Webinar - Half Double portefølje

Få et førstehåndsinnblikk i hvordan du kan skalere den smidige Half Double-tilnærmingen fra ett prosjekt til mange prosjekter.

Se video på Vimeo

Er verdiskapningen i porteføljen din uklar, har du for mange prosjekter på samme tid eller opplever du at styrebeslutninger blir forsinkede og fjerne?
Forstå hvordan du kan løse noen av disse problemene med Half Double-porteføljetilnærmingen. Konseptet vil hjelpe deg med å fokusere på strategisk effekt, legge til rette for kort og god flyt i porteføljen og skape engasjerte ledergrupper med innsikt.

Dig Deeper

Informasjon

Allan Rocha: Direktør for prosjekttjenester i ProActive. Allan har viet hele sin karriere til prosjekt- og porteføljestyringsløsninger i alle typer selskaper og har spilt en nøkkelrolle i å skape koblingen mellom Microsoft PPM Solution og Half Double portfolio. Michael Ehlers: Partner i Implement Consulting Group. Michael er en av grunnleggerne og Implements viktigste pådriver i utviklingen av Half Double-porteføljen.

Transcript af Webinar om Half Double i porteføljer

Hei alle sammen, velkommen til denne sesjonen om Half Double i porteføljen, jeg heter Michael Ehlers og er partner i Implement Consulting Group. Jeg har vært partner i Implement de siste 14 årene og jobbet med prosjekter og porteføljer, jeg er også prosjektleder for Half Double og har drevet Half Double-initiativet de siste fem årene, og jeg er ganske spent i dag på å presentere Half Double-porteføljen som vi skal introdusere sammen med meg i denne sesjonen, Jeg er direktør for prosjektoperasjoner og -tjenester og proaktiv del av Fellowmind Group, i likhet med Michael. Jeg har jobbet med prosjekter i over 17 år, og det er en glede for meg å være her i dag og vise dere et veldig interessant case med Microsoft-plattformen og Half Double-porteføljen. Vi ses snart!

Vi ses snart, Alan, for jeg skal gå gjennom agendaen nå, og Patrick her vil hjelpe meg med å sette opp agendaen, og fra ditt perspektiv vil du se meg på kameraet, men som du så her, har jeg Alan med meg i rommet, og han vil hjelpe meg med å introdusere Half Double i porteføljen, og på den andre siden har jeg Patrick med meg. Patrick tar seg av det tekniske og chatten, og hvis du har noen spørsmål, er det han som svarer på dem. I denne økten begynner vi med å gi deg en innføring i Half Double-porteføljemetoden. Jeg går gjennom den overordnede tilnærmingen, og så får du muligheten til å stille spørsmål underveis. Du finner en knapp nederst på skjermen der det står Spørsmål og svar, og hvis du trykker på den knappen, kan du skrive spørsmål til Half Double-porteføljemetoden. Vi vil bruke litt tid på å svare på noen av disse spørsmålene, og i den andre delen av programmet vil vi etter noen spørsmål gå videre til Alan, som vil presentere Microsofts ppm-verktøy og Global Connect-caset for å se hvordan vi har brukt Half Double-porteføljetilnærmingen i en virkelig bedrift. Jeg vil avslutte økten og konkludere litt, og alt dette vil vare i så langt som halvannen time, så vær så snill å holde ut, og vi vil prøve å samhandle med deg med noen få avstemninger underveis, vi vet at det er litt tid, men vær så snill å bære over med oss, og vi håper at du vil synes det er interessant å følge oss hele veien super la meg dykke rett inn i det og la meg bare gi deg noen få tall om Half Double fordi før jeg snakker om porteføljekonseptet.

Som du kanskje vet, startet Half Double med dette 30-tallet, dette er prosentandelen av prosjekter som for øyeblikket anses som vellykkede, og vi ønsket å øke suksessraten for prosjekter. Vi vil gjerne øke dette tallet fra 30 til 40, for det kan virkelig utgjøre en stor forskjell i måten vi gjennomfører prosjekter på i dag, og så langt har vi faktisk bevist at Half Double-prosjektmetodikken fungerer i prosjekter. Vi har satt sammen et forskerteam som har undersøkt de 16 pilotprosjektene der vi har utviklet metodikken og brukt den, og i 87 av tilfellene ble de faktiske suksesskriteriene oppfylt i prosjektene, og husk at denne suksessraten på 87 er knyttet til reelle forretningsproblemer. Det betyr for eksempel at vi har skapt en effekt i markedet i form av økte inntekter, kortere tid til markedet eller lavere faktiske kostnader. I 87 av tilfellene lyktes vi med å nå disse målene. Det andre tallet er 69, og 69 kommer også fra forskningsteamet. De 69 indikerer faktisk at når du sammenligner prosjektet vi gjennomførte med for eksempel pilotprosjektteamet i Linak med tre lignende prosjekter i samme organisasjon, så skapte vi i 69 av tilfellene større effekt enn lignende prosjekter i samme organisasjon, så dette er bare for å gi deg en introduksjon til noen av de merittene Half Double allerede har oppnådd.

Og hva handler Half Double om? Vel, det handler om de tre kjerneelementene effekt, flyt og lederskap, og grunnen til at jeg forteller deg dette, er at vi ser at disse tre kjerneelementene - effekt, flyt og lederskap - både i prosjektledelsesmetodikken og i porteføljetilnærmingen er avgjørende, Vi vil med andre ord sørge for at vi skaper effekt i prosjektene og porteføljene vi driver, vi ønsker å oppnå en viss flyt, en daglig eller i det minste ukentlig progresjon i prosjektene og porteføljen vår, og vi vil også sørge for at vi har et høyt lederskapsnivå og et svært engasjert lederskap i prosjektet.

Så dette er de tre kjerneelementene vi bruker både i prosjekttilnærmingen og når vi skalerer den til porteføljetilnærmingen. En av hovedtankene bak "half double" er selvfølgelig at vi ønsker å skape dobbelt så stor effekt på halvparten av tiden, så når vi gjennomfører et "half double"-prosjekt, ønsker vi å starte effektskapingen så snart som mulig, slik at vi prøver å fremskynde veien til effekt og skape effekt så snart som mulig. Når jeg forteller deg dette, er det også fordi det er dette vi vil gjøre i hvert av de individuelle prosjektene som vi vil kjøre med Half Double-tilnærmingen, og det må selvfølgelig gjenspeiles i måten vi driver porteføljen vår på, fordi vi ønsker å favorisere de prosjektene som kan skape effekt raskere i forhold til prosjekter som ikke gir den samme effekten innen samme tidsramme.

Så denne tankegangen om å kunne skape effekt og interessenttilfredshet så raskt som mulig vil også være en veldig tydelig del av hele porteføljekonseptet. Etter å ha sagt disse innledende ideene om Half Double, tror jeg vi er klare til å dykke ned i hele porteføljeoppsettet, så la meg begynne med hvor de fleste porteføljer befinner seg i dag, og dette er noe vi innser når vi konsulterer selskaper som prøver å drive porteføljer. Noen av de velkjente smertene vi ser der ute, er de tre boblene du ser på lysbildet. Den første smerten er at verdiskapningen vanligvis er ganske uklar i de fleste porteføljer, så det virker som om alle er travle, og at vi hele tiden brenner av kostnader, men at vi egentlig ikke skaper noen effekt. Denne smerten eller følelsen av at alle er opptatt, men at vi er litt usikre på den faktiske verdiskapningen, er noe de fleste porteføljeforvaltere og ledergrupper kan kjenne seg igjen i.

Den andre smerten vi ofte opplever når vi konsulterer i forbindelse med porteføljer, er at vi har for mange prosjekter på samme tid, og vi ser at hele organisasjonssystemet oversvømmes av for mange prosjekter på samme tid, og det virker som om det er vanskeligere å fullføre noen av disse prosjektene, selv om mange prosjekter er under oppstart. Så hele denne ideen om å starte mange prosjekter uten å ha fullført de prosjektene vi holder på med akkurat nå, er svært viktig for tilnærmingen som du vil se om noen minutter, så det å ha for mange prosjekter samtidig er en av de velkjente smertene i de fleste porteføljer.

Den siste smerten vi vanligvis ser når vi konsulterer porteføljeforvalteren vår, er at du vanligvis vil oppleve en slags forsinkelse og fjerne styrebeslutninger. Du har kanskje et godt samspill med styringsgruppen i prosjektet, men så må styringsgruppen rapportere til et styre, og styret møtes vanligvis en gang i måneden, så vi må vente på beslutninger fra det overordnede porteføljestyret, Når vi så møter porteføljestyret, har de vanligvis begrenset innsikt i de mest spesifikke prosjektene, så det kan bli for mange beslutningsnivåer fra prosjektet til porteføljen, noe som også forsinker hele beslutningsprosessen. Dette er noen av problemene vi står overfor der ute, og vi vil gjerne spørre dere om dere også opplever disse problemene. Det er fint at vi ser dem, men opplever dere dem også, og i hvilken grad opplever dere disse tre smertene i organisasjonen deres?

