Hybrid projektledning

Av Christina Sejr Pedersen, chef för Half Double Institute

Hybridmetoden för projektledning blir allt viktigare i dagens projektlandskap - och av goda skäl. Enligt min mening finns det ett behov av att ompröva vårt tillvägagångssätt för projektledning för att möta komplexiteten i moderna projekt. Detta gäller särskilt för så kallade megaprojekt, som är avgörande för den gröna omställningen.

Till all lycka växer intresset för hybridmetoden, men i många fall är förståelsen fortfarande för snäv för att fullt ut utnyttja dess potential. Mer om det senare.

Behovet av en hybridstrategi

Dagens program- och projektledare står inför ett alltmer komplext intressentlandskap, snabbare utvecklingshastigheter och mycket fler kriser än någonsin tidigare. Att enbart förlita sig på antingen en traditionell eller en agil projektmodell kan snabbt bli begränsande. Därför är det viktigt att anpassa våra projektledningsmetoder på projekt-, portfölj- och organisationsnivå för att bättre återspegla verkligheten.

Den moderna organisationen som en projektfabrik

Många moderna organisationer fungerar nästan som projektfabriker. Ändå anses bara cirka 30 procent av projekten idag vara framgångsrika. Detta belyser tydligt behovet av förbättrade metoder och tillvägagångssätt. Hybridprojektledning, som Half Double-modellen, som kombinerar agila och traditionella metoder, kan erbjuda en lösning genom att ge större flexibilitet för att hantera den förändringstakt och komplexitet som är inneboende i de flesta projekt idag, inom olika sektorer och branscher.

Fördelarna med hybridmetoden på projektnivå

En hybridmetod för projektledning kombinerar strukturen för traditionell projektledning med agil flexibilitet. Detta möjliggör iterativ utveckling och kontinuerlig feedback samtidigt som tydliga tidsfrister och milstolpar upprätthålls. Traditionella metoder ger grundlig riskbedömning och hanteringsplaner, medan agile möjliggör snabb anpassning och svar på framväxande risker. Dessutom främjar agila metoder konstant kommunikation och samarbete inom team, medan traditionella metoder säkerställer omfattande intressentanalys på förhand.

Denna kombination ger bättre resurshantering genom att slå samman förutsägbarheten för traditionell projektplanering med de adaptiva resursfördelningsmetoderna som finns i agile. Det är dock värt att notera att hybridprojektledning kräver en mer anpassningsbar och flexibel ledarstil, vilket är avgörande för framgång och är ett centralt inslag i Half Double-strategin.

Fördelarna med hybridstrategin på portföljnivå

På portföljnivå optimerar en hybridstrategi resursutnyttjandet genom att balansera tilldelningen mellan projekt för att möta både stabila och dynamiska projektbehov. Medan traditionell projektledning tillhandahåller detaljerade rapporterings- och kontrollmekanismer, erbjuder agile kontinuerliga uppdateringar och insyn i projektets framsteg. Denna kombination bidrar till en bättre portföljhantering och säkerställer att portföljen förblir i linje med dynamiska affärsmål. En hybridportfölj kan också sprida riskerna genom att balansera agila projekt med hög risk och hög belöning med traditionella projekt där förutsägbarheten och riskerna är lägre. Detta förbättrar den övergripande portföljstabiliteten och motståndskraften i verksamheten.

Fördelarna med hybridmetoden på organisationsnivå

På organisationsnivå bidrar en hybridmetod till strategisk smidighet genom att göra det lättare för organisationen att svara på marknadsförändringar och affärsmöjligheter. Metoden kan skalas och anpassas till olika avdelningar och projekt, vilket ger ett flexibelt men ändå sammanhängande projektledningsramverk för organisationen.

När det gäller informationsflöde säkerställer traditionella metoder att intressenter hålls informerade genom formella rapporteringsstrukturer, medan agila metoder ökar intressenternas engagemang genom regelbundna uppdateringar och feedback. Båda har sina fördelar och nackdelar. Hybridmetoden väljer den mest effektiva metoden inom det givna sammanhanget och för de specifika intressentgrupper som är involverade i projektet.

En annan fördel med hybridprojektledning på organisationsnivå är att den främjar kontinuerlig förbättring och innovation genom att tillåta experiment inom ett kontrollerat ramverk och genom att utnyttja synergier mellan olika metoder. Projektmetoden kan kontinuerligt justeras baserat på de lärdomar som erhålls från det specifika projektet eller andra inom organisationen.

Den ultimata hybriden: En skräddarsydd metod

Det är uppmuntrande att se att hybridmetoden vinner mark på många ställen. Konceptet tolkas och tillämpas dock ofta för snävt för att dess potential ska kunna utnyttjas fullt ut.

