleutelfiguren elk van deze 20 projecten wordt uitgevoerd.

Het gaat er dus vooral om dit in een piramide op te bouwen. En dan laat je de rest los. Je moet de basislagen vrijmaken omdat het anders alleen maar rand wordt en dan laat je de rest gaan.

Creëert het en wanneer is het klaar om impact te creëren? Zoals je kunt zien, scoort het zogenaamde geweldige project vrij hoog op het gebied van gewogen impact en duurt het vrij kort voordat het impact heeft. In dit geval minder dan zes maanden. Het minder gunstige project dat je hier in het raster ziet, is het project waarbij je anderhalf jaar moet wachten op de eerste impact en waarbij je eigenlijk een lage tijdsbasis voor impact hebt, wat betekent dat de kans of de zakelijke impact of de tijdskriticiteit voor dat project vrij laag is.

Het gaat er dus vooral om dit in een piramide op te bouwen. En dan laat je de rest los. Je moet de basislagen vrijmaken, omdat het anders alleen maar een zeer tijdrovend overzicht van de resourcecapaciteit wordt, en daar heb je een systeem voor nodig. Alan zal ons later een voorbeeld geven van wat voor soort systeem ons kan helpen om dat te doen, maar je moet top-down beginnen als je deze oefening doet, althans dat zou onze voorkeur hebben.

En ik weet dat dit misschien een gek idee is voor sommige organisaties om ons heen en voor sommige organisaties waar u werkt, maar als u vragen hebt, kunt u die nu stellen via de knop V&A. Ik zal dan een paar vragen beantwoorden terwijl Alan ons gaat helpen met de daadwerkelijke toepassing van deze oefening in een real-life portfolio in de mondiale context. Dus voel je vrij om de knop V&A te gebruiken als je vragen hebt over dit onderwerp.

Alles goed, misschien ben je nu aan het typen, wat helemaal prima is. En als je vragen hebt, voel je dan vrij. Ik zie vragen opkomen, daar kom ik zo op terug. Voel je vrij om je vragen ook op te schrijven tijdens de sessie die we met Alan zullen hebben en we zullen er een paar beantwoorden als we tijd hebben.

Laten we proberen nu één vraag te beantwoorden. Hoe beoordeelt u de impact van must-do nalevingsprojecten? Ik denk dat dit een goede vraag is, omdat het een voor de hand liggende discussie is die je gewoonlijk in de organisatie voert. In dit geval zou de risicovermindering of de kans het nummer zijn van de impact die moet worden gecreëerd door projecten die moeten worden uitgevoerd. Dus in dat geval helpt het prioriteringsschema ons om ervoor te zorgen dat als je bijvoorbeeld 21 geeft voor risicovermindering, je weet dat je nu een heel belangrijk project hebt in termen van naleving, maar dat helpt ons ook om dat project te prioriteren.

Er is nog een vraag over de afzonderlijke SBU-projecten die gebruikmaken van dezelfde middelenpool als de strategische projecten, dus moet je die ook niet beheren? Dat klopt helemaal, dat is een vraag van Yannick en natuurlijk moet je ervoor zorgen dat de middelenpools worden verdeeld over elke laag van de piramide. Dus het geval hier is natuurlijk dat je de middelen die je gebruikt voor de top 20 moet reserveren en dan kun je de rest van het portfolio van de SBU's vullen met de rest. Dus dat is de manier waarop je dat kunt benaderen. Ik weet dat het geen perfect systeem is, maar het is tenminste een werkbare oplossing. Oké, Ik heb nog één vraag en er is er hier één. Ik vind het moeilijk om de projecten op te delen in kleinere stukjes. Heb je niet geadviseerd om dat te doen en ik denk dat dat natuurlijk iets is waar we allemaal mee worstelen.dubbele methodologie kijkt, zul je manieren vinden om je project te benaderen met een heleboel verschillende vragen die te maken hebben met ten eerste hoe kunnen we dit project opdelen in termen van het product of de functies die we leveren hoe kunnen we het opdelen in termen van de processen die we proberen te creëren voor dit project kunnen we het ene proces voor het andere introduceren en het laatste deel is hoe kunnen we het opdelen in kleinere stukjes? kunnen we het ene proces voor het andere introduceren en het laatste deel is hoe we het kunnen opdelen in termen van mensen, wat betekent dat er een segment is dat voor de hand ligt om te beginnen met een minimum levensvatbaar product.dubbel aan elkaar moeten koppelen als je de methodologie gebruikt in het project, je weet dat je dat moet doen om die input te krijgen voor de prioritering van het portfolio, dus dat hangt zeker met elkaar samen. Oké, dat was een goed begin. Ik zal kijken naar een aantal vragen terwijl Alan zal presenteren en we zullen nog een paar vragen beantwoorden, maar ik denk dat het tijd is voor mij om een stapje terug te doen en Allen hier bij ons te laten komen voor zijn introductie tot de halve verdubbeling van het portfolio en de wereldwijde verbinding. Dus heel erg bedankt dat je hier bent Adam en veel succes met je presentatie. Dank je wel, dank je wel. Hallo allemaal en natuurlijk welkom bij dit geweldige webinar. We waren erg blij met de toespraak van Michael, wat altijd een spannend moment is en vandaag ga ik aan jullie presenteren hoe ze het portfolio hebben verdubbeld binnen een systeem en hoe dit kan worden geïmplementeerd in je eigen organisatie. Voordat we beginnen wil ik jullie graag wat achtergrondinformatie geven over onze organisatie, we heten proactive en we zijn al meer dan 21 jaar actief op deze markt. We maken nu deel uit van de fellow mind group, wat betekent dat we meer dan 25 verschillende kantoren in Europa hebben met meer dan 1250 fellows of werknemers.

Dat gezegd hebbende, wil ik direct beginnen met de twee onderdelen, maar dit geeft u wel een idee van hoe en wat u tijdens deze sessie te zien zult krijgen. We laten een actuele klantcase zien en laten zien hoe je kunt leren van zijn uitdagingen, hoe het implementatieproces werkt en hoe Half Double kan worden aangepast aan jouw behoeften. U ziet ook een tool die volledige ondersteuning biedt voor de Half Double-portfoliomethodologie, die we samen hebben ontwikkeld als ze worden geïmplementeerd en waar we erg trots op zijn.

Gedenk dat we ervan uitgaan dat u allemaal al een beetje op de hoogte bent van de Half Double-portfoliomethodologie, dus ik ga de concepten niet uitleggen, maar ik laat zien hoe het er in het echt uitziet.