Så vi lanserer en avstemning akkurat nå, og du er velkommen til å svare på avstemningen, alt er anonymt, så ingen vil bli trukket frem, dette er bare for å få en følelse av hvordan disse smertene gjenspeiles i dine organisasjoner der ute, så la oss prøve å se hvordan dette faller ut, så vær så snill og svar på avstemningen, så er jeg stille i bare to sekunder mens du konsentrerer deg om å svare.

Okay, det ser ut til at mange av dere har gitt deres stemme så langt, vi ser fortsatt noen få stemmer som kommer inn, og om noen sekunder vil vi dele resultatene med dere alle, så dette er resultatet av avstemningen slik det er akkurat nå, så hvis vi ser på verdiskapningen, er det uklart, det ser ut til at omtrent 30 prosent av dere virkelig anerkjenner denne utfordringen, og så mye som 54 av dere vil si i stor grad. Så har vi toppscore når det gjelder å kjøre for mange prosjekter samtidig, omtrent 67 av dere har sagt at dere virkelig har opplevd dette problemet, og hvis vi ser på forsinkede og fjerne styrebeslutninger, ser det ut til å være enighet om at 54 prosent av dere opplever dette i middels grad, så det er definitivt en høy score på opplevelsen av å ha for mange prosjekter samtidig, og også en tendens til å ha et litt uklart bilde av verdiskapningen: Det finnes ingen mirakelkur. Det finnes ikke én enkel måte å gjøre det på, så det vi har gjort med Half Double-tilnærmingen, er å gi deg noen tips om hvordan du kan løse det, og du må selvfølgelig tilpasse det til hver enkelt organisasjon og detaljene i den organisasjonen du står overfor, så la meg gi deg en kort introduksjon til Half Double-porteføljetilnærmingen.

Hovedideen bak denne tilnærmingen er det du finner nedenfor på dette lysbildet: "Raskere til strategisk effekt med færre prosjekter og et tettere forhold til beslutningstakerne". Det er slik vi foreslår å løse det, og jeg skal gå gjennom hvert av disse elementene ett etter ett og også knytte noen av verktøyene vi bruker for å prøve å løse det slik, så la meg starte med den første delen av dette, la meg starte med raskere til strategisk innvirkning. Hva er det? Ja, vel, det handler om å prioritere prosjektene du har med redusert tid til effekt og høy interessenttilfredshet, slik at du sørger for at prosjektene du gjennomfører, er de som skaper størst strategisk effekt, og hvordan gjør du det, spør du kanskje?

Vi foreslår at porteføljekomiteen faktisk prioriterer prosjektene sine ved hjelp av dette rutenettet, og vi foreslår faktisk at de for hvert prosjekt de kjører i porteføljen, vurderer. Hva er forretningsverdien av dette prosjektet? Hvor tidskritisk er dette prosjektet? Hva slags risiko vil vi redusere, eller hvilke muligheter vil vi realisere med dette prosjektet, og så legger man sammen summen av disse tallene, som går fra 1 til 21, og får den tidsvektede effekten. Den tidsvektede effekten divideres deretter med den faktiske jobbstørrelsen eller kompleksiteten i prosjektet du står overfor, noe som gir deg en porteføljevekt.
Dette tallet kan hjelpe deg med å finne ut hvilke prosjekter som faktisk gir ganske rask effekt, og hvilke prosjekter som er veldig komplekse og kanskje er en god idé å vente med. Hvis du tar dette rutenettet og setter det inn i et faktisk ett og ett rutenett, får du et bilde som ser omtrent slik ut (diagram vist i videoen).

Så boblen representerer hvor komplekst eller stort prosjektet er, og hvor boblen befinner seg, vil faktisk plassere det i forhold til hvor stor effekt det har

Skaper det effekt, og når er det klart til å skape effekt? Som du kan se, vil boblen som kalles "stort prosjekt" ha en ganske høy poengsum når det gjelder vektet innvirkning, og det vil ta ganske kort tid å skape innvirkning. I dette tilfellet mindre enn seks måneder. Det mindre gunstige prosjektet som du ser i rutenettet her, er det prosjektet der du må vente halvannet år på den første effekten, og der du faktisk vil ha en lav tidsrate for effekt, noe som betyr at muligheten eller forretningseffekten eller tidskritikaliteten vil være ganske lav for det prosjektet.

Så vi bruker dette rutenettet til å gi en oversikt over hvordan den totale porteføljen vår er satt sammen og sammensatt. Husk at dette ikke er et entydig svar på hvilket prosjekt du bør starte med og ikke starte med, men det er et konkret innspill til dialogen om hvilket prosjekt som ser ut til å skape størst effekt på kortest mulig tid. Så kombinerer vi den diskusjonen med dette perspektivet. Det er dette vi kaller porteføljens effektkart. Det vil gi deg en oversikt over hvilke initiativer eller hvilke prosjekter som hører til hvilke strategiske temaer, for det du vil se når du setter sammen porteføljen din i forhold til hvert av de strategiske temaene, er at du kanskje har et gap i noen av temaene i forhold til de prosjektene du ønsker å gjennomføre.

Så ett perspektiv på porteføljen din er selvfølgelig påvirkningen. Men et annet perspektiv på porteføljen din er selvfølgelig hvordan du realiserer organisasjonens strategi. Så det å sørge for at du dekker de viktigste temaene på kort, mellomlang og lang sikt når det gjelder innvirkning, vil selvfølgelig ha betydning for hvilke prosjekter du velger å prioritere. Derfor mener vi at det er porteføljestyrets oppgave å balansere disse to perspektivene, synet på effektskaping og den strategiske gjennomgangen, for å avgjøre hvilke prosjekter vi skal prioritere som de viktigste, og hvilke vi skal sette på vent. Så disse to visningene vil hjelpe dem med å gjøre det.

Deretter går vi videre til neste del. Den neste delen handler om å komme raskere til den strategiske effekten, men samtidig gjøre det med færre prosjekter. Dette er det vi kaller en kort og fet tilnærming. Det vi prøver å gjøre med den korte og tykke tilnærmingen, er å sørge for at vi bare prøver å gjennomføre to prosjekter samtidig, for da jobber vi mer effektivt. Hvordan kommer dette til uttrykk i porteføljen? La meg gi deg et eksempel på hvordan det kan arte seg.

Her ser du livssyklusen til en portefølje. Her ser du noen av de løpende nye ideene du har i trakten. De vil være der ute og vente på å bli plukket opp og startet i porteføljen som vil være like før gate én. Deretter har du en prosess for utforming av effektløsninger, som er prosessen der du tar en overordnet god idé og bryter den ned i mindre effektelementer, og utformer prosjektet for å skape effekt så raskt som mulig. Du involverer mange interessenter i denne prosessen, og finner ut hvordan vi kan dele opp prosjektet for å sikre at det skaper mest mulig effekt på kortest mulig tid.

Deretter har du en gate 2 der prosjektene du har skreddersydd for effekt, gjennomføres i sprinter på, la oss si, seks måneder, kanskje til og med tre måneder. Det kan også være ni måneder, avhengig av hva slags tidsramme du mener passer for din organisasjon. Det vi prøver å gjøre med hver av disse fasene, er å bare ha et begrenset antall prosjekter i gang samtidig. I dette tilfellet kan du se at bare seks prosjekter kan være med i impact-løsningen akkurat nå, fordi det er slik kapasiteten vår er på dette tidspunktet. Derfor må vi prioritere hvilke prosjekter vi ønsker å starte opp og dele dem opp på riktig måte, slik at de kan skape effekt.

Og i utførelsessporene ser du at du har prosjekt 7 til prosjekt 18. Dette er de tilgjengelige sporene for gjennomføring. Så du kan bare ha så mange prosjekter, i dette tilfellet 12 prosjekter som kjøres samtidig. Det er slik vi prøver å gripe det an. Vi prøver å gjøre en veldig tydelig prioritering fra porteføljestyrets perspektiv av hvilke prosjekter som er viktigst for denne organisasjonen, og det er de vi kjører akkurat nå.

Og hvordan vurderer vi så dette antallet eller denne kapasiteten? Vel, vi begynner med de dyktige medarbeiderne våre. Vi begynner med å identifisere de 20 beste medarbeiderne, eller det vi kaller stjernemennesker eller fageksperter, som er de viktigste i alle prosjekter. Vi begynner med å identifisere disse 20 personene og fordeler dem på 40 ulike prosjekter. Vi tildeler bare de beste medarbeiderne våre for å sikre at de kan delta i de, i dette tilfellet, 12 pluss 6, altså 18 prosjektene vi hadde på den andre siden. Det er slik vi tilnærmer oss det. Vi utnevner bare nøkkelpersonene våre, for når vi gjør det, kan vi faktisk finne ut hva som er vår kapasitet, og det er hemmeligheten, å kjenne sin egen kapasitet som vil begrense deg fra å gjøre for mange prosjekter samtidig.

