Hybrid prosjektledelse

Av Christina Sejr Pedersen, direktør for Half Double Institute

Den hybride tilnærmingen til prosjektledelse blir stadig viktigere i dagens prosjektlandskap - og med god grunn. Etter min mening er det behov for å tenke nytt når det gjelder prosjektledelse for å møte kompleksiteten i moderne prosjekter. Dette gjelder spesielt for såkalte megaprosjekter, som er avgjørende for den grønne omstillingen.

Interessen for den hybride tilnærmingen er heldigvis økende, men i mange tilfeller er forståelsen fortsatt for snever til at potensialet kan utnyttes fullt ut. Mer om det senere.

Behovet for en hybrid tilnærming

Dagens program- og prosjektledere står overfor et stadig mer komplekst interessentlandskap, raskere utviklingshastigheter og langt flere kriser enn noen gang tidligere. Å basere seg utelukkende på enten en tradisjonell eller en smidig prosjektmodell kan fort bli begrensende. Derfor er det viktig å tilpasse prosjektstyringsmetodene våre på prosjekt-, portefølje- og organisasjonsnivå slik at de bedre gjenspeiler virkeligheten.

Den moderne organisasjonen som prosjektfabrikk

Mange moderne organisasjoner fungerer nærmest som prosjektfabrikker. Likevel er det bare rundt 30 prosent av alle prosjekter som anses som vellykkede. Dette understreker behovet for forbedrede metoder og tilnærminger. Hybrid prosjektledelse, som Half Double-modellen, som kombinerer smidige og tradisjonelle metoder, kan tilby en løsning ved å gi større fleksibilitet til å håndtere endringstakten og kompleksiteten som er iboende i de fleste prosjekter i dag, på tvers av sektorer og bransjer.

Fordelene med en hybrid tilnærming på prosjektnivå

En hybrid tilnærming til prosjektledelse kombinerer strukturen i tradisjonell prosjektledelse med smidig fleksibilitet. Dette gir mulighet for iterativ utvikling og løpende tilbakemeldinger, samtidig som man opprettholder klare tidsfrister og milepæler for prosjektet. Tradisjonelle metoder gir grundige risikovurderinger og planer for risikohåndtering, mens agile metoder gir mulighet for rask tilpasning og respons på nye risikoer. Videre fremmer smidig praksis konstant kommunikasjon og samarbeid i teamene, mens tradisjonelle metoder sikrer omfattende interessentanalyser på forhånd.

Denne kombinasjonen gir bedre ressursstyring ved å slå sammen forutsigbarheten i tradisjonell prosjektplanlegging med de adaptive ressursallokeringsmetodene som finnes i smidig. Det er imidlertid verdt å merke seg at hybrid prosjektledelse krever en mer tilpasningsdyktig og fleksibel lederstil, noe som er avgjørende for å lykkes og er et kjerneelement i Half Double-tilnærmingen.

Fordelene med hybrid tilnærming på porteføljenivå

På porteføljenivå optimaliserer en hybrid tilnærming ressursutnyttelsen ved å balansere allokering på tvers av prosjekter for å møte både stabile og dynamiske prosjektbehov. Mens tradisjonell prosjektstyring gir detaljerte rapporterings- og kontrollmekanismer, tilbyr smidig prosjektstyring kontinuerlige oppdateringer og innsyn i prosjektfremdriften. Denne kombinasjonen bidrar til bedre porteføljestyring og sikrer at porteføljen forblir i tråd med dynamiske forretningsmål. En hybridportefølje kan også spre risiko ved å balansere agile prosjekter med høy risiko og høy avkastning med tradisjonelle prosjekter der forutsigbarheten og risikoen er lavere. Dette øker den generelle porteføljestabiliteten og robustheten i virksomheten.

Fordelene med en hybrid tilnærming på organisasjonsnivå

På organisasjonsnivå bidrar en hybrid tilnærming til strategisk smidighet ved å gjøre det lettere for organisasjonen å reagere på markedsendringer og forretningsmuligheter. Tilnærmingen kan skaleres og tilpasses på tvers av ulike avdelinger og prosjekter, noe som gir organisasjonen et fleksibelt, men likevel sammenhengende rammeverk for prosjektledelse.

Når det gjelder informasjonsflyt, sørger tradisjonelle metoder for at interessentene holdes informert gjennom formelle rapporteringsstrukturer, mens smidig praksis øker interessentenes engasjement gjennom regelmessige oppdateringer og tilbakemeldinger. Begge har sine fordeler og ulemper. Den hybride tilnærmingen velger den mest effektive metoden i den gitte konteksten og for de spesifikke interessentgruppene som er involvert i prosjektet.

En annen fordel med hybrid prosjektledelse på organisasjonsnivå er at den fremmer kontinuerlig forbedring og innovasjon ved å tillate eksperimentering innenfor et kontrollert rammeverk og ved å utnytte synergier mellom ulike metoder. Prosjekttilnærmingen kan justeres kontinuerlig basert på erfaringene fra det spesifikke prosjektet eller andre prosjekter i organisasjonen.

