Hybrid projektledelse

Af Christina Sejr Pedersen, direktør for Half Double Institute

Den hybride tilgang til projektledelse bliver stadig vigtigere i dagens projektlandskab - og med god grund. Efter min mening er der behov for at gentænke vores tilgang til projektledelse for at imødekomme kompleksiteten i moderne projekter. Dette gælder især for såkaldte megaprojekter, som er afgørende for den grønne omstilling.

Heldigvis er interessen for den hybride tilgang stigende, men i mange tilfælde er forståelsen stadig for snæver til at udnytte dens potentiale fuldt ud. Mere om det senere.

Behovet for en hybrid tilgang

Dagens program- og projektledere står over for et stadig mere komplekst interessentlandskab, hurtigere udviklingshastigheder og langt flere kriser end nogensinde før. At forlade sig udelukkende på enten en traditionel eller en agil projektmodel kan hurtigt blive begrænsende. Derfor er det vigtigt at tilpasse vores projektledelsesmetoder på projekt-, portefølje- og organisationsniveau, så de bedre afspejler virkeligheden.

Den moderne organisation som projektfabrik

Mange moderne organisationer fungerer næsten som projektfabrikker. Alligevel er det kun omkring 30 procent af projekterne i dag, der betragtes som vellykkede. Det understreger klart behovet for forbedrede metoder og tilgange. Hybrid projektledelse, som Half Double-modellen, der kombinerer agile og traditionelle metoder, kan tilbyde en løsning ved at give større fleksibilitet til at håndtere det forandringstempo og den kompleksitet, der er forbundet med de fleste projekter i dag, på tværs af sektorer og brancher.

Fordele ved den hybride tilgang på projektniveau

En hybrid tilgang til projektledelse kombinerer strukturen i traditionel projektledelse med agil fleksibilitet. Det giver mulighed for iterativ udvikling og løbende feedback, samtidig med at der opretholdes klare projektfrister og milepæle. Traditionelle metoder giver grundig risikovurdering og styringsplaner, mens agile metoder giver mulighed for hurtig tilpasning og reaktion på nye risici. Desuden fremmer agile metoder konstant kommunikation og samarbejde i teams, mens traditionelle metoder sikrer omfattende interessentanalyser på forhånd.

Denne kombination giver bedre ressourcestyring ved at forene forudsigeligheden i traditionel projektplanlægning med de adaptive ressourceallokeringsmetoder, der findes i agile. Det er dog værd at bemærke, at hybrid projektledelse kræver en mere tilpasningsdygtig og fleksibel ledelsesstil, hvilket er afgørende for succes og et kerneelement i Half Double-tilgangen.

Fordelene ved den hybride tilgang på porteføljeniveau

På porteføljeniveau optimerer en hybrid tilgang ressourceudnyttelsen ved at afbalancere tildelingen på tværs af projekter for at imødekomme både stabile og dynamiske projektbehov. Mens traditionel projektledelse giver detaljerede rapporterings- og kontrolmekanismer, tilbyder agil projektledelse løbende opdateringer og synlighed af projektets fremskridt. Denne kombination hjælper med bedre porteføljestyring og sikrer, at porteføljen forbliver i overensstemmelse med dynamiske forretningsmål. En hybridportefølje kan også sprede risikoen ved at afbalancere agile projekter med høj risiko og høj belønning med traditionelle projekter, hvor forudsigeligheden og risikoen er lavere. Dette forbedrer den overordnede porteføljestabilitet og modstandsdygtighed i virksomheden.

Fordele ved den hybride tilgang på organisationsniveau

På organisationsniveau bidrager en hybrid tilgang til strategisk smidighed ved at gøre det lettere for organisationen at reagere på markedsændringer og forretningsmuligheder. Tilgangen kan skaleres og tilpasses på tværs af forskellige afdelinger og projekter, hvilket giver en fleksibel, men sammenhængende projektledelsesramme for organisationen.

Når det kommer til informationsflow, sikrer traditionelle metoder, at interessenter holdes informeret gennem formelle rapporteringsstrukturer, mens agile metoder øger interessenternes engagement gennem regelmæssige opdateringer og feedback. Begge har deres fordele og ulemper. Den hybride tilgang vælger den mest effektive metode inden for den givne kontekst og for de specifikke interessentgrupper, der er involveret i projektet.

En anden fordel ved hybrid projektledelse på organisationsniveau er, at den fremmer løbende forbedringer og innovation ved at tillade eksperimenter inden for en kontrolleret ramme og ved at udnytte synergier mellem forskellige metoder. Projekttilgangen kan løbende justeres på baggrund af erfaringerne fra det specifikke projekt eller andre projekter i organisationen.

Den ultimative hybrid: En skræddersyet tilgang

Det er opmuntrende at se, at den hybride tilgang vinder indpas mange steder. Men konceptet fortolkes og anvendes ofte for snævert til at udnytte dets potentiale fuldt ud.