Så kommer vi til lederskapsdelen, og lederskapsdelen handler om å ha nære relasjoner til de faktiske beslutningstakerne. Så det vi foreslår i dette oppsettet, er å ha engasjerte ledergrupper med innsikt som faktisk har maksimalt tre prosjekter hver. I dette tilfellet foreslår vi at porteføljestyret består av fem personer, la oss si at de har tilgang til å lede 15 prosjekter samtidig. Hver av dem velger ut tre prosjekter som de mener er viktige for dem og den virksomheten de er i ferd med å skape, og som er relatert til det strategiske rutenettet som du så tidligere i impact grid.

Å ha tre prosjekter hver er faktisk det vi foretrekker, og så overlater du resten til dine gode kolleger i båten. Dette gir også et tak på hvor mange prosjekter vi kan kjøre samtidig. Og hovedideen her er egentlig å sørge for at prosjekteieren som sitter i porteføljestyret, også er med i hvert av de tre prosjektene. Denne personen møter opp i prosjektet to timer hver uke for å sikre at prosjektet er i rute og skaper resultater, og denne personen, prosjekteieren, tar også med seg det som må diskuteres i porteføljestyret. Dette gir en veldig praktisk dialog om de viktigste prosjektene i organisasjonen.

Så spør du kanskje hva med resten av prosjektene, og det er et godt spørsmål, for hva med resten av prosjektene? Vel, det vi tror vi vil gjøre, er å sørge for at de fem personene du så før, får ansvaret for de 15 viktigste i dette tilfellet. Jeg vet at det står topp 20 på lysbildet, men de skal lede de 50 eller 20 viktigste prosjektene for organisasjonen. Deretter vil du ha et lignende porteføljestyre i hver strategiske forretningsenhet som driver sine 20 prosjekter, der de faktisk prioriterer hvilke nøkkelpersoner som skal drive hvert av disse 20 prosjektene.

Så det handler i stor grad om å bygge dette opp i en pyramide. Og så slipper du resten av det. Du er nødt til å frigjøre de grunnleggende lagene, for ellers blir det bare rand, og så slipper du resten av det.

Skaper det, og når er det klart til å skape effekt? Som du ser, vil boblen som kalles "great project" ha en ganske høy poengsum når det gjelder vektet effekt, og det vil ta ganske kort tid å skape effekt. I dette tilfellet mindre enn seks måneder. Det mindre gunstige prosjektet som du ser i rutenettet her, er det prosjektet der du må vente halvannet år på den første effekten, og der du faktisk vil ha en lav tidsrate for effekt, noe som betyr at muligheten eller forretningseffekten eller tidskritikaliteten vil være ganske lav for det prosjektet.

Så det handler i stor grad om å bygge dette opp i en pyramide. Og så slipper du resten av det. Du må frigjøre de grunnleggende lagene, for ellers blir det bare en svært tidkrevende oversikt over ressurskapasiteten, og du trenger et system for å gjøre det. Alan vil senere gi oss et eksempel på hva slags system som kan hjelpe oss med å gjøre det, men du må begynne ovenfra og ned når du gjør denne øvelsen, det er i hvert fall det vi foretrekker.

Og jeg vet at dette kanskje er en litt sprø idé for noen av organisasjonene rundt oss og noen av organisasjonene du jobber i, men hvis du har spørsmål, er du velkommen til å skrive noen av spørsmålene i spørsmål og svar-knappen akkurat nå, så skal jeg svare på noen spørsmål mens vi gjør oss klare til at Alan skal hjelpe oss med den faktiske anvendelsen av dette i en virkelig portefølje i Global Connect. Så bruk gjerne spørsmål og svar-knappen hvis du har spørsmål knyttet til dette.

Du sitter kanskje og skriver akkurat nå, og det er helt greit. Og hvis du har spørsmål, er du velkommen. Jeg ser at det kommer spørsmål, jeg kommer tilbake til det. Skriv gjerne ned spørsmålene dine også under økten vi skal ha med Alan, så svarer vi på noen av dem når vi har tid.

La oss bare prøve å svare på ett spørsmål akkurat nå. Så hvordan vurderer du effekten av prosjekter som må gjennomføres? Jeg synes det er et godt spørsmål i og med at det er en veldig åpenbar diskusjon som man vanligvis har i organisasjonen. I dette tilfellet vil det være risikoreduksjonen eller muligheten som er viktigst i forhold til hvor stor effekt må-gjøre-prosjektene har. I så fall vil prioriteringsskjemaet hjelpe oss med å sørge for at hvis du for eksempel gir 21 i risikoreduksjonsdelen, vet du at du nå har et veldig viktig prosjekt når det gjelder samsvar, men det vil også hjelpe oss med å prioritere prosjektet.

Så er det et annet spørsmål om de enkelte SBU-prosjektene trekker på den samme ressurspoolen som de strategiske prosjektene, så trenger du ikke å administrere det også, og det er helt riktig, det er et spørsmål fra Yannick, og du må selvfølgelig sørge for at ressurspoolene er fordelt på hvert lag i pyramiden. Så her må du selvfølgelig reservere ressursene du bruker til de 20 beste, og så kan du fylle opp resten av SBU-porteføljen med resten av dem. Så det er slik du kan gripe det an. Jeg vet at det ikke er et perfekt system, men det er i det minste en brukbar løsning. Det er greit, Jeg har bare ett spørsmål til, og det er ett her, jeg synes det er vanskelig å dele opp prosjektene i mindre biter, har du ikke anbefalt å gjøre det, og jeg tror at det er noe vi alle sliter med, du vet, hvordan deler vi opp prosjektet vårt i mindre biter?dobbel metodikk vil du finne måter å tilnærme deg prosjektet ditt på med mange forskjellige spørsmål knyttet til først og fremst hvordan kan vi dele opp dette prosjektet når det gjelder produktet eller funksjonene vi leverer, hvordan kan vi dele det opp når det gjelder prosessene vi prøver å skape for dette prosjektet, kan vi introdusere bare en prosess før en annen, og den siste delen er siste delen er hvordan vi kan dele det opp når det gjelder mennesker, det vil si om det er et segment som er opplagt å begynne å bruke et minimum levedyktig produkt til å begynne med, slik at vi har produktmedarbeidere og prosesser som vi bruker til å dele opp prosjektene våre i mindre biter, og det er noe som skjer i de faktiske prosjektene, og det er selvfølgelig der halv- og halvdoble må kobles sammen.dobbelt må kobles til hverandre hvis du bruker metodikken i prosjektet, du vet at du må gjøre det for å få innspill til porteføljeprioriteringen, så det henger definitivt sammen. Ok, jeg synes det var en god start. Jeg skal se nærmere på noen av spørsmålene mens Alan presenterer, og vi skal svare på noen flere spørsmål, men jeg tror det er på tide at jeg trekker meg tilbake og lar Allen komme hit for å gi oss en introduksjon til halv dobling av porteføljen og den globale forbindelsen, så tusen takk for at du er her, Adam, og lykke til med presentasjonen. Tusen takk, tusen takk. Hei alle sammen og selvfølgelig velkommen til dette flotte webinaret, vi har vært glade for Michaels tale, som alltid er et spennende øyeblikk, og i dag skal jeg presentere for deg at de har doblet porteføljen i et system og hvordan dette kan implementeres i din egen organisasjon litt før vi kan komme i gang, vil jeg gjerne gi deg en bakgrunn om organisasjonen vår, vi heter proaktiv, vi har vært i dette markedet i over 21 år, vi er nå en del av fellow mind-gruppen, noe som betyr at vi dekker over 25 forskjellige kontorer i Europa med mer enn 1 250 stipendiater eller ansatte.

Når det er sagt, vil jeg gå rett på sak, men det vil gi deg en liten idé om hvordan og hva du kommer til å se på denne økten. Vi kommer til å vise et faktisk kundecase og vise deg hvordan du kan lære av hans utfordringer, i utgangspunktet hvordan implementeringsprosessen fungerer og kombinasjonen av også hvordan half double også kan justeres litt etter dine behov. Du får også se et verktøy som fullt ut støtter half double-metodikken for porteføljen, som vi har bygget sammen hvis de implementerer, og vi er veldig stolte av det.

Husk, vi antar at dere alle allerede vet litt om half double-metodikken for porteføljen, så jeg kommer ikke til å forklare konseptene, men jeg kommer til å vise hvordan det ser ut i virkeligheten.

Når vi går videre, viser vi, og igjen, bare for å fortelle deg hva denne presentasjonen handler om, er half level-porteføljetilnærmingen. Alt du ser i denne presentasjonen, er 100 % basert på porteføljemetodikkens halve nivå. Det betyr at vi ikke startet dette fra bunnen av. Vi bygde det faktisk opp for lenge siden, da vi begynte å bygge flere moduler på toppen av den halvdoble metodikken. Vi kommer ikke til å kunne vise deg alle disse modellene. I stedet skal vi vise deg et konkret kundecase og hvordan du kan velge hvilken modell som er viktigst for din organisasjon. Husk at det finnes flere alternativer, men kanskje ingen av dem, faktisk vil noen av dem være de riktige for din organisasjon.