Den ultimate hybriden: En skreddersydd tilnærming

Det er oppmuntrende å se at hybridtilnærmingen vinner terreng mange steder. Konseptet tolkes og brukes imidlertid ofte for snevert til at potensialet kan utnyttes fullt ut.

Her kan organisatorisk ambidexterity fungere som et nyttig teoretisk rammeverk for å forstå omfanget av den hybride prosjekttilnærmingen. Jeg skal ikke gå nærmere inn på teorien her, men kort fortalt handler organisatorisk ambidexterity om en bedrifts evne til å balansere og effektivt styre både utnyttelsen av eksisterende evner og utforskningen av nye muligheter. Dette konseptet er avgjørende for at organisasjoner skal kunne tilpasse seg og trives i dynamiske og usikre omgivelser.

En studie fra 2023 definerer organisatorisk ambidexterity som "evnen til samtidig å forfølge både inkrementell (utnyttelse) og radikal (utforskning) innovasjon. Denne doble tilnærmingen gjør det mulig for organisasjoner å opprettholde effektiv drift samtidig som de er tilpasningsdyktige til nye muligheter, noe som forbedrer den generelle motstandskraften og ytelsen i dynamiske omgivelser" (Emerald) (SpringerOpen).

Jeg vil hevde at organisatorisk ambidexterity er avgjørende for å opprettholde konkurransefortrinn i omgivelser i rask endring. Nyere forskning understreker at organisatorisk ambidexterity ikke bare handler om å balansere disse aktivitetene, men også om å dynamisk veksle mellom dem når markedet eller internt press krever det.

For eksempel fremhever en fersk studie at organisatorisk ambidexterity, kombinert med IT-kompetanse og paradoksalt lederskap (som støtter både utforskning og utnyttelse), i betydelig grad styrker organisasjonens motstandskraft og ytelse, spesielt i ustabile omgivelser (Emerald) (SpringerOpen). Denne tilnærmingen gjør det mulig for organisasjoner å tilpasse seg raskt, gripe nye muligheter og samtidig opprettholde effektiviteten i eksisterende virksomhet.

Den ultimate hybride prosjekttilnærmingen tilpasset både tid og sted

La oss se på noen av begrepene fra teorien om organisatorisk ambidexterity som bidrar til å gi en god forståelse av dimensjonene en organisasjon må ta hensyn til for å skape den ultimate hybride prosjekttilnærmingen.

"Kontekstuell ambidexterity" handler om å blande plandrevne og smidige metoder for å matche den spesifikke prosjektkonteksten. Half Double-metoden gjør det for eksempel mulig å kombinere ulike prosjektmetoder, slik at det beste fra to verdener kan kombineres.

I tidsdimensjonen handler "syklisk ambidexteritet" om å veksle mellom utnyttelse og utforskning i ulike faser av prosjektet. For eksempel kan man starte med en smidig tilnærming for å tilpasse seg raskt, og senere, når forutsigbarheten er større, gå over til en mer strukturert metode.

I den organisatoriske dimensjonen innebærer "strukturell ambidexterity" å bruke utnyttelse og utforskning i ulike deler av prosjektet. Dette er spesielt nyttig i store prosjekter og megaprosjekter, der noen deler av prosjektet drives best med en planstyrt tilnærming, mens andre kan være mer smidige.

"Gjensidig ambidexteritet" beskriver hvordan resultater fra utforskning i én del av organisasjonen kan bli input til utnyttelse i en annen del, og omvendt. Dette skaper en dynamisk syklus av innovasjon og effektivitet, noe som samsvarer med Half Double-metodens lederverktøy "Adopt a reflective and adaptive mindset."

Ambidexterity høres kanskje komplisert ut, men poenget mitt er enkelt: Vi må omfavne hybridisering fullt ut og tilpasse prosjektledelsesmetoder til de spesifikke behovene og utfordringene som oppstår i ulike faser og deler av et prosjekt. Her kan Half Double-metoden, som både er en hybrid metode i seg selv og designet for å sameksistere med andre metoder, være et godt utgangspunkt.

Fremtiden er hybrid

Hybrid prosjektledelse tilbyr et robust rammeverk for å navigere i de komplekse og raskt skiftende landskapene vi står overfor i dag. Ved å kombinere det beste fra tradisjonelle og smidige metoder kan vi oppnå høyere suksessrate og mer robuste prosjekter. Det er viktig at vi ikke bare skaper en ny hybrid, men at vi virkelig utnytter hybridkonseptet til å utvikle en prosjekttilnærming som er tilpasset tid og sted innenfor samme organisasjon og til og med innenfor samme prosjekt: den ultimate hybridtilnærmingen.

Rom ble ikke bygget på én dag, og hvis du i dag jobber med en rent tradisjonell prosjektmetode, bør du sannsynligvis ikke hoppe rett inn i en ultimat hybridtilnærming i morgen. Begynn med den hybride tankegangen ved å omfavne den i den dimensjonen som gir mening for din organisasjon eller ditt spesifikke prosjekt, og bygg videre derfra.

Hvis du allerede jobber med en hybrid prosjekttilnærming, er vi i Half Double Institute veldig interessert i å høre om dine erfaringer, enten i kommentarfeltet nedenfor eller via e-post til meg på csp@halfdoubleinstitute.org.