Hierna gaan we verder met de Half Double-portfoliobenadering. Alles wat u in deze presentatie ziet, is 100% gebaseerd op het halve niveau van de portfoliomethodologie. Dat betekent dat we dit niet vanaf nul zijn begonnen; we hebben het eigenlijk al lang geleden opgebouwd toen we begonnen met het bouwen van verschillende modules bovenop de Half Double methodologie. We zullen niet al deze modellen aan u kunnen tonen. In plaats daarvan gaan we u een actuele klantcase laten zien en hoe u ook kunt selecteren welk model het belangrijkst is voor uw organisatie. Vergeet niet dat er verschillende opties zijn, maar misschien is geen van alle de juiste voor uw organisatie.

Global Connect klantcase, om u een indruk te geven van onze klant. Hope Global Connect is een toonaangevende Europese leverancier van technologie en datacommunicatie. Ik denk dat ze onlangs, twee jaar geleden, zijn begonnen met deze digitale transformatie binnen hun bedrijf. Maar ze gebruikten de Half Double methodologie om echt te helpen en op schema te blijven met al die groei. Op dat moment moest de methodologie eigenlijk een oplossing vinden om hun projecten echt binnen budget te krijgen en de oplossing die we vonden was het Microsoft-platform. Die oplossing hebben we gebruikt om de hele Half Double voor de portfoliomethodologie te ondersteunen en om duidelijk zichtbaarheid en controle te geven over de projecten van Global Connected. Als gevolg daarvan is Global Connect nu in staat om het proces te stroomlijnen en het aantal uren dat wordt besteed aan projectmanagement met 84% te verminderen. Ja, dat is ongelooflijk. Dus laten we eens kijken hoe ze dat doen of hoe ze dat hebben gedaan.

Ik wil graag een inleiding geven over hoe alles is begonnen, want onthoud dat als je alleen een hulpmiddel hebt zonder dat je weet hoe het moet worden aangestuurd, je in feite in de problemen komt. Je hebt echt concepten nodig om te bepalen in welke richting de tool je moet sturen, en daarom speelt Half Double voor de portfolio hier een belangrijke rol. We hebben heel nauw samengewerkt met verschillende workshops waarin we hebben vastgesteld en kunnen zien hoe het concept kan passen bij een realistisch hulpmiddel om die gegevens echt te organiseren en te structureren. Om je een idee te geven van hoe alles in zijn werk gaat, hebben we verschillende sjablonen of PowerPoint-presentaties die op maat zijn gemaakt voor Global Connect. Elk van deze presentaties of sjablonen vertelt je een beetje hoe de oplossing je kan helpen om betere projecten te realiseren. Let goed op hoe dit alles is opgebouwd, natuurlijk met veel zorg voor de lay-out en de visuals, en we moesten er ook voor zorgen dat al deze sjablonen in onze overwegingen waren meegenomen voordat we met de tool begonnen. En je ziet het resultaat, dat eigenlijk heel indrukwekkend is.

Al deze sjablonen waren dus heel belangrijk toen we aan de slag gingen met de implementatie van dit project. Het belangrijkste is dat Peter Cassane, sponsor van Global Connect, aan het eind van deze presentatie een verklaring aflegt. Maar de lay-out en de visuals waren heel belangrijk. We moesten 100 procent trouw zijn aan de lay-out en het moderne uiterlijk.

Doorgaan naar de oplossing: ja, we hebben voor Microsoft gekozen. Microsoft is al vele jaren een toonaangevende speler op dit gebied, en weet je, dus we gebruiken iets dat het Power Platform wordt genoemd om echt zorg te dragen, dat valt onder de Office 365 Microsoft-tenant. Ik wil graag beginnen met een korte toelichting omdat veel mensen Microsoft Project kennen uit het verleden, maar Microsoft Project is veranderd. Het is eigenlijk herboren en opnieuw vormgegeven, gebaseerd op een uitgebreid onderzoek gedaan door Microsoft, volledig aangepast aan de toekomstige staat van werk en projectmanagement, en ook volledig geleverd op het web. Het is 100% web, maar het belangrijkste is dat het onder het Microsoft-platform valt, wat een veilige plek is om te zijn, en de meeste organisaties zitten eigenlijk op de Microsoft-strategie in de cloud.

Ik heb een snelle poll, dus Patrick, help me even. Maakt uw organisatie al gebruik van Microsoft Office 365 en moet de poll open staan? Het is interessant om te zien hoe snel de cijfers veranderen. Ik geef je nog een paar seconden voordat ik de resultaten kan onthullen. Ik denk dat we een heel goed aantal hebben bereikt. Zoals verwacht elke keer als ik deze toespraak geef of als ik het heb over de Microsoft-technologieën, en we zien dat meer dan 75% al Microsoft Office 365 heeft binnen de organisatie. Dat is eigenlijk het aantal dat we hier hebben, meer dan 75% heeft Microsoft Office 365. Terug naar de dia's.

Microsoft Office 365 heeft iets dat het Microsoft Power Platform wordt genoemd, dat is gebouwd voor de toekomst omdat het gebruikmaakt van het concept van weinig of geen code. Je hoeft niet echt een ontwikkelaar te zijn om iets te bouwen; je kunt wat wij noemen de zakelijke of de burger-ontwikkelaar zijn, waarbij je in staat bent om daadwerkelijk dingen te bouwen bovenop de drag-and-drop mogelijkheden. Dat is echt belangrijk omdat je binnen deze hele context business analytics applicatieontwikkeling en automatisering kunt brengen. Wat we hebben gedaan om de moderne toolset voor projectbeheer op te bouwen, is Project for the Web ingebed en gepusht. Dit is de moderne projectbeheertool binnen Microsoft Teams die je alle samenwerking biedt en alles wat je nodig hebt om je projecten samen met je teams op te leveren.

We hebben dataconnectors en ook AI-bouwers die ons voorspellingen en algoritmen kunnen leveren waarmee we AI kunnen toevoegen aan de gegevens waar we het zo meteen over gaan hebben. Hoe Global Connect gebruik maakte van deze hele reeks toepassingen. Ze zijn hetzelfde als jullie; ze maakten al deel uit van de 75% die Office 365 al heeft. In principe hebben jullie, ik denk dat de meeste van onze klanten, al de licentie die nodig is om de oplossing te implementeren; ze hoeven alleen nog maar de juiste onderdelen op het juiste moment aan elkaar te koppelen.

Hier zie je een kort overzicht van hoe de oplossing eruitziet. Project staat bovenaan het diagram. Vervolgens gaan we voor iets dat we de routekaarten noemen en Project voor het web. Dit is waar de planning wordt gedaan en de visualisatie van de projecten in de grafische weergave worden gepresenteerd. Maar nu verbinden we de Office 365 Groups en Teams om samenwerking en communicatie met projecten mogelijk te maken. Bovendien geeft het Power Platform ons al het platform dat nodig is om robuuste applicaties te bouwen die deze gegevens gebruiken.