Här kan organisatorisk ambidexteritet fungera som ett användbart teoretiskt ramverk för att förstå omfattningen av hybridprojektmetoden. Jag ska inte fördjupa mig i teorin här, men i korthet avser organisatorisk ambidexteritet ett företags förmåga att balansera och effektivt hantera både utnyttjandet av befintliga förmågor och utforskandet av nya möjligheter. Detta koncept är avgörande för att organisationer ska kunna anpassa sig och trivas i dynamiska och osäkra miljöer.

En studie från 2023 definierar organisatorisk ambidexterity som "förmågan att samtidigt bedriva både inkrementell (exploatering) och radikal (utforskning) innovation. Detta dubbla tillvägagångssätt gör det möjligt för organisationer att upprätthålla en effektiv verksamhet samtidigt som de kan anpassa sig till nya möjligheter, vilket förbättrar den övergripande motståndskraften och prestandan i dynamiska miljöer" (Emerald) (SpringerOpen).

Jag vill hävda att organisatorisk ambidexteritet är avgörande för att upprätthålla konkurrensfördelar i snabbt föränderliga miljöer. Ny forskning betonar att organisatorisk ambidexteritet inte bara handlar om att balansera dessa aktiviteter utan också om att dynamiskt växla mellan dem när marknaden eller interna påtryckningar kräver det.

Till exempel belyser en ny studie att organisatorisk ambidexteritet, i kombination med IT-kompetens och paradoxalt ledarskap (som stöder både utforskning och exploatering), avsevärt stärker organisationens motståndskraft och prestanda, särskilt i flyktiga miljöer(Emerald) (SpringerOpen). Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för organisationer att anpassa sig snabbt, ta vara på nya möjligheter och samtidigt bibehålla effektiviteten i den befintliga verksamheten.

Den ultimata hybridprojektmetoden anpassad till både tid och plats

Låt oss titta på några av begreppen från teorin om organisatorisk ambidexteritet som hjälper till att ge en god förståelse för de dimensioner som en organisation måste överväga för att skapa den ultimata hybridprojektmetoden.

"Kontextuell ambidexteritet" avser att blanda planstyrda och agila metoder för att matcha det specifika projektsammanhanget. Till exempel tillåter Half Double-metoden samexistens av olika projektmetoder, vilket gör det möjligt att kombinera det bästa från båda världarna.

I den tidsmässiga dimensionen handlar "Cyklisk ambidexteritet" om att växla mellan exploatering och utforskning i olika faser av projektet. Till exempel att börja med en agil metod för att anpassa sig snabbt och senare, när förutsägbarheten är högre, övergå till en mer strukturerad metod.

I den organisatoriska dimensionen innebär "Structural Ambidexterity" att man använder exploatering och utforskning i olika delar av projektet. Detta är särskilt användbart i stora projekt och megaprojekt, där vissa delar av projektet bäst drivs med en planerad strategi, medan andra kan vara mer agila.

"Reciprocal Ambidexterity" beskriver hur resultatet från utforskning i en del av organisationen kan bli input för exploatering i en annan del, och vice versa. Detta skapar en dynamisk cykel av innovation och effektivitet, vilket stämmer överens med Half Double-metodens ledarskapsverktyg "Anta ett reflekterande och anpassningsbart tankesätt."

Ambidexterity kan låta komplext, men min poäng är enkel: vi måste fullt ut omfamna hybridisering och anpassa projektledningsmetoder till de specifika behov och utmaningar som uppstår i olika faser och delar av ett projekt. Här kan Half Double-metoden, som både är en hybridmetod i sig och utformad för att samexistera med andra metoder, vara en bra utgångspunkt.

Framtiden är hybrid

Hybrid projektledning erbjuder ett robust ramverk för att navigera i de komplexa och snabbt föränderliga landskap vi står inför idag. Genom att kombinera det bästa av traditionella och agila metoder kan vi uppnå högre framgångsgrader och mer motståndskraftiga projekt. Det är viktigt att vi inte bara skapar en ny hybrid utan verkligen utnyttjar hybridkonceptet för att utveckla en projektmetod som är anpassad till tid och plats inom samma organisation och till och med inom samma projekt: den ultimata hybridmetoden.

Rome byggdes inte på en dag, och om du för närvarande arbetar med en rent traditionell projektmetod bör du förmodligen inte hoppa rakt in i en ultimat hybridmetod i morgon. Börja med hybridtänkandet genom att omfamna det i den dimension som är meningsfull för din organisation eller ditt specifika projekt, och bygg därifrån.

Om du redan arbetar med en hybridprojektmetod är vi på Half Double Institute mycket intresserade av att höra om dina erfarenheter antingen i kommentarerna nedan eller via ett e-postmeddelande till mig på csp@halfdoubleinstitute.org.