Global Connect kundecase, bare for å gi deg en introduksjon om kunden vår. Hope Global Connect er en ledende europeisk leverandør av teknologi og datakommunikasjon. Jeg tror de nylig, for to år siden, startet en digital transformasjon i selskapet. De tok i bruk Half Double-metoden for å holde seg i rute med all veksten. På det tidspunktet trengte de en løsning for å kunne levere prosjekter innenfor budsjettrammen, og løsningen vi fant, var Microsoft-plattformen. Det var denne løsningen vi brukte til å støtte hele den halve doblingen av porteføljemetoden og gi klar oversikt og kontroll over Global Connected-prosjektene. Resultatet er at Global Connect i dag er i stand til å effektivisere prosessen og faktisk redusere timene som brukes på prosjektledelse med 84 %. Ja, det er helt utrolig. Så la oss se hvordan de gjør det, eller hvordan de gjorde det.

Jeg vil gjerne gi en introduksjon til hvordan alt startet, for husk at hvis du bare har et verktøy uten å vite hvordan det skal drives, kommer det til å skape problemer. Du trenger virkelig konseptene for å støtte deg i hvilken retning verktøyet skal drive deg, og det er slik half double for the portfolio virkelig spiller en viktig rolle her. Vi hadde et tett samarbeid med flere workshops der vi identifiserte og kunne se hvordan konseptet kunne matche et realistisk verktøy for å organisere og strukturere dataene. Så bare for å gi deg en idé om hvordan det hele startet, fikk vi flere maler eller PowerPoint-presentasjoner som ble skreddersydd for Global Connect. Hver av disse presentasjonene eller malene forteller deg litt om hvordan løsningen kan hjelpe deg med å gjennomføre bedre prosjekter. Legg merke til hvordan alt dette ble bygget opp, selvfølgelig med stor vekt på layout og det visuelle, og vi måtte også sørge for at alle disse malene ble tatt i betraktning før vi startet verktøyet. Og resultatet er faktisk ganske imponerende. Så alle disse malene var svært viktige da vi begynte å jobbe med implementeringen av dette prosjektet. Det viktigste, og også fra Global Connect-delen, er at vi faktisk har Peter Cassane, som er en sponsor fra Global Connect-nettstedet, som gir oss en uttalelse på slutten av denne presentasjonen. Men layouten og det visuelle var ganske viktig. Vi var nødt til å være 100 prosent trofaste når det gjelder layout og moderne utseende.

Når vi snakker om løsningen, ja, vi valgte Microsoft. Microsoft har vært en ledende aktør på dette feltet i mange år, og vi bruker noe som heter Power Platform for å ta oss av dette, som ligger under Microsofts Office 365-leietaker. Jeg vil gjerne starte med litt informasjon, for mange kjenner Microsoft Project fra tidligere, men Microsoft Project har endret seg. Det har faktisk blitt gjenfødt og omskapt, basert på omfattende forskning utført av Microsoft, fullstendig tilpasset fremtidens arbeids- og prosjektstyring, og det er også fullstendig nettbasert. Det er 100 % web, men viktigst av alt, det er under Microsoft-plattformen, som er et trygt sted å være, og de fleste organisasjoner følger faktisk Microsofts strategi i skyen.

Jeg har en rask spørreundersøkelse, så Patrick, vær så snill å hjelpe meg. Bruker organisasjonen din allerede Microsoft Office 365, og skal avstemningen være åpen? Det er ganske interessant å se at tallene endrer seg så raskt. Jeg gir deg noen sekunder til før jeg kan avsløre resultatene. Jeg tror vi har nådd et veldig bra tall. Som forventet hver gang jeg holder denne talen eller snakker om Microsoft-teknologier, ser vi at over 75 % allerede har Microsoft Office 365 i organisasjonen. Det er faktisk det tallet vi har her, over 75 % har Microsoft Office 365. Tilbake til lysbildene: Microsoft Office 365 har noe som kalles Microsoft Power Platform, som er bygget for fremtiden fordi den bruker konseptet med lite eller ingen kode. Du trenger ikke å være utvikler for å bygge noe; du kan være det vi kaller forretningsutvikler eller innbyggerutvikler, der du faktisk kan bygge ting ved hjelp av dra og slipp-funksjoner. Det er veldig viktig, fordi det gjør det mulig å utvikle og automatisere forretningsanalyseapplikasjoner i denne konteksten. Det vi har gjort for å bygge et moderne verktøysett for prosjektledelse, er at vi har integrert og pushet Project for the Web, som er det moderne prosjektledelsesverktøyet i Microsoft Teams, og som gir deg alt du trenger for å levere prosjekter i samarbeid med teamene dine.

Vi har datakoblinger og AI-byggere som kan gi oss prediksjon og algoritmer som gir oss AI på toppen av dataene vi skal snakke om om et øyeblikk. Hvordan Global Connect utnyttet hele dette settet av applikasjoner. De er de samme som dere; de var allerede en del av de 75 % som allerede har Office 365. De fleste av kundene våre har allerede lisensen som kreves for å implementere løsningen, de trenger bare å koble sammen de riktige delene til rett tid.

Her ser du en rask oversikt over hvordan løsningen ser ut. Vi har Project som det viktigste på toppen av diagrammet. Deretter har vi noe som kalles veikart og Project for the Web. Det er her planleggingen gjøres og visualiseringen av prosjektene i den grafiske visningen presenteres. Men nå kobler vi til Office 365 Groups og Teams for å muliggjøre samarbeid og kommunikasjon med prosjekter. På toppen av dette gir Power Platform oss all den plattformen som er nødvendig for å bygge robuste applikasjoner som bruker disse dataene.

Vi bruker Power BI for å få oversikt over alt dette, mens Outlook spiller en større rolle i datainnsamling og tilbakemelding på tjenesten. Med Power Automate kan vi bygge all automatiseringen bak kulissene. Så enkelt er det, og de fleste organisasjoner har allerede alle disse komponentene i bedriften. Et veldig viktig poeng å nevne er at alt du ser her er fullt tilgjengelig via Microsoft Teams. Vi har bygget for fremtiden; vi ønsker å jobbe innenfor den samme plattformen i det samme arbeidsområdet, og det er derfor vi valgte Microsoft Teams med Microsoft-plattformen som et slags knutepunkt for alt, slik at du aldri trenger å forlate plattformen der du kommuniserer med teamene dine for å virkelig handle og jobbe med prosjektene dine.

Når vi går videre med løsningen, har jeg faktisk en avstemning til å spørre dere. Har organisasjonen din et system eller en løsning for å administrere prosjektporteføljen i dag? Avstemningen bør være åpen.

Det blir interessant å se tallene. Jeg skal gi dere noen sekunder til før jeg kan avsløre resultatene. Jeg tror vi har nådd et veldig bra tall. Som forventet hver gang jeg holder denne talen eller snakker om Microsoft-teknologier, ser vi at over 75 % allerede har Microsoft Office 365 i organisasjonen. Det er faktisk det tallet vi har her, over 75 % har Microsoft Office 365. Tilbake til lysbildene: Microsoft Office 365 har noe som kalles Microsoft Power Platform, som er bygget for fremtiden fordi den bruker konseptet med lite eller ingen kode. Du trenger ikke å være utvikler for å bygge noe; du kan være det vi kaller forretningsutvikler eller innbyggerutvikler, der du faktisk kan bygge ting ved hjelp av dra og slipp-funksjoner. Det er veldig viktig, fordi det gjør det mulig å utvikle og automatisere forretningsanalyseapplikasjoner i denne konteksten. Det vi har gjort for å bygge et moderne verktøysett for prosjektledelse, er at vi har integrert og pushet Project for the Web, som er det moderne prosjektledelsesverktøyet i Microsoft Teams, og som gir deg alt du trenger for å levere prosjekter i samarbeid med teamene dine.

Det er ganske interessant å se tallene. Vi er nesten i mål

Så går vi videre til hvordan alle dataene for prosjektet mitt presenteres. Vi har denne sammendragsoversikten der du raskt får full tilgang til all prosjektinformasjon. Men det er ikke bare det, med interaktive grafiske komponenter kan du dra og slippe og dynamisk endre komponenter i prosjektet med svært raske klikk. Vi har også svært visuelle komponenter som en trevisning som viser og støtter målhierarkiet vårt. Det er lett nok for kostnader, noe som gir deg en rask oversikt uten å se på tallene; du ser hvor langt du er fra å nå målet for prosjektet.

En skreddersydd layout for selvtillit og alle plasseringene var ekstremt del av det av teamet vårt for å gjøre det enkelt for deg å legge inn og dynamisk endre dataene. Project Estate er noe vi alle tar vare på, og det er ganske viktig. Du trenger en tydelig og konsolidert oversikt over prosjektstatusen din, og hvorfor ikke la prosjektstatusen skje med ett-klikksknapper og raske oppdateringer av dataene? Men ikke bare det, vi har også bygget inn fremdrifts- og innsiktstweets fra prosjektet i en dobbel metode som viser de tre siste oppdateringene med et begrenset antall tegn som kan brukes.