We gebruiken Power BI om dit alles inzichtelijk te maken, terwijl Outlook een grotere rol speelt bij het verzamelen van gegevens en feedback over de service. Met Power Automate kunnen we alle automatisering achter de schermen bouwen. Simpel als dat, de meeste organisaties hebben al deze componenten al binnen hun bedrijf. Een heel belangrijk punt om te vermelden is dat alles wat je hier ziet volledig toegankelijk is via Microsoft Teams. We hebben gebouwd voor de toekomst; we willen werken binnen hetzelfde platform in dezelfde werkruimte, en daarom hebben we gekozen voor Microsoft Teams met het Microsoft-platform om een soort hub van alles te zijn, zodat je nooit je platform hoeft te verlaten waar je communiceert met je teams om echt te handelen en te werken met je projecten.

Naar de oplossing toe, heb ik nog één vraag aan jullie. Heeft uw organisatie een systeem of oplossing om uw projectenportfolio te beheren? De peiling zou open moeten staan.

Erg interessant om de cijfers te zien. Ik geef jullie nog een paar seconden voordat ik de resultaten kan onthullen. Ik denk dat we een heel goed aantal hebben bereikt. Zoals verwacht elke keer als ik deze toespraak geef of als ik het heb over de Microsoft-technologieën, en we zien dat meer dan 75% al Microsoft Office 365 heeft binnen de organisatie. Dat is eigenlijk het aantal dat we hier hebben, meer dan 75% heeft Microsoft Office 365. Terug naar de dia's.

Naar de oplossing toe heb ik nog een poll om het jullie te vragen. Heeft uw organisatie een systeem of oplossing om uw projectenportfolio te beheren? De peiling zou open moeten staan.

Erg interessant om de cijfers te zien. We zijn er bijna

Dan gaan we kijken hoe alle gegevens van mijn project worden gepresenteerd. We hebben een samenvattend overzicht met snelle en volledige toegang tot alle projectgegevens. Maar dat is niet het enige: met interactieve grafische componenten kun je met slepen en neerzetten onderdelen binnen het project dynamisch wijzigen met zeer snelle muisklikken. Er zijn ook zeer visuele componenten, zoals een boomstructuur om de hiërarchie van onze doelstellingen weer te geven en te ondersteunen. Het is licht genoeg voor de kosten, waardoor je snel een overzicht krijgt zonder naar de cijfers te hoeven kijken; je ziet hoe ver je bent van het bereiken van het einddoel van dat project.

Een op maat gemaakte lay-out voor het vertrouwen en alle plaatsingen waren daar een uiterst onderdeel van door ons team om het voor jou gemakkelijk te maken om die gegevens in te voeren en dynamisch te wijzigen. Project Estate is iets waar we allemaal voor zorgen, en het is heel belangrijk. Je hebt een duidelijk en geconsolideerd overzicht nodig van je projectstatus, en waarom zou je die projectstatus niet met één klik op de knop kunnen bijwerken? Maar dat niet alleen, we hebben ook de voortgang en inzicht tweets van de project Half Double methodologie ingebouwd die de top drie laatste updates laat zien met een beperkt aantal te gebruiken karakters.

We hebben een concept geïntroduceerd dat we de momentopname en geschiedenis van je projectstatus noemen en waarmee we nu trendanalyses en voorspellingsalgoritmen kunnen genereren bovenop die gegevens, waardoor we in de toekomst misschien kunnen voorspellen en vertellen dat die projecten die drie maanden achter elkaar een rode API hebben, meestal mislukken.

Naast de projectstatus hebben we een meer gedetailleerde manier om die gegevens te verzamelen, die volledig interactief is met het systeem. We zorgen er ook voor dat dit alles dezelfde en uniforme interface heeft in het hele systeem. We gebruiken de Impact Case zoals Michael die aan ons heeft gepresenteerd, met een zeer aanpasbaar raster waarmee je het gedrag in zakelijke impact met basislijn en KPI's direct in het systeem kunt visualiseren. Je hoeft nergens heen om die informatie te zien. In principe is al die informatie duidelijk en toegankelijk voor je.

Priority Grid, ik heb eigenlijk een persoonlijke favoriet voor deze specifieke module, maar het is een tool die veel verder gaat dan de wetenschappelijke evaluatie van projecten. Het maakt een dialoog binnen de organisatie mogelijk en dit is een uitzonderlijke oplossing en concept gebleken bij onze klanten. Waarom? Het is eenvoudiger, het is effectief en het is duidelijk voor iedereen. En wat je ziet als onze organisatie begint te zien, is dat de projectmanager zich echt gaat bezighouden met de manier waarop hij zijn business cases opstelt om ervoor te zorgen dat deze prioriteit krijgen, zodat je direct binnen je systeem over gegevens van hoge kwaliteit beschikt.

Wat we hier eigenlijk bouwen, is een moderne lay-out met grafische visualisaties. Zo kunt u eenvoudig zien hoe de portfolio eruit ziet en wat de gevolgen zijn van elk project. We maken het ook mogelijk om de geschiedenis van alle wijzigingen bij te houden, omdat prioriteiten kunnen veranderen, en je kunt altijd teruggaan en informatie bijhouden, zelfs bij audits bovenop die informatie op Priority Grid.

Het Priority Grid is gebouwd met speciale componenten omdat, zoals je weet, de methodologie van Half Double gebruikmaakt van het Fibonacci-concept, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de berekeningen goed worden uitgevoerd. Dus wanneer je die gegevens invoert, heb je al die componenten grafisch voor de gebruikers om in te voeren en je de juiste informatie op het juiste moment te geven. We moeten altijd aan mobiliteit denken, dus de hele oplossing die je hier ziet werkt ook en wordt ondersteund door alle mobiele iOS-platforms die vandaag de dag op de markt zijn. Je kunt dus niet alleen de informatie lezen, maar zelfs interactief zijn. Dus als ik op weg ben naar mijn werk in de trein en ik wil mijn project aanpassen, kun je direct toegang krijgen tot die informatie en deze wijzigen in je mobiele app.

In DP Design moesten we ook zorgen voor de lay-out die hier werd gepresenteerd. De oplossing kon niet alleen een eenvoudige lijst weergeven. Daar hebben we voor gezorgd en we hebben geluisterd naar Half Double Byplamet en onze klant Global Connect om een zeer grafische visualisatie te bouwen met het MVP-ontwerp. Met een op maat gemaakt raster op een bedrijf dat 100% ondersteuning biedt voor de MVP ontwerpmodule hebben we Half Double voor methodologie.

En hoe kun je nu eigenlijk realistische projectplannen maken? Excel is er al vele, vele jaren, maar wat als je een wereldwijd bekende planner kunt gebruiken? We hebben een zeer moderne lay-out om de gebruikers tevreden te stellen met een zeer interactieve en moderne interface, maar tegelijkertijd geven we realistische planningen, want achter de schermen is dat Project for Microsoft. Het doet al deze planningen hier, en in principe stel ik de gebruikers tevreden die van Excel houden met een rasterweergave.

