Hybride projectbeheer

Door Christina Sejr Pedersen, directeur van het Half Double Institute

De hybride benadering van projectmanagement wordt steeds belangrijker in het huidige projectlandschap - en daar is een goede reden voor. Naar mijn mening moeten we onze benadering van projectmanagement herzien om de complexiteit van moderne projecten het hoofd te kunnen bieden. Dit geldt met name voor zogenaamde megaprojecten, die cruciaal zijn voor de groene transitie.

Gelukkig groeit de belangstelling voor de hybride aanpak, maar in veel gevallen is het begrip nog te beperkt om het potentieel ervan volledig te benutten. Daarover later meer.

De noodzaak van een hybride aanpak

De programma- en projectmanagers van tegenwoordig hebben te maken met een steeds complexer landschap van belanghebbenden, hogere ontwikkelingssnelheden en veel meer crises dan ooit tevoren. Alleen vertrouwen op een traditioneel of een agile projectmodel kan al snel beperkend worden. Daarom is het essentieel om onze projectmanagementmethoden op project-, portfolio- en organisatieniveau aan te passen om beter aan te sluiten bij de realiteit.

De moderne organisatie als projectfabriek

Veel moderne organisaties werken bijna als projectfabrieken. Toch wordt slechts 30% van de projecten tegenwoordig als succesvol beschouwd. Dit toont duidelijk aan dat er behoefte is aan verbeterde methoden en benaderingen. Hybride projectmanagement, zoals het Half Double model, dat agile en traditionele methoden combineert, kan een oplossing bieden door meer flexibiliteit te bieden bij het beheren van het tempo van verandering en de complexiteit die tegenwoordig inherent zijn aan de meeste projecten, in alle sectoren en bedrijfstakken.

Voordelen van de hybride aanpak op projectniveau

Een hybride aanpak van projectmanagement combineert de structuur van traditioneel projectmanagement met agile flexibiliteit. Dit maakt iteratieve ontwikkeling en voortdurende feedback mogelijk, terwijl duidelijke projectdeadlines en mijlpalen gehandhaafd blijven. Traditionele methoden zorgen voor een grondige risicobeoordeling en beheersplannen, terwijl agile een snelle aanpassing en reactie op opkomende risico's mogelijk maakt. Bovendien bevorderen agile werkwijzen constante communicatie en samenwerking binnen teams, terwijl traditionele methoden zorgen voor een uitgebreide analyse van belanghebbenden vooraf.

Deze combinatie biedt beter middelenbeheer door de voorspelbaarheid van traditionele projectplanning samen te voegen met de adaptieve methoden voor het toewijzen van middelen die in agile worden gevonden. Het is echter vermeldenswaard dat hybride projectmanagement een flexibelere leiderschapsstijl vereist, die cruciaal is voor succes en een kernelement is van de Half Double aanpak.

De voordelen van de hybride aanpak op portefeuilleniveau

Op portefeuilleniveau optimaliseert een hybride aanpak het gebruik van middelen door de toewijzing van middelen evenwichtig over projecten te verdelen om te voldoen aan zowel stabiele als dynamische projectbehoeften. Terwijl traditioneel projectmanagement gedetailleerde rapportage- en controlemechanismen biedt, zorgt agile voor continue updates en inzicht in de projectvoortgang. Deze combinatie helpt bij een beter portfoliobeheer en zorgt ervoor dat het portfolio afgestemd blijft op de dynamische bedrijfsdoelstellingen. Een hybride portfolio kan ook risico's spreiden door agile projecten met hoge risico's en hoge opbrengsten te combineren met traditionele projecten waar de voorspelbaarheid en risico's lager zijn. Dit verbetert de algehele stabiliteit van het portfolio en de veerkracht van het bedrijf.

De voordelen van de hybride aanpak op organisatieniveau

Op organisatieniveau draagt een hybride aanpak bij aan strategische wendbaarheid doordat het voor de organisatie eenvoudiger wordt om in te spelen op veranderingen in de markt en zakelijke kansen. De aanpak kan worden geschaald en aangepast voor verschillende afdelingen en projecten, waardoor een flexibel maar samenhangend projectmanagementraamwerk voor de organisatie ontstaat.

Wat de informatiestroom betreft, zorgen traditionele methoden ervoor dat belanghebbenden op de hoogte worden gehouden via formele rapportagestructuren, terwijl agile praktijken de betrokkenheid van belanghebbenden vergroten via regelmatige updates en feedback. Beide hebben hun voor- en nadelen. De hybride aanpak selecteert de meest effectieve methode binnen de gegeven context en voor de specifieke groepen belanghebbenden die bij het project betrokken zijn.

Een ander voordeel van hybride projectmanagement op organisatieniveau is dat het voortdurende verbetering en innovatie bevordert door experimenten toe te staan binnen een gecontroleerd kader en door gebruik te maken van synergieën tussen verschillende methoden. De projectaanpak kan voortdurend worden aangepast op basis van de lessen die worden geleerd uit het specifieke project of andere projecten binnen de organisatie.

De ultieme hybride: Een aanpak op maat

Het is bemoedigend om te zien dat de hybride aanpak op veel plaatsen terrein wint. Het concept wordt echter vaak te eng geïnterpreteerd en toegepast om het potentieel ervan volledig te benutten.

Hier kan organisatorische ambidexteriteit dienen als een nuttig theoretisch kader om de reikwijdte van de hybride projectaanpak te begrijpen. Ik zal hier niet dieper ingaan op de theorie, maar in het kort verwijst organisatorische ambidexteriteit naar het vermogen van een bedrijf om zowel de exploitatie van bestaande capaciteiten als de verkenning van nieuwe kansen in evenwicht te brengen en effectief te beheren. Dit concept is cruciaal voor organisaties om zich aan te passen en te gedijen in dynamische en onzekere omgevingen.

Een onderzoek uit 2023 definieert organisatorische ambidexteriteit als "het vermogen om tegelijkertijd zowel incrementele (exploitatie) als radicale (exploratie) innovatie na te streven. Deze tweeledige aanpak stelt organisaties in staat om efficiënt te blijven werken en zich tegelijkertijd aan te passen aan nieuwe kansen, waardoor de algehele veerkracht en prestaties in dynamische omgevingen worden verbeterd." (Emerald) (SpringerOpen).

Ik zou willen stellen dat organisatorische ambidexteriteit cruciaal is voor het behouden van concurrentievoordeel in snel veranderende omgevingen. Recent onderzoek benadrukt dat organisatorische ambidexteriteit niet alleen te maken heeft met het in evenwicht houden van deze activiteiten, maar ook met het dynamisch schakelen tussen deze activiteiten als de markt of interne druk daarom vraagt.

Een nieuwe studie laat bijvoorbeeld zien dat organisatorische ambidexteriteit, in combinatie met IT-competenties en paradoxaal leiderschap (dat zowel exploratie als exploitatie ondersteunt), de veerkracht en prestaties van organisaties aanzienlijk versterkt, vooral in volatiele omgevingen (Emerald) (SpringerOpen). Deze aanpak stelt organisaties in staat om zich snel aan te passen, nieuwe kansen te grijpen terwijl de efficiëntie van bestaande activiteiten behouden blijft.

De ultieme hybride projectaanpak afgestemd op tijd en plaats

Laten we eens kijken naar een aantal concepten uit de theorie van organisatorische ambidexteriteit die helpen een goed begrip te krijgen van de dimensies waarmee een organisatie rekening moet houden om de ultieme hybride projectaanpak te creëren.

'Contextuele ambidexteriteit' verwijst naar het combineren van plangestuurde en agile