Her kan organisatorisk ambidexteritet tjene som en nyttig teoretisk ramme til at forstå omfanget af den hybride projekttilgang. Jeg vil ikke gå i dybden med teorien her, men kort sagt henviser organisatorisk ambidexterity til en virksomheds evne til at afbalancere og effektivt styre både udnyttelsen af eksisterende evner og udforskningen af nye muligheder. Dette koncept er afgørende for, at organisationer kan tilpasse sig og trives i dynamiske og usikre miljøer.

En undersøgelse fra 2023 definerer organisatorisk ambidexterity som "evnen til samtidig at forfølge både inkrementel (udnyttelse) og radikal (udforskning) innovation. Denne dobbelte tilgang gør det muligt for organisationer at opretholde en effektiv drift, samtidig med at de kan tilpasse sig nye muligheder, hvilket forbedrer den samlede modstandskraft og ydeevne i dynamiske miljøer" (Emerald) (SpringerOpen).

Jeg vil hævde, at organisatorisk ambidexterity er afgørende for at opretholde konkurrencefordele i hurtigt skiftende miljøer. Nyere forskning understreger, at organisatorisk ambidexterity ikke kun handler om at afbalancere disse aktiviteter, men også om dynamisk at skifte mellem dem, når markedet eller det interne pres kræver det.

For eksempel fremhæver en ny undersøgelse, at organisatorisk ambidexterity kombineret med IT-kompetencer og paradoksalt lederskab (som understøtter både udforskning og udnyttelse) styrker organisationens modstandsdygtighed og ydeevne betydeligt, især i flygtige miljøer (Emerald) (SpringerOpen). Denne tilgang gør det muligt for organisationer at tilpasse sig hurtigt og gribe nye muligheder, samtidig med at effektiviteten i den eksisterende drift opretholdes.

Den ultimative hybride projekttilgang skræddersyet til både tid og sted

Lad os se på nogle af begreberne fra teorien om organisatorisk ambidexterity, der hjælper med at give en god forståelse af de dimensioner, en organisation skal overveje for at skabe den ultimative hybride projekttilgang.

'Kontekstuel ambidexterity' henviser til at blande planlægningsdrevne og agile metoder for at matche den specifikke projektsammenhæng. For eksempel giver Half Double-metoden mulighed for sameksistens mellem forskellige projektmetoder, så man kan kombinere det bedste fra begge verdener.

I den tidsmæssige dimension handler 'cyklisk ambidexteritet' om at skifte mellem udnyttelse og udforskning i forskellige faser af projektet. For eksempel at starte med en agil tilgang for at tilpasse sig hurtigt og senere, når forudsigeligheden er højere, skifte til en mere struktureret metode.

I den organisatoriske dimension indebærer "strukturel ambidexteritet", at man bruger udnyttelse og udforskning i forskellige dele af projektet. Det er især nyttigt i store projekter og megaprojekter, hvor nogle dele af projektet kører bedst med en planstyret tilgang, mens andre måske er mere agile.

"Gensidig ambidexteritet" beskriver, hvordan output fra udforskning i en del af organisationen kan blive input til udnyttelse i en anden del og vice versa. Det skaber en dynamisk cyklus af innovation og effektivitet, hvilket stemmer overens med Half Double-metodens ledelsesværktøj "Adopt a reflective and adaptive mindset."

Ambidexterity lyder måske komplekst, men min pointe er enkel: Vi er nødt til at omfavne hybridisering fuldt ud og tilpasse projektledelsesmetoder til de specifikke behov og udfordringer, der opstår i forskellige faser og dele af et projekt. Her kan Half Double-metoden, som både er en hybridmetode i sig selv og designet til at sameksistere med andre metoder, være et godt udgangspunkt.

Fremtiden er hybrid

Hybrid projektledelse tilbyder en robust ramme til at navigere i de komplekse og hurtigt skiftende landskaber, vi står over for i dag. Ved at kombinere det bedste fra traditionelle og agile metoder kan vi opnå højere succesrater og mere modstandsdygtige projekter. Det er vigtigt, at vi ikke bare skaber en ny hybrid, men virkelig udnytter hybridkonceptet til at udvikle en projekttilgang, der er tilpasset tid og sted inden for den samme organisation og endda inden for det samme projekt: den ultimative hybridtilgang.

Rom blev ikke bygget på en dag, og hvis du i øjeblikket arbejder med en rent traditionel projektmetode, bør du nok ikke springe direkte ind i en ultimativ hybridtilgang i morgen. Start med den hybride tankegang ved at omfavne den i den dimension, der giver mening for din organisation eller dit specifikke projekt, og byg videre derfra.

Hvis du allerede arbejder med en hybrid projekttilgang, er vi på Half Double Institute meget interesserede i at høre om dine erfaringer enten i kommentarerne nedenfor eller via en e-mail til mig på csp@halfdoubleinstitute.org.