Ik heb de liefhebbers van de Agile-methoden of de borden- of kaarsweergave. We hebben een bordweergave. En let op, dit is precies hetzelfde plan en ik kan nu in mijn sprints spelen zoals ik dat doe met mijn favoriete tools, gewoon met behulp van bordweergaven en het slepen en neerzetten van die items binnen mijn sprints. En we kunnen nooit de traditionele projectmanagers vergeten die gek zijn op Gantt-diagrammen. En nu noemen we het een tijdlijnweergave, die volledig interactief is. Je kunt je projecten verslepen en we zullen dat project altijd opnieuw plannen met afhankelijkheden en voorgangers binnen dat plan. Dit is dus een game-changer tijdens het plannen van je projecten. Je hebt een volledig functionele planner in handen. Heel eenvoudig en heel modern.

Hoe kunnen we voor onze resources zorgen? We weten dat dit meestal het grootste probleem is voor onze bedrijven. We moeten ons dus echt inspannen en iets waardevols bouwen voor de projectmanagers in de organisatie. Maar we mogen nooit vergeten om de Half Double voor portfoliomethodologie te ondersteunen. Nu gebruiken we het hoge kaliber resources binnen ons team en krijgen we een volledig overzicht en alle analyses van resources die aan mijn project zijn toegewezen. Wat is het toewijzingspercentage en met welk profiel voeden ze zich? Wanneer de projectmanagers hier komen, weten ze of de projectleiders weten of ze al dan niet voldoen aan de eisen van onze mensen met een hoog kaliber resource-methodologie.

We introduceren nu voor Global Connect een tool voor capaciteitsbeheer. We zijn niet alleen in staat om hun locatie binnen het project te meten, maar ook om een kruislijn te zien. Ik kan dus, zoals Michael al zei, misschien drie maanden, zes maanden of zelfs een jaar vooruit spelen. Je kunt daar nu altijd voor zorgen met een grafische visualisatie die laat zien waar je resultaten van hoog kaliber zich te veel bevinden, waardoor het voor jou makkelijker wordt om middelen binnen je organisatie te verslepen en opnieuw toe te wijzen. Houd er altijd rekening mee dat dit wordt ondersteund door de methodologie die is bewezen door onderzoekers en die u de juiste richting geeft voor het optimaliseren en beheren van uw resources binnen uw organisatie.

Niet alleen dit, maar de meeste bedrijven moeten ook risico's beheren. Daarom is de risicomodule met een speciaal tintje toegevoegd, omdat we ook onze rasterweergave hebben gebouwd volgens het concept van de Half Double-methodologie. Je kunt dus zien welke risico's meer waarschijnlijkheid en de meeste impact hebben in een grafische visualisatie met behulp van onze risicomatrixgrafiek. Bekijk mijn tweede of misschien twijfel ik nog - een van mijn favoriete modellen over de Half Double-methodologie. Ik noem het eigenlijk de methodologische stap - het hart van het project is een tweewekelijkse geplande enquête die automatisch naar alle belanghebbenden wordt gestuurd om ervoor te zorgen dat je de goede kant opgaat.

Artiestenprojecten brengen echt waarde voor de organisatie, maar nu vanuit een ander perspectief. Dit systeem hier moeten we echt uitgebreid onderzoeken om te evalueren waarom mensen enquêtes niet beantwoorden en wat mensen kan belemmeren om een enquête in te vullen. Misschien is het een systeem dat ik moet installeren. Ik moet inloggen. Op basis van die informatie geven we natuurlijk alle resultaten met een grafische visualisatie, een tijdlijn voor de projectmanagers met semi-anonieme gegevensverzameling. Dat betekent dat we alleen verwijzen naar een specifieke rol, maar we geven niet de naam van de antwoorden of de mensen die antwoorden. Maar we gebruiken ook een zeer revolutionaire feedback die Outlook heet.

We hebben ons systeem gekoppeld aan een revolutionaire methode die we Outlook actionable emails noemen. Elke week stuurde het systeem e-mails naar de belanghebbenden binnen dat project, waarin ze informatie kregen over het project, maar waarin ook belangrijke vragen werden gesteld op basis van de post-check methodologie, ondersteund door Half Double. Dit is geweldig omdat er geen excuus is om niet te antwoorden omdat dit direct binnen een systeem komt. Het heeft een zeer aantrekkelijke lay-out en is eenvoudig te beantwoorden. Niemand kan het beantwoorden van onze feedback overslaan en het is bewezen dat dit bijna 100 antwoorden binnen ons systeem oplevert.

Nu gaan we naar het rapportagegedeelte, waarbij we de tijd controleren, bijna klaar. De rapportagetijd is de manier waarop we echt inzicht krijgen in onze projecten. Onze rapporten zijn bedoeld en gemaakt om informatie te geven op basis van wat de klant vraagt. Dus hoe kan ik de projecten evalueren die ik uitvoer, zelfs met een zeer uitgebreide set rapporten en dashboards in het systeem? We kijken niet alleen naar elk project, maar worden ook daadwerkelijk in elke fase geplaatst, maar ook hoe is de voortgang? Wat is de inspanning? Wat is de investering in dat project?"

Daarna gaan we kijken hoe alle gegevens van mijn project worden gepresenteerd. We hebben een samenvattend overzicht met snelle en volledige toegang tot alle projectinformatie. Maar dat is niet alles; met interactieve grafische onderdelen kun je onderdelen binnen het project verslepen en dynamisch wijzigen. Met zeer snelle klikken en ook zeer visuele componenten zoals een boomstructuur om onze objectieve hiërarchie te tonen en te ondersteunen. Het is licht genoeg voor de kosten, waardoor je snel een overzicht krijgt zonder naar de cijfers te kijken. Je ziet hoe ver je verwijderd bent van het einde van dat project en ons team heeft een op maat gemaakte lay-out voor het vertrouwen en alle plaatsingen gemaakt om het je gemakkelijk te maken die gegevens in te voeren en dynamisch te wijzigen.

Projecteigendom is iets waar we allemaal voor zorgen en het is heel belangrijk. U hebt een duidelijk en geconsolideerd overzicht nodig van uw projectstatus. En waarom zou je die projectstatus niet met één klik op de knop kunnen bijwerken? Maar dat niet alleen, we hebben ook de voortgang en inzicht tweets van het project ingebouwd, zware dubbele methodologie die de top drie laatste updates laat zien met een beperkt aantal te gebruiken karakters, waardoor nauwkeurige en samengevatte informatie over het project wordt getoond.