Vi introduserte et konsept kalt øyeblikksbilde og historikk for prosjektstatusen din som gjør at vi nå kan generere trendanalyser og prediksjonsalgoritmer på toppen av disse dataene, slik at vi i fremtiden kanskje kan forutsi og fortelle at de prosjektene som har tre måneder på rad med rød API, vanligvis mislykkes.

På toppen av prosjektstatusen har vi en mer detaljert måte å samle inn disse dataene på, som er helt interaktiv med systemet. Vi sørger også for at alt dette følger det samme og enhetlige grensesnittet i hele systemet. Vi bruker Impact Case, som Michael har presentert for oss, med et rutenett som kan tilpasses, slik at du kan visualisere adferden i forretningspåvirkningen med baseline og KPI-er direkte i systemet. Du trenger ikke å gå noe sted for å se denne informasjonen. I utgangspunktet er all informasjonen tydelig og tilgjengelig for deg. Du kan redigere informasjonen direkte i rutenettet vårt.

Priority Grid, jeg har faktisk en personlig favoritt i denne spesifikke modulen, men det er et verktøy som går mye lenger enn den vitenskapelige evalueringen av prosjekter. Det begynner faktisk å muliggjøre dialog i organisasjonen, og dette har vist seg å være en eksepsjonell løsning og et enestående konsept hos kundene våre. Hvorfor det? Det er enklere, det er effektivt, og det er tydelig for alle. Og det du ser i organisasjonen vår, er at prosjektlederne virkelig begynner å ta vare på hvordan de bygger opp forretningscasene sine for å sikre at de blir prioritert, noe som gir deg høy datakvalitet direkte i systemet ditt.

Det vi faktisk bygger her, er en moderne layout med grafiske visualiseringer. Så du kan enkelt se hvordan porteføljen påvirker hvert enkelt prosjekt. Vi muliggjør også en sporingshistorikk for alle endringer, fordi prioriteringene kan endres, og du kan alltid gå tilbake og spore informasjon, til og med ved revisjon, på toppen av informasjonen i Priority Grid.

Priority Grid er bygget med spesielle komponenter, for som du vet, bruker metodikken i Half Double Fibonacci-konseptet, som faktisk sikrer at beregningene gjøres riktig. Så når du legger inn dataene, har du alle disse komponentene grafisk slik at brukerne kan legge dem inn og få riktig informasjon til riktig tid. Vi må alltid tenke på mobilitet, så hele løsningen du ser her fungerer også og støttes av alle mobile iOS-plattformer på markedet i dag. Så i utgangspunktet kan du ikke bare lese informasjonen, men også interagere. Så hvis jeg sitter på toget på vei til jobb og vil gjøre en justering i prosjektet mitt, kan du få direkte tilgang til informasjonen og endre den i mobilappen din.

I DP Design måtte vi også ta oss av layouten som ble presentert her. Løsningen kunne altså ikke bare vise en enkel liste. Så vi tok oss av det, og vi lyttet faktisk til den halve dobbelten av Byplamet og vår kunde Global Connect for å bygge en veldig grafisk visualisering med MVP-designet. Med et skreddersydd rutenett på et selskap som støtter MVP-designmodulen 100 %, har vi halvdoblet metodikken.

Hvordan kan du da faktisk lage realistiske prosjektplaner? Excel har vært der i mange, mange år, men hva om du kan bruke en verdenskjent planleggingsmotor? Vi har et veldig moderne oppsett for å tilfredsstille brukerne med et interaktivt og moderne grensesnitt, samtidig som det gir realistisk tidsplanlegging, for bak kulissene er det Project for Microsoft. Den gjør all denne planleggingen her, og i utgangspunktet tilfredsstiller jeg brukerne som liker Excel med en rutenettvisning.

Jeg har brukere som liker Agile-metoder, tavler eller lysvisning. Vi har en tavlevisning. Og vær oppmerksom på at dette er nøyaktig den samme planen, og jeg kan nå spille i sprintene mine som jeg gjør med favorittverktøyene mine, bare ved å bruke tavlevisninger og dra og slippe disse elementene i sprintene mine. Og vi må aldri glemme de tradisjonelle prosjektlederne som elsker Gantt-diagrammer. Og nå kaller vi det en tidslinjevisning, som er fullstendig interaktiv. Du kan dra og slippe prosjektene dine, og vi vil alltid omplanlegge prosjektet med avhengigheter og forgjengere i planen. Så dette endrer alt når du planlegger prosjektene dine. Du får en fullt funksjonell planleggingsmotor i hendene. Veldig enkelt og veldig moderne.

Hvordan kan vi ta vare på ressursene våre? Vi vet at dette som oftest er det største problemet for selskapene våre. Så vi må virkelig legge oss i selen og bygge noe verdifullt for prosjektlederne i organisasjonen. Men vi må aldri glemme å støtte den halve dobbelten av porteføljemetoden, som er det som virkelig driver oss til det rette stedet. Nå bruker vi ressurser av høyt kaliber i teamet vårt og får full oversikt over og analyse av ressursene som er allokert til prosjektet mitt. Hvor stor andel av ressursene er allokert, og hvilken profil har de? Når prosjektlederne kommer hit, vet de eller prosjektlederne vet om de faktisk oppfyller eller ikke oppfyller kravene i ressursmetodikken vår.

Vi introduserer nå et kapasitetsstyringsverktøy for Global Connect. Vi er ikke bare i stand til å måle hvor de befinner seg i prosjektet, men også se på tvers av linjene. Som Michael nevnte, kan jeg spille tre måneder, seks måneder eller til og med et år frem i tid. Nå kan du alltid ta vare på dette med en grafisk visualisering som viser når de beste resultatene befinner seg, noe som gjør det enklere for deg å dra og slippe og omfordele ressurser i organisasjonen. Du må alltid ta i betraktning at dette støttes av en metodikk som er utprøvd av forskere, og som vil gi deg den riktige retningen for hvordan du kan optimalisere og faktisk administrere ressursene i organisasjonen din.

I tillegg til dette må de fleste selskaper også håndtere risiko. Derfor er risikomodulen lagt til med et spesielt preg, fordi vi også har laget en rutenettvisning som følger konseptet med halvdobbel metodikk. Dermed kan du se hvilke risikoer som har størst sannsynlighet og størst innvirkning i en grafisk visualisering ved hjelp av risikomatrisediagrammet vårt. Ta en titt på min andre - eller kanskje jeg fortsatt er i tvil - en av mine favorittmodeller for halvdobbel metodikk. Jeg kaller det faktisk det metodiske trinnet - prosjektets hjerteslag er en planlagt undersøkelse annenhver uke som sendes automatisk til alle interessenter for å sikre at du går i riktig retning.

Artistprosjekter gir virkelig verdi til organisasjonen, men nå ser vi det fra et annet perspektiv. Dette systemet her, vi må virkelig gjøre store undersøkelser for å evaluere hvorfor folk ikke svarer på undersøkelser, og hva som kan hindre folk i å svare på en undersøkelse. Kanskje det er et system jeg må installere. Jeg må logge inn. Basert på denne informasjonen gir vi selvfølgelig alle resultatene i en grafisk visualisering, en tidslinje for prosjektlederne med semi-anonym datainnsamling. Det betyr at vi bare refererer til en bestemt rolle, men vi oppgir ikke navnet på svarene eller personene som svarer. Men så bruker vi også en veldig revolusjonerende tilbakemelding som heter Outlook. Ja, hvorfor ikke dra nytte av vårt berømte og herlige Outlook.

Vi koblet systemet vårt til en veldig revolusjonerende metode som heter Outlook actionable emails. Hver uke sendte systemet e-poster til interessentene i prosjektet med informasjon om prosjektet og stilte viktige spørsmål om prosjektet basert på etterkontrollmetoden som støttes av half double. Dette er veldig bra, for du har ingen unnskyldning for ikke å svare fordi dette kommer direkte fra systemet. Det har et veldig attraktivt oppsett og er enkelt å svare på. Ingen kan faktisk hoppe over å svare på tilbakemeldingene våre, og dette har vist seg å gi nesten 100 svar i systemet vårt.

Nå går vi til rapporteringsdelen, sjekker tiden, nesten der. Rapportering av tid er faktisk hvordan vi virkelig kan få oversikt over prosjektene våre. Rapportene våre er laget for å gi informasjon basert på hva kunden ber om. Så hvordan kan jeg evaluere prosjektene jeg kjører, selv med et svært omfattende sett med rapporter og dashbord i systemet? Vi ser ikke bare på hvert enkelt prosjekt, men også på hvor langt det har kommet i prosessen. Hva er innsatsen? Hva er investeringen i prosjektet?"