We hebben een concept geïntroduceerd genaamd de momentopname en geschiedenis van je projectstatus waarmee we nu trendanalyses en voorspellingsalgoritmen kunnen genereren bovenop die gegevens. Zo kunnen we in de toekomst misschien voorspellen dat projecten die drie maanden achter elkaar een rode API hebben, meestal mislukken.

Naast de projectstatus hebben we een meer gedetailleerde manier om die gegevens te verzamelen die volledig interactief is met het systeem. En we zorgen er ook voor dat dit alles dezelfde en uniforme interface heeft in het hele systeem. We gebruiken de impact case zoals Michael die heeft gepresenteerd met een zeer aanpasbaar raster waarmee je het gedrag in zakelijke impact met basislijn en KPI's direct in het systeem kunt visualiseren. Je hoeft nergens heen om die informatie te zien. In principe is alle informatie duidelijk en toegankelijk voor u; u kunt deze informatie direct in ons raster bewerken.

Prioriteitenraster is opgebouwd uit speciale componenten omdat, zoals u weet, de methodologie van Half Double gebruikmaakt van het Fibonacci-concept, dat ervoor zorgt dat de berekeningen correct worden uitgevoerd.

We moeten altijd aan mobiliteit denken, dus de hele oplossing die je hier ziet, werkt ook en wordt ondersteund door alle mobiele iOS-platforms die momenteel op de markt zijn. In principe kun je dus niet alleen de informatie lezen, maar er zelfs interactief mee werken. Dus als ik op weg ben naar mijn werk in de trein en ik wil mijn project aanpassen, kun je direct toegang krijgen tot die informatie en deze wijzigen binnen je mobiele app.

In het ontwerp van dp moesten we ook rekening houden met de lay-out die hier werd gepresenteerd. De oplossing kon niet gewoon een eenvoudige lijst weergeven. Dus daar hebben we voor gezorgd en we hebben eigenlijk geluisterd naar Half Double by Planmet en onze klant Global Connect om een zeer grafische visualisatie te bouwen met het mvp-ontwerp met een op maat gemaakt raster op een bedrijf dat 100% de mvp-ontwerpmodule ondersteunt die we hebben Half Double-methodologie.

Hoe kun je dan eigenlijk realistische projectplannen maken? Excel bestaat al vele jaren, maar wat als je een wereldwijd bekende planner kunt gebruiken? We hebben een zeer moderne lay-out om de gebruikers tevreden te stellen met een zeer interactieve en moderne interface, maar tegelijkertijd bieden we realistische planningen omdat Project for Microsoft achter de schermen al deze planningen maakt. En in principe stel ik de gebruikers tevreden die liefhebbers zijn van Excel met een rasterweergave; ik heb de liefhebbers van de, ik zou zeggen, de agile methoden of de borden of kaarsweergave we hebben een bordweergave. En let op, dit is precies hetzelfde plan en ik kan nu in mijn sprints spelen zoals ik dat doe met mijn favoriete tools, gewoon met behulp van bordweergaven en door die items binnen mijn sprints te slepen.

En we mogen nooit de traditionele projectmanagers vergeten die gek zijn op Gantt-diagrammen en nu noemen we het een tijdlijnweergave die volledig interactief is. Je kunt je projecten slepen en neerzetten, en we zullen dat project altijd opnieuw plannen met afhankelijkheden en voorgangers binnen dat plan. Dit is dus een game-changer tijdens het plannen van je projecten; je hebt een volledig functionele planner in handen, heel eenvoudig en heel modern.

Hoe we voor onze resources kunnen zorgen, we weten dat dit meestal het grootste probleem is dat onze bedrijven hebben. We moeten ons dus echt inspannen om iets waardevols te bouwen voor de projectmanagers in de organisatie. Maar we mogen nooit vergeten om de Half Double voor portfoliomethodologie te ondersteunen, dat is wat ons echt naar de juiste plaats drijft. Nu maken we gebruik van het hoge kaliber resources binnen ons team en krijgen we een volledig overzicht en alle analyses van resources die aan mijn project zijn toegewezen, wat het toewijzingspercentage is en op welk profiel ze zich richten. Wanneer de projectmanagers hier komen, weten ze of de projectleiders weten of onze mensen al dan niet voldoen aan de high-caliber resource-methodologie.

We introduceren nu voor Global Connect een tool voor capaciteitsbeheer. We zijn niet alleen in staat om de toewijzing binnen het project te meten, maar ook om een kruislijn te zien. Ik kan dus, zoals Michael al zei, misschien drie maanden, zes maanden of zelfs een jaar vooruit kijken. Je kunt daar nu altijd voor zorgen met een grafische visualisatie die laat zien wanneer je resultaten van hoog kaliber overmatig gelokaliseerd zijn, waardoor het makkelijker voor je wordt om middelen binnen je organisatie te verslepen en opnieuw toe te wijzen. Houd er altijd rekening mee dat dit wordt ondersteund door de methodologie die is bewezen door onderzoekers en die u de juiste richting geeft voor het optimaliseren en beheren van uw resources binnen uw organisatie.

Risico's, niet alleen dit, maar de meeste bedrijven moeten risico's beheren. Dus de risicomodule heeft een speciaal tintje gekregen omdat we ook een rasteroverzicht hebben gemaakt volgens het concept van de halfdubbele methodologie. Je kunt dus zien welke risico's meer waarschijnlijkheid en de meeste impact hebben in een grafische visualisatie met behulp van onze risicomatrixgrafiek.

Post-check, mijn tweede, of misschien twijfel ik nog. Een van mijn favoriete modellen is de Half Double-methodologie, zoals ik het noem. De methodologische stap, het hart van het project, is een tweewekelijkse enquête die automatisch naar alle belanghebbenden wordt gestuurd om ervoor te zorgen dat je de goede kant op gaat en dat het project echt waarde toevoegt aan de organisatie. Maar nu op zoek naar een ander perspectief.

Dit systeem moeten we echt uitgebreid onderzoeken om te evalueren waarom mensen geen enquêtes beantwoorden en wat mensen kan belemmeren om een enquête in te vullen. Misschien is het een systeem dat ik moet installeren, ik moet inloggen. Op basis van die informatie geven we natuurlijk alle resultaten met een grafische visualisatie, een tijdlijn voor de projectmanagers met semi-anonieme gegevensverzameling. Dat betekent dat we alleen verwijzen naar een specifieke rol, maar we geven niet de naam van de antwoorden of de mensen die antwoorden. Maar dan gebruiken we een zeer revolutionaire feedbacktool, die Outlook heet. Ja, waarom zouden we geen gebruik maken van onze beroemde en prachtige Outlook.

We hebben ons systeem gekoppeld aan een zeer revolutionaire methode die Outlook actionable e-mails heet. Elke week stuurt het systeem e-mails naar de belanghebbenden binnen dat project, waarin ze informatie over het project krijgen, maar ook belangrijke vragen worden gesteld op basis van de post-check methodologie die wordt ondersteund door Half Double. Dit is geweldig, want als ze die vragen beantwoorden in de e-mail zonder in te loggen in het systeem, leggen we de informatie vast, slaan we die op in het systeem, en nu hebben we die informatie samengevoegd en geaggregeerd in het project. Ik weet, oké, mijn stakeholders zijn heel tevreden met dat project of misschien moet ik iets aanpassen op basis van hun feedback. Dit is een geweldige tool die we introduceren en, ja, zoals ik al zei, revolutionair.

Meer rapporten, want we weten dat het topmanagement meestal dol is op rapporten. We hebben nu niet alleen een gedetailleerd projectrapport, maar ook een samenvattend rapport dat alle projecten binnen dat portfolio laat zien. En je kunt alles snijden en snijden wat je maar wilt. Het is gebaseerd op Power BI, dus je kunt de gegevens in plakjes en blokjes verdelen op basis van elk kenmerk en elke dimensie die je hebt, en je krijgt ook een volledig interactief overzicht waarin je kunt inzoomen op alle gedetailleerde informatie binnen dat project.

We hebben ook ingebouwde rapporten, dashboards en dashlets. Dit is niet alleen een Power BI-rapport, maar je kunt ook Power BI-dashlets maken die verschillende dimensies van dat project laten zien. Zoals Michael al zei, een rapport van drie pagina's met alle belangrijke statistieken van dat project en dashlets. Ze zijn allemaal met elkaar verbonden, het is volledig interactief, maar we kunnen ook een dashboard op hoog niveau maken op portfolioniveau.

Daarnaast bieden we ook een manier om de vrije slots te evalueren en om te zien hoe de projecten lopen, hoeveel ruimtes je hebt en hoeveel van die ruimtes op de vrije slots al dan niet worden gebruikt. Hier kun je beginnen met het opbouwen van je mindset om echt prioriteiten te stellen. Het belangrijkste is dat veel methodologieën het zo ingewikkeld maken. Wij hebben verdubbeld om het ons gemakkelijk te maken met dit idee. Nu bouwen we een mindset op om echt te beginnen met het prioriteren van onze projecten, kijkend naar welke van onze fasen of poorten, hoeveel beschikbare slots ik heb.

Het geeft ons niet alleen een grafische visualisatie op een tijdlijn gebaseerd op het fase- en poortmodel, maar ook een gemarkeerde KPI die aangeeft of je je limiet bijna hebt bereikt of al hebt bereikt. We gebruiken ook de strategie om echt te kijken naar de impact op basis van de strategie van uw organisatie, hoeveel projecten u uitvoert op elk van die strategische pijlers en of ze snel of sneller resultaat opleveren.

Hier is een snelle manier om wat we in het concept zagen te vertalen naar een live gekoppeld rapport voor uw organisatie. We gaan nu voor een meer grafische visualisatie; ik begin deze mindset van het prioriteren van mijn projecten op te bouwen. Maar wanneer ik op deze plek kom waar ik echt mijn portfolio prioriteringsrooster moet maken, is het geen geheim welk product eigenlijk meer waarde heeft dan andere. Ik kan duidelijk alle projecten zien op basis van de impact, het portfoliogewicht en zelfs andere factoren. Bij elke wijziging kunnen we zelfs kijken naar de geschiedenis van de wijzigingen van die prioritering, zodat je kunt proberen te begrijpen waarom dat specifieke project nu een lagere prioriteit heeft dan misschien vorige maand.

Ik heb nu een vraag en help me alstublieft. Hoe worden projectstatusrapporten en portfolio-inzichten tegenwoordig in uw organisatie gegenereerd? Ik denk dat dat wel interessant wordt, want we hebben een aantal onthullingen te vertellen over hoe die rapporten vandaag de dag eigenlijk worden gegenereerd en een beetje meer water. Ja, dat is eigenlijk een heel interessant doel. We zien dat we nu rond de 80 zitten op handmatig gegenereerde rapporten en om eerlijk te zijn is dit de realiteit van iedereen met wie we hebben gesproken. Als je geen tool hebt die dit echt ondersteunt, is het moeilijk om tijd te besteden aan het bouwen van deze oplossing, dus je moet het werk doen, je moet leveren, je doet het handmatig.

Ik denk dat we bijna klaar zijn, 82 heeft uw rapporten en inzichten handmatig gedaan en ik zal u aan het einde van deze presentatie enkele cijfers en feiten laten zien die laten zien hoe we de tijd die we besteden aan het bouwen van deze rapporten voor Global Connect kunnen verbeteren en verminderen. Terug naar hen. Ik wil nog één rapport laten zien, omdat dit laat zien hoe we sommige van deze statusrapporten bouwen. Ik wilde nu kijken naar het grote geheel, dat een live rapport is dat is gebouwd in Power BI en ik zal je laten zien hoe je moet klikken. Alsjeblieft in de bovenhoek. Nee, ga terug in de bovenhoek. Ja, kijk hier eens naar, dit is precies hoe de sjabloon aan ons werd gegeven, wat we dachten is oké, dit is hoe de projectmiddelen hun status moeten genereren, waarom niet.

En dat is precies wat we hebben gedaan. Dit is een van de voorbeelden van een sjabloon met de naam dp1, dat wordt gebruikt voor goedkeuring tussen twee fasen. En hetzelfde is gedaan voor alle sjablonen, als je kijkt naar het originele sjabloon, hoe het eigenlijk is gedaan en hoe het eigenlijk aan ons is geleverd. Dus als, ja, oeps. Ja, dit is het originele sjabloon, dit is PowerPoint bouwen, maar waarom zou ik dat sjabloon niet live gekoppeld hebben aan mijn rapport en dan heb ik het niet alleen over dit mainframe, maar ook over alle subrapporten met de impact case met mijn one pager impact checker one pager, wat trouwens een van mijn favoriete rapporten is die me op één pagina alle informatie vertelt over mijn project met de laatste status, de status van het leiderschap corner alle antwoorden uit de enquête over de post-check, mijn prioritering binnen tweets op één unieke pagina. Dit is echt mooi en we proberen aan te sluiten bij de lay-out die de klant prettig vindt om te gebruiken. Je hoeft dit dus niet meer in PowerPoint te maken, je komt gewoon hier en je kunt het exporteren naar PowerPoint. We hebben risico-acties we hebben het key stakeholders overzicht gedaan, kijken naar welke en hoe de stakeholders spelen binnen dat specifieke project, de projectorganisatie wanneer je een project start kun je dit gebruiken als een real-life tool allemaal volledig verbonden met ons systeem, het MVP ontwerp, hoe ik makkelijk kan communiceren over mijn hele board, hoe dingen opgeleverd gaan worden, welke mijlpaal, welke hefboom ik heb op elk van deze levert impact tracking niet alleen het bijhouden van wat er is gedaan op het gedrag en de zakelijke impact, maar ook wanneer u dat specifieke doel bereikt dat we voor u hebben gemarkeerd dat u al hebt bereikt of dat u bijna dat specifieke doel bereikt hiërarchie duidelijk maken van wat zijn de doelstellingen, het doel, de succescriteria, alle leven gedaan binnen het systeem.