Deretter ser vi på hvordan alle dataene i prosjektet presenteres. Vi har en sammendragsoversikt der du raskt får full tilgang til all prosjektinformasjon. Men det er ikke bare det; med interaktive grafiske komponenter kan du dra og slippe og dynamisk endre komponenter i prosjektet. Med svært raske klikk og svært visuelle komponenter som en trevisning for å vise og støtte målhierarkiet vårt. Det er lett nok til at du får en rask oversikt over kostnadene uten å måtte se på tallene. Du ser hvor langt du er fra å nå prosjektets mål, og teamet vårt har skreddersydd en layout for selvtillit og alle plasseringene for å gjøre det enkelt for deg å legge inn og dynamisk endre disse dataene.

Prosjektstatus er noe vi alle tar vare på, og det er ganske viktig. Du trenger en tydelig og konsolidert oversikt over prosjektstatus. Og hvorfor ikke få denne prosjektstatusen til å skje med ett-klikksknapper og raske oppdateringer av disse dataene? Men ikke bare det, vi har også bygget inn fremdrifts- og innsiktstweets fra prosjektet, en tung dobbeltmetodikk som viser de tre siste oppdateringene med et begrenset antall tegn som kan brukes, og som viser presis og oppsummert informasjon om prosjektet.

Vi introduserte et konsept kalt øyeblikksbilde og historikk for prosjektstatus som gjør at vi nå kan generere trendanalyser og prediksjonsalgoritmer på toppen av disse dataene. I fremtiden kan vi kanskje forutsi og si at de prosjektene som tre måneder på rad har en rød API, vanligvis mislykkes.

På toppen av prosjektstatusen har vi en mer detaljert måte å samle inn disse dataene på, som er helt interaktiv med systemet. Og vi sørger også for at alt dette følger det samme og enhetlige grensesnittet på tvers av hele systemet. Vi bruker Impact Case, som Michael har presentert for oss, med et svært fleksibelt og tilpassbart rutenett som lar deg visualisere adferden i forretningspåvirkningen med baseline og KPI-er direkte i systemet. Du trenger ikke å gå noe sted for å se denne informasjonen. I utgangspunktet er all denne informasjonen tydelig og tilgjengelig for deg; du kan redigere informasjonen direkte i rutenettet vårt.

Prioritetsrutenettet er bygget med spesielle komponenter fordi, som du vet, metodikken med halvdobbel bruker Fibonacci-konseptet som faktisk sikrer at beregningene gjøres riktig. Så når du legger inn dataene, har du alle disse komponentene grafisk, slik at brukerne kan legge inn og gi deg riktig informasjon til rett tid.

Vi må alltid tenke på mobilitet, så hele løsningen du ser her, fungerer også og støttes av alle mobile iOS-plattformer på markedet i dag. Så i utgangspunktet kan du ikke bare lese informasjonen, men også interagere. Så hvis jeg sitter på toget på vei til og fra jobb og vil gjøre en justering i prosjektet mitt, kan du få direkte tilgang til informasjonen og endre den i mobilappen din.

I dp design måtte vi også ta hensyn til layouten som ble presentert her. Løsningen kunne altså ikke bare vise en enkel liste. Så vi tok oss av det, og vi lyttet faktisk til half-double by planmet og vår kunde global connect for å bygge en veldig grafisk visualisering med mvp-design med et skreddersydd rutenett på et selskap som støtter 100% mvp-designmodulen vi har half-double-metodikken.

Hvordan kan du da faktisk bygge realistiske prosjektplaner? Excel har vært der i mange, mange år, men hva om du kan bruke en verdenskjent planleggingsmotor? Vi har et veldig moderne oppsett for å tilfredsstille brukerne med et veldig interaktivt og moderne grensesnitt, men samtidig gir vi realistisk tidsplanlegging, for bak kulissene er det Project for Microsoft som gjør all denne planleggingen. Og i bunn og grunn tilfredsstiller jeg brukerne som liker Excel med en rutenettvisning, mens jeg har en tavlevisning for de som liker smidige metoder, tavler eller lysvisning. Og vær oppmerksom på at dette er nøyaktig den samme planen, og jeg kan nå spille i sprintene mine som jeg gjør i favorittverktøyene mine, bare ved å bruke tavlevisninger og dra og slippe elementene i sprintene mine.

Og vi kan aldri glemme de tradisjonelle prosjektlederne som elsker Gantt-diagrammet, og nå kaller vi det en tidslinjevisning som er helt interaktiv. Du kan dra og slippe prosjektene dine, og vi vil alltid omplanlegge prosjektet med avhengigheter og forgjengere i planen. Så dette er en game-changer når du planlegger prosjektene dine; det er en fullt funksjonell planleggingsmotor i hendene dine, veldig enkelt og veldig moderne.

Hvordan vi kan ta vare på ressursene våre, vi vet at dette for det meste er det største problemet våre selskaper har. Så vi må virkelig stresse oss ut og bygge noe verdifullt for prosjektlederne i organisasjonen. Men vi må aldri glemme å støtte porteføljemetoden, som er det som virkelig driver oss til det rette stedet. Nå bruker vi de dyktige ressursene i teamet vårt og får full oversikt over og analyse av ressursene som er allokert til prosjektet mitt, hvor stor prosentandel som er allokert og hvilken profil de har. Når prosjektlederne kommer hit, vet de eller prosjektlederne om de faktisk oppfyller eller ikke oppfyller kravene i ressursmetodikken vår.

Vi introduserer nå et kapasitetsstyringsverktøy for Global Connect. Vi er ikke bare i stand til å måle allokeringen innenfor prosjektet, men også se på tvers av linjene. Så jeg kan spille som Michael nevnte, kanskje tre måneder, seks måneder eller til og med et år frem i tid. Nå kan du alltid ta vare på dette med en grafisk visualisering som viser når de beste resultatene ligger for langt frem i tid, noe som gjør det enklere for deg å dra og slippe og omfordele ressurser i organisasjonen. Ta alltid i betraktning at dette støttes av metodikken som har blitt bevist av forskerne og vil gi deg riktig retning for hvordan du kan optimalisere og faktisk administrere ressursene dine i organisasjonen din.

Risikoer, ikke bare dette, men de fleste selskaper må håndtere risikoer. Derfor er risikomodulen lagt til med et spesielt preg, fordi vi også har bygget en rutenettvisning som følger konseptet med halvdobbel metodikk. Det betyr at du kan se hvilke risikoer som har størst sannsynlighet og størst innvirkning i en grafisk visualisering ved hjelp av risikomatrisediagrammet vårt.

Post-check, min andre, eller kanskje jeg fortsatt er i tvil. En av favorittmodellene mine i den halvdoble metodikken, som jeg kaller det, og det metodiske trinnet, selve hjertet i prosjektet, er en planlagt spørreundersøkelse annenhver uke som sendes automatisk til alle interessenter for å sikre at du går i riktig retning, at prosjektet virkelig tilfører organisasjonen verdi. Men nå ser vi på dette systemet fra et annet perspektiv: Vi må virkelig gjøre en stor undersøkelse for å evaluere hvorfor folk ikke svarer på undersøkelser, og hva som kan hindre folk i å svare på en undersøkelse. Kanskje er det et system jeg må installere, jeg må logge inn. Basert på denne informasjonen gir vi selvfølgelig alle resultatene i form av en grafisk visualisering, en tidslinje for prosjektlederne og en semi-anonym datainnsamling. Det betyr at vi bare refererer til en bestemt rolle, men vi oppgir ikke navnet på svarene eller personene som svarer. Men så bruker vi et veldig revolusjonerende tilbakemeldingsverktøy som heter Outlook. Ja, hvorfor ikke dra nytte av vårt berømte og herlige Outlook.

Vi har koblet systemet vårt til en veldig revolusjonerende metode som heter Outlook actionable emails. Hver uke sender systemet e-poster til interessentene i prosjektet, og gir dem informasjon om prosjektet og stiller viktige spørsmål om det basert på etterkontrollmetoden som støttes av half-double. Dette er flott, for når de svarer på dette i e-posten uten å logge inn i systemet, fanger vi opp informasjonen, vi lagrer den i systemet, og nå har vi informasjonen samlet og aggregert i prosjektet. Jeg vet om interessentene mine er fornøyde med prosjektet, eller om jeg må justere noe basert på tilbakemeldingene deres. Dette er et fantastisk verktøy vi introduserer, og som jeg nevnte, revolusjonerende.

Vi går over til flere rapporter, for vi vet at toppledelsen som regel elsker rapporter. Vi har nå en veldig tydelig oversikt over ikke bare den detaljerte prosjektrapporten, men også en oppsummert rapport som viser alle prosjektene i porteføljen. Og du kan gjøre alle de inndelingene du ønsker. Den er basert på Power BI, så du kan dele opp etter alle attributter og dimensjoner du har på dataene, og du får også en fullstendig interaktiv visning, og du kan gå ned til all detaljert informasjon om prosjektet.