Post-check geeft ook een overzicht van de impactflow en de antwoorden van de leidinggevenden op basis van gegevens van seniorkennis, die niet alleen laten zien welke antwoorden er binnenkomen, maar ook wat het gemiddelde is. Vergeet niet dat deze informatie afkomstig is van je Outlook e-mails. Impact delivery milestone plan, hoe ik mijn leveringen en sprints plan, en natuurlijk hebben we nu bijna genoeg tijd, ik heb nog één minuut over voor wat verklaringen en waarom we het prioriteitenraster gebruiken, we kunnen al deze dia's achteraf met jullie delen, maar ik wil allereerst Michael en Peter Cassandra bedanken, die dit met buitengewone deskundigheid en professionaliteit heeft gedaan.

Hi, dit is Peter K van Global Connect. Ik kondig met trots aan dat we samen met proactive en implement een nieuw portfoliomanagementsysteem voor Global Connect hebben ontwikkeld op basis van het Half Double-raamwerk. Dit nieuwe systeem geeft ons nieuwe mogelijkheden die we nog niet eerder hebben gezien. Alle Half Double-documentatie die we gebruiken voor de portfoliomeetings wanneer we beslissingen moeten nemen, wordt nu in het systeem ingevoegd en geïntegreerd. Dit betekent dat we geen Word, Excel of PowerPoint meer gebruiken. Bovendien hebben we ook een real-time systeem voor de toewijzing van middelen ingebouwd, wat betekent dat we nu in de toekomst kunnen kijken en kunnen zien of de middelen beschikbaar zijn wanneer we de projecten moeten afronden. Proactive en Implement bedankt voor dit fantastische systeem. Ik kijk echt uit naar de nieuwe use cases die we in de toekomst samen gaan ontwikkelen.

Zeker! Hier is de tekst zonder tijdsloten:

Jep, laten we zo stoppen. Kun je terugkomen zodat ik het jawoord kan lezen? De resultaten waren: 15 geloven duurt twee dagen, 31 geloven duurt twee weken, 44 geloven duurt twee maanden, maar ik heb eigenlijk een verrassend antwoord voor je. Het duurt twee dagen om deze hele set in te zetten. Maar dat betekent niet dat je al aan de slag bent, want dan moet je het nog adopteren, en dat kost je twee weken om te begrijpen. Ook op maat gemaakt voor jouw organisatie kun je het binnen twee maanden daadwerkelijk gaan gebruiken. Maar als je nu echt de volledige schade begint op te lopen en in staat bent om te verbeteren, dan duurt het ongeveer twee jaar. Want dat is de tijd die je nodig hebt om je voordeel te doen: twee jaar, na een investering van twee maanden in deze specifieke tool. Dus, dank je wel. Super bedankt, Alan, dat je met ons meedoet aan deze sessie. En als er nog meer vragen binnenkomen, voel je dan vrij om de V&A te gebruiken, en ik zal een beetje moeite doen om te proberen in te gaan op de paar vragen die er nog zijn. Dus als u vragen hebt, stel ze dan gerust.

De volgende vraag die ik zie, gaat over het kort en dik concept door projecten op te splitsen in kleinere stukjes. Dan verliest elk klein stukje eigenlijk aan aandacht en strategisch belang. Dus hoe kunnen de gevolgen worden aangepakt door de strategische focus te houden op zelfs het project in kleinere stukjes? En deze vraag is geweldig in de zin dat, natuurlijk, de meeste strategieën het grotere pakket van een heleboel impactbits zouden inhouden. Soms lijkt het er echter op dat we de strategische impact kunnen creëren door slechts een paar stukjes te leveren. En dat is eigenlijk waar de Half Double aanpak mee probeert te werken. Maar dat gezegd hebbende, het is wat we proberen een actieve keuze van het portefeuillecomité te maken om te beslissen. Laten we een voorbeeld nemen: je hebt een project en je kunt het opdelen in vier stukjes impact. De eerste twee stukjes kunnen in de eerste drie maanden worden uitgevoerd. Dus je voert die twee delen uit. En dan zegt het portfoliocomité: "Oké, we moeten er nog een project bij doen voor de komende drie maanden." Dus nu zetten we de twee onderdelen die nog ontbreken even in de wacht. En na drie maanden zullen ze, je weet wel, de laatste twee stukjes uitvoeren. Dus dat is de manier waarop wij voorstellen dat het portefeuillecomité eigenlijk heel actief werkt aan het prioriteren van projecten en de strategie die ze zoveel mogelijk willen realiseren. Dat gezegd hebbende, heb je natuurlijk deze strategie-uitdaging. Dus nogmaals, zoals ik in het begin al zei, het is geen wondermiddel om alles op te lossen, maar het is zeker een manier om een veel dynamischere en wendbaardere aanpak in uw portfolio te krijgen.