Vi har også innebygde rapporter, dashboards og dashlets, ikke bare dette er en Power BI-rapport, men du kan også opprette Power BI dashlets som viser ulike dimensjoner av prosjektet. Som Michael nevnte, en tresiders rapport som viser alle nøkkeltallene for prosjektet, og dashlets. Alle er koblet sammen, det er fullt interaktivt, men vi kan også lage et dashboard på høyt nivå på porteføljenivå.

Så gjør vi det også mulig for deg å evaluere de ledige plassene og hvordan prosjekter pågår, hvor mange plasser du har, hvor mange av disse plassene på de ledige plassene som er brukt eller ikke. Her kan du begynne å bygge opp tankegangen din slik at du virkelig kan prioritere. Det er den viktige delen som mange metoder gjør så komplisert. Vi har doblet oss for å gjøre det enkelt for oss med denne ideen. Nå bygger vi et tankesett som gjør at vi virkelig kan begynne å prioritere prosjektene våre, og vi ser på hvilke stadier eller gates vi har, og hvor mange ledige plasser vi har. Det betyr at jeg ikke kan kjøre flere prosjekter hvis jeg bruker alle ledige plasser, så enten fjerner jeg ett, eller så tar jeg et nytt i betraktning.

Den gir oss ikke bare en grafisk visualisering på en tidslinje basert på fase- og gate-modellen, men også en uthevet KPI som forteller deg om du nesten når grensen din eller om du allerede har nådd grensen. Vi bruker også strategien til å se på effekten basert på organisasjonens strategi, hvor mange prosjekter du kjører på hver av de strategiske pilarene, og om de leverer raske eller raskere resultater.

Her er en rask måte å oversette det vi så i konseptet med en live-tilkoblet rapport for organisasjonen din. Vi velger nå en mer grafisk visualisering; jeg begynner å bygge opp en tankegang om å prioritere prosjektene mine. Men når jeg kommer til det punktet der jeg virkelig trenger å prioritere porteføljen, er det ingen hemmelighet hvilket produkt som faktisk har større verdi enn andre. Jeg kan tydelig se alle prosjektene basert på innvirkning, porteføljevekt og til og med andre faktorer. Hver gang du gjør en endring, kan vi til og med se på historikken for endringer i prioriteringen, slik at du kan prøve å forstå hvorfor det spesifikke prosjektet nå er nedprioritert sammenlignet med kanskje forrige måned.

Jeg har en avstemning akkurat nå, og vær så snill å hjelpe meg. Hvordan genereres prosjektstatusrapporter og porteføljeinnsikt i din organisasjon i dag? Jeg tror det blir interessant, for vi har noen avsløringer å fortelle om hvordan disse rapportene faktisk genereres i dag og litt mer vann. Ja, det er faktisk et ganske interessant mål. Vi ser at vi nå ligger på rundt 80 manuelt genererte rapporter, og for å være ærlig er dette realiteten for alle vi har snakket med. Hvis du ikke har et verktøy som virkelig støtter dette, er det vanskelig for deg å bruke tid på å bygge denne løsningen, så du må gjøre jobben, du må levere, du gjør det manuelt.

Jeg tror vi nesten er ferdige ennå, 82 har laget rapporter og innsikt manuelt, og jeg vil vise deg noen tall og fakta på slutten av denne presentasjonen som viser hvordan vi kan forbedre og redusere tiden vi bruker på å bygge disse rapportene for Global Connect. Tilbake til dem. Jeg vil også gjerne vise en rapport til, for det er slik vi faktisk bygger noen av disse statusrapportene. Jeg har lyst til å se på det store bildet akkurat nå, som er en live-rapport bygget i Power BI, og jeg skal vise deg hvordan du klikker. Vennligst øverst i hjørnet. Nei, gå tilbake til det øverste hjørnet. Ja, se på dette, det er akkurat slik vi fikk malen, og vi tenkte at dette er hvordan prosjektmedarbeiderne må generere statusen sin, hvorfor ikke. Og det er akkurat det vi gjorde, dette er et av eksemplene på en mal som heter dp1, som brukes til å bli godkjent mellom godkjenning og etappegodkjenning. Og det samme ble gjort for alle malene hvis du ser på den opprinnelige malen, hvordan den faktisk ble gjort og hvordan den faktisk ble levert til oss. Så hvis, ja, oops. Jepp, dette er den opprinnelige malen, dette er PowerPoint, men hvorfor ikke ha den malen live sammen med rapporten min, og jeg snakker ikke bare om denne hovedrammen, men også om alle underrapportene med konsekvenssaken med min one-pager impact checker one-pager, som for øvrig er en av favorittrapportene mine, og som på én side gir meg all informasjon om prosjektet mitt med den nyeste statusen, lederstatushjørnet, alle svarene fra undersøkelsen om etterkontrollen, prioriteringen min i tweets på én unik side. Dette er veldig fint, og vi prøver å tilpasse layouten slik at kunden føler seg komfortabel med å bruke den. Så du trenger ikke å lage dette i PowerPoint lenger, du kan bare gå hit og eksportere det til PowerPoint. Vi har oversikt over risikotiltak, vi har oversikt over de viktigste interessentene, vi ser på hvilke og hvordan interessentene spiller en rolle i det spesifikke prosjektet, prosjektorganisasjonen, når du starter et prosjekt, du kan bruke dette som et verktøy i det virkelige liv som er helt knyttet til systemet vårt, MVP-designet, hvordan jeg enkelt kan kommunisere på tvers av hele styret, hvordan ting skal leveres, hvilke milepæler jeg har på hver av disse, og hvordan jeg kan spore effekten, ikke bare spore hva som er gjort med hensyn til atferd og forretningseffekt, men også når du oppnår det spesifikke målet vi har fremhevet for deg, at du allerede har oppnådd eller nesten har oppnådd det spesifikke målhierarkiet, slik at du får en klar oversikt over hva som er målene, formålet, suksesskriteriene, alt som gjøres i systemet.

Post-check gir deg også en oversikt over effektflyt og ledersvar basert på data fra seniorene som ikke bare viser hvilke svar som kommer, men også gjennomsnittet, og jeg kan til og med se noen ekstra kommentarer hvis jeg trenger det. Husk at denne informasjonen kommer fra Outlook-e-postene dine. Milepælsplan for effektlevering, der jeg planlegger leveransene og sprintene mine, og nå er jeg nesten ferdig med tiden min, det er faktisk bare ett minutt igjen til noen uttalelser, og vi kan faktisk dele alle disse lysbildene med dere etterpå, men jeg vil først og fremst takke Michael og Peter Cassandra, som faktisk har drevet dette med ekstraordinær kompetanse og profesjonalitet.

Vi har ett siste lysbilde der han faktisk gir oss sine siste ord om løsningen. Skal vi spille det av?

Hei, dette er Peter K fra Global Connect. Jeg er veldig stolt over å kunne kunngjøre at vi sammen med proactive og implement har utviklet et nytt porteføljestyringssystem for Global Connect basert på half-double-rammeverket. Dette nye systemet gir oss nye muligheter som vi ikke har sett før. All half-double-dokumentasjonen som vi bruker til porteføljemøtene når vi skal ta gate-beslutninger, er nå lagt inn i systemet. Det betyr at vi ikke lenger bruker Word, Excel eller PowerPoint. I tillegg har vi fått et sanntids ressursallokeringssystem, noe som betyr at vi nå kan ta en titt inn i fremtiden og se om ressursene er tilgjengelige når vi skal ta beslutninger om prosjektene. Takk for proaktiviteten og implementeringen av dette fantastiske systemet. Jeg ser virkelig frem til de nye bruksområdene vi kommer til å utvikle sammen i fremtiden.

Ja visst! Her er teksten uten tidsluker:

Ja, la oss slutte med det. Kan du komme tilbake slik at jeg kan lese ja? Resultatene ble som følger: 15 tror tar to dager, 31 tror tar to uker, 44 tror tar to måneder, men jeg har faktisk et overraskende svar til deg. Det tar to dager å distribuere hele dette settet. Men det betyr ikke at du er oppe og går, for da må du adoptere, og det vil ta to uker for deg å forstå. I løpet av to måneder kan du begynne å bruke det som er skreddersydd for organisasjonen din. Men når du virkelig begynner å dra full nytte av det og kan forbedre deg, vil det ta rundt to år. Det er nemlig først etter to år at du kan dra full nytte av fordelene etter to måneders investering i dette spesifikke verktøyet. Så takk skal du ha. Tusen takk, Alan, for at du ble med på denne økten. Og hvis det kommer flere spørsmål, kan du gjerne bruke spørsmål og svar, og jeg skal bare prøve å svare på de få spørsmålene som fortsatt er der. Så hvis du har spørsmål, er du velkommen til å stille dem.

Det neste spørsmålet jeg ser her, er spørsmålet om å vurdere det korte og fete konseptet ved å dele opp prosjekter i mindre biter. Da vil hver liten del faktisk miste oppmerksomhet og strategisk betydning. Så hvordan kan konsekvensene håndteres ved å beholde det strategiske fokuset på selv prosjektet i mindre biter? Og dette er et godt spørsmål i den forstand at de fleste strategier selvfølgelig vil innebære en større pakke med mange små biter. Noen ganger ser det imidlertid ut til at vi kan skape strategisk effekt ved bare å levere noen få av bitene. Og det er faktisk det den halvdoble tilnærmingen prøver å jobbe med. Men når det er sagt, er det dette vi prøver å få porteføljekomiteen til å ta et aktivt valg. La oss ta et eksempel: Du har et prosjekt, og du kan dele det opp i fire deler. De to første delene kan gjennomføres i løpet av de tre første månedene. Så du gjennomfører disse to delene. Og så sier porteføljekomiteen: "Ok, vi må legge inn et nytt prosjekt de neste tre månedene." Så nå setter vi de to bitene som fortsatt mangler, på vent en stund. Og etter tre måneder vil de utføre de to siste delene. Så det er slik vi foreslår at porteføljekomiteen faktisk jobber svært aktivt med å prioritere prosjekter og den strategien de ønsker å realisere i størst mulig grad. Når det er sagt, har vi selvfølgelig en strategiutfordring. Så igjen, som jeg sa innledningsvis, det er ikke en patentløsning på alt, men det er absolutt en måte å få en mye mer dynamisk og smidig tilnærming til porteføljen på.

Så har vi et annet spørsmål, som jeg synes er ganske interessant, og jeg vil gjerne beholde deg her fordi du har vært med på dette i samarbeid med Global Connect. Så spørsmålet er her: "Hvor godt har selskaper du har jobbet med, tatt denne tilnærmingen inn i organisasjonen, og hvilke utfordringer har de opplevd?" Og selvfølgelig gjenspeiler dette spørsmålet utfordringen med dette konseptet, for jeg tror at når dere ser dette, vil de fleste av dere skjønne hvordan vi prøver å tilnærme oss porteføljen, men jeg tror også at dere vil skjønne hvordan dette er vanskelig, for eksempel når det gjelder å være veldig streng i prioriteringen, være veldig tydelig på hvilke prosjekter som er viktigst, og hvilke personer som jobber med hvilke prosjekter. Så du må være veldig tydelig i strategien din, og du må være veldig tydelig i implementeringen av dette. Og det vi faktisk har sett i Global Connect-caset, bare for å gi deg et eksempel, er at systemet som Alan har bidratt til å skape sammen med Global Connect, virkelig gjør denne tilnærmingen mer stabil. For når alle legger inn innspillene sine i Microsoft-oppsettet, nøyaktig i Microsoft-plattformen, blir implementeringen selvfølgelig også mer fastlåst av at alle dataene ligger der. Så det hjelper veldig mye, og det var også derfor vi i dette tilfellet tenkte at systemet virkelig kunne hjelpe oss med implementeringen. Og hvis jeg kan legge til en kommentar, har vi i mange år sett at folk ikke tar i bruk et system fordi det er komplisert. Det er for tregt. Når det gjelder Global Connect, har vi fått tilbakemeldinger om at systemet er veldig enkelt å bruke. Det samsvarer med det de lærer i klassene i Half Double, og det gir dem faktisk mye verdi ved at de sparer tid. Så et system som støtter på samme måte som denne plattformen, kan virkelig tilføre verdi og gjøre livet ditt enklere, hjelpe deg mye og faktisk eliminere mange av utfordringene i en implementering. Det gjør det. Og så vil jeg bare dele et veldig interessant datapunkt knyttet til da porteføljekomiteen begynte å jobbe med dette oppsettet. Så selv om vi hadde systemet, selv om vi hadde diskutert dette en god stund, måtte vi selvfølgelig legge inn for mange prosjekter i pipelinen på vårt første prioriteringsmøte. Så det er ikke en enkel måte å gripe det an på. Men så snakket vi om at ideen med å ha et begrenset antall prosjekter er at det er dette vi er i stand til å gjøre. Så, du vet, hva vil skje med de to prosjektene vi nettopp har lagt inn, og alle krysset fingrene og håpet på det beste. To uker senere, da vi møttes igjen, sto de to prosjektene fortsatt fast. Ingen jobbet med dem fordi det ikke var noen som hadde fått tildelt en linje. Så uansett om du prioriterer eller ikke, kommer du til det samme poenget hvis du bare legger dem inn i systemet og ingen faktisk jobber med dem. Så jeg synes også det er interessant at noen av de organisasjonene som driver porteføljestyring i dag, ikke tar de aktive beslutningene, men overlater til resten av organisasjonen å ta disse beslutningene, og systemet her hjelper oss selvfølgelig med å ta disse beslutningene som en portefølje. Super, og så har vi et siste spørsmål, for vi har allerede svart på det første om hva man må gjøre for å overholde lover og regler, og de to siste spørsmålene handler om hvordan man deler opp et langt transformasjonsprogram. Så hvordan deler du det opp i et program? Og jeg tror at det enkle svaret på dette er at når du har et program og har delt det opp i noen få prosjekter, så er det selvfølgelig prosjektene som skaper effekt. Så vi vil også prøve å dele opp prosjektene i mindre deler. Så svaret her er egentlig å tilpasse effekten vi skaper i programmene til de faktiske prosjektene vi gjennomfører. Når det er sagt, er ikke alternativet her å gjøre det halve dobbelt på hele porteføljen, og jeg tror at noen organisasjoner fortsatt trenger lange og tynne prosjekter, for du vet, når du for eksempel vil gjennomføre et nytt IC-prosjekt der du bygger fundamentet, må du levere det på en god, gammel, klassisk måte. Så du kan fortsatt ha noen lange og tynne prosjekter som jobber sammen med den mer smidige, dynamiske porteføljen. Så jeg tror det er svar på noen av spørsmålene vi har stilt, og jeg synes også at dere har vært veldig tålmodige lyttere, så tusen takk for at dere ble hos oss. Jeg tror jeg vil bruke noen minutter på å avslutte denne sesjonen. Tusen takk skal dere ha. Takk skal dere ha. Takk skal dere ha. Vi ses snart igjen. Hvis du kan hjelpe meg med å bytte lysbilde, Patrick, skal jeg ta en titt på de siste sommerlysbildene, og her er det siste. Tusen takk for at du ble med oss. Så bra. Vi nærmer oss nå den siste delen av presentasjonen. Da er vi i gang. Hva kan være min inspirasjon til neste steg? Patrick, kan du hjelpe meg med Julia? Takk skal du ha. Når det gjelder inspirasjon til neste steg, kan du først og fremst prøve å gå inn på Half Double Institute dot org. Der finner du litt mer informasjon om Half Double-porteføljekonseptet. Du finner også en kort video om det. Men du kan også dykke ned i flere detaljer om Half Double-metodikken, for som noen av spørsmålene var knyttet til her, vil det å gjøre det i det faktiske prosjektet selvfølgelig være en viktig del av å kjøre dette i porteføljen. Så du er velkommen til å søke på Half Double Institute dot org etter den mest spesifikke håndboken om dette, om de tre kjerneelementene i Half Double. Hvis du vil vite mer om Half Double, er det faktisk en full pakke med utviklingsmuskler. Så hvis du ønsker å utvikle prosjektene dine, som vi kaller organisasjonens utviklingsmuskel, har du med Half Double muligheten til å dykke ned i Half Double-metodikken for prosjektet. Du har muligheten til å dykke ned i Half Double-porteføljen, og du har også muligheten til å dykke ned i opplæringsopplegget vi har laget i forbindelse med Half Double. Og om ikke lenge, på den andre siden av sommeren, vil du også kunne delta i sertifiseringsprogrammet knyttet til Half Double, og det er faktisk en av de kommende øktene våre. Så hvis du går inn på Half Double Institute dot org, under events, finner du disse to kommende webinarene som du kan delta på hvis du vil vite mer om Half Double-sertifiseringsnivåene, de tre nivåene vi introduserer etter sommeren, og utdanningen som fører til disse sertifiseringene. Du kan også høre mer om Half Double Research, som jeg kort var inne på i starten av denne sesjonen, og du kan høre Pia Smiley fra August University fortelle om hvordan de har evaluert prosjektene, hvordan de har lagt opp hele evalueringen. Og jeg tror det kan være veldig inspirerende, også sett fra et prosjektledelsesperspektiv. Det er mye inspirasjon å hente fra den sesjonen. Så jeg tror det som gjenstår her, er selvfølgelig å si at hvis du vil vite mer om Half Double i porteføljen, hvis du vil høre mer om Salute, Microsoft-plattformløsningen, er du velkommen til å skrive til meg og Alan, så hjelper vi deg gjerne og skaffer deg materiale hvis du trenger noe av det. Så tusen takk for at du spiller med, og takk til Alan, som sa ja til å bli med meg her. Ha det bra der ute, og takk for at du tok deg tid til å bli med på økten vår. Takk skal du ha.

Tusen takk, ha det!

Utskrift

Se video på Vimeo