Daarna hebben we nog een vraag, die volgens mij eigenlijk heel interessant is, en ik wil u hier houden omdat u hebt samengewerkt met Global Connect. De vraag luidt hier: "Hoe goed hebben bedrijven waarmee u hebt samengewerkt deze aanpak in hun organisatie ingevoerd en welke uitdagingen hebben zij ervaren?". En natuurlijk weerspiegelt deze vraag echt de uitdaging van dit concept, want ik denk dat als je dit ziet, het voor de meesten van jullie logisch zal zijn hoe we het portfolio proberen te benaderen, maar ik denk ook dat je kunt aanvoelen hoe dit pijn doet, weet je, in termen van heel strikt zijn in je prioritering, heel duidelijk zijn over welke projecten het belangrijkst zijn en welke mensen aan welke projecten werken. Je moet dus heel duidelijk zijn in je strategie en je moet heel duidelijk zijn in je implementatie hiervan. En wat we hebben gezien in de Global Connect case, om maar een voorbeeld te geven, is dat het systeem dat Alan heeft helpen creëren samen met Global Connect echt zorgt voor een soort beklijvende aanpak. Want als iedereen zijn gegevens invoert in de Microsoft-setup, precies in het Microsoft-platform, dan blijft de implementatie natuurlijk ook goed hangen omdat alle gegevens daar aanwezig zijn. Dus dat helpt echt heel veel, en dat is ook de reden waarom wij, in dit geval, dachten dat het systeem echt zou kunnen helpen bij de implementatie. En als ik daar nog iets aan toe mag voegen, we hebben jarenlang gezien dat mensen een systeem niet echt accepteerden omdat het ingewikkeld was. Het is te langzaam. Bij Global Connect kwam juist de feedback dat het systeem heel gemakkelijk te gebruiken is. Het komt overeen met wat ze leren in de lessen in Half Double, en het biedt hen veel waarde door tijd te besparen. Dus een systeem dat ondersteuning biedt op een manier zoals dit platform, kan echt waarde toevoegen en je leven gemakkelijker maken, je veel helpen en veel van die uitdagingen binnen een implementatie elimineren. Dat is ook zo. En dan wil ik nog een heel interessant gegeven delen dat betrekking heeft op het moment dat de portfoliocommissie met deze opzet begon te werken. Dus ondanks dat we het systeem hadden, ondanks dat we hier al een tijdje over aan het discussiëren waren, moesten we natuurlijk tijdens onze eerste prioriteringsvergadering te veel projecten in de pijplijn stoppen. Dus, weet je, het is, het is weer geen gemakkelijke manier om het te benaderen. Maar toen hadden we het over het idee om een beperkt aantal projecten te hebben: dit is waartoe we in staat zijn. Dus, weet je, wat zal er gebeuren met de twee projecten die we net hebben ingediend, en iedereen kruiste zijn vingers en hoopte op het beste. Twee weken later, toen we weer bij elkaar kwamen, zaten die twee projecten nog steeds vast. Niemand werkte eraan omdat er geen mensen waren, er was geen lijn aan toegewezen. Dus, weet je, je komt op hetzelfde punt, of je nu prioriteiten stelt of niet, projecten worden niet gedaan als je ze alleen maar in het systeem zet, als er niemand echt aan werkt. Dus ik denk dat het ook interessant is dat sommige organisaties die portfoliomanagement vandaag de dag uitvoeren, die actieve beslissingen niet nemen, je laat het gewoon aan de rest van de organisatie over om die beslissingen te nemen, en natuurlijk helpt het systeem ons om bovenop die beslissingen te zitten als een portfolio. Super, en dan is er nog een laatste vraag omdat we de bovenste al beantwoord hebben over de must-do compliance vragen, en de laatste twee vragen hebben echt te maken met het opsplitsen van een lang transformatieprogramma. Dus, hoe deel je het op in een programma? En ik denk dat, weet je, het eenvoudige antwoord hierop is dat wanneer je een programma hebt en je hebt het opgesplitst in een paar projecten, dan zullen de projecten natuurlijk, weet je, de impact creëren. We zullen dus ook proberen om de projecten op te splitsen in kleinere stukjes impact. Het antwoord is dus om de impact die we creëren in de programma's af te stemmen op de projecten die we doen. Dat gezegd hebbende, de optie hier is niet om Half Double te doen op je hele portfolio, en ik denk dat sommige organisaties nog steeds lange en dunne projecten nodig hebben omdat, weet je, als je bijvoorbeeld een nieuw IC-project wilt doen waarbij je de fundering bouwt, dan moet je het op een goede oude klassieke manier opleveren. Dus je hebt misschien nog steeds een aantal lange en dunne projecten die samenwerken met je meer wendbare dynamische portfolio. Ik denk dat we hiermee een aantal vragen hebben beantwoord en ik denk ook dat jullie erg geduldige luisteraars zijn geweest, dus hartelijk dank dat jullie bij ons zijn gebleven. En ik denk dat ik een paar minuten zal gebruiken om deze sessie af te sluiten. Hartelijk dank. Dank jullie wel. Dank jullie wel, jongens. Tot ziens. Dus, als je me kunt helpen om de dia te veranderen, Patrick, dan zal ik even kijken naar de laatste paar zomerdia's, en hier is de latere. Heel erg bedankt dat je bij ons bent gebleven. Goed. Dus, we komen dichter bij het delen van het laatste deel van de presentatie met jullie. Hier is het dan. Wat kan mijn inspiratie zijn voor mijn volgende stap? Patrick, kun je me helpen met Julia? Dank je wel. Dus, wat betreft inspiratie voor de volgende stap, ten eerste, weet je, probeer naar het Half Double Institute dot org te gaan. En daar vind je wat meer informatie over het Half Double Portfolio Concept. Je kunt er ook een korte video over vinden. Maar je kunt er ook meer details vinden over de Half Double Methodologie, want zoals sommige vragen hier aangaven, is het natuurlijk een belangrijk onderdeel van het uitvoeren van dit in het portfolio. Zoek dus gerust verder op Half Double Institute dot org voor het meest specifieke handboek hierover, over de drie kernelementen van Half Double. Als je meer wilt weten over Half Double, het is eigenlijk een volledig ontwikkelingsspierpakket. Dus als je de manier waarop je projecten, die we de ontwikkelingsspieren van je organisatie noemen, wilt ontwikkelen, dan heb je met Half Double de mogelijkheid om in de Half Double methodologie voor het project te duiken. Je hebt de mogelijkheid om je te verdiepen in de Half Double Portfolio, en je hebt ook de mogelijkheid om je te verdiepen in de trainingsopzet die we hebben gemaakt voor Half Double. En binnenkort, aan de andere kant van de zomer, kun je ook deelnemen aan het certificeringsprogramma voor Half Double, en dat is een van onze komende sessies. Dus, als je, nogmaals, naar Half Double Institute dot org gaat, onder evenementen, vind je deze twee komende webinars die je kunt bijwonen als je meer wilt weten over Half Double certificeringsniveaus, de drie niveaus die we na de zomer introduceren, en de opleidingen die tot deze certificeringen leiden. En je kunt ook meer horen over Half Double Research, waar ik het aan het begin van deze sessie heel kort over had, en je kunt Pia Smiley van August University horen vertellen over hoe zij de projecten hebben geëvalueerd, hoe zij deze hele evaluatie hebben opgezet. En ik denk dat dat heel inspirerend kan zijn, ook vanuit het perspectief van een projectmanagementbureau. Er is veel inspiratie te halen uit die sessie. Dus, ik denk dat wat hier overblijft is, natuurlijk, om te zeggen als je meer wilt weten over Half Double in het portfolio, als je meer wilt horen over de salute, de Microsoft platformoplossing, weet je, voel je vrij om mij en Alan te schrijven, en we zullen je graag helpen en je ook voorzien van materiaal als je daar iets van nodig hebt. Dus, heel erg bedankt voor het meespelen, en bedankt, Alan, dat je me hier wilt vergezellen. Dus hou je goed en bedankt dat je de tijd hebt genomen om deel te nemen aan onze sessie. Dank je wel.

Dank je wel, doei!

Transcript

Bekijk video op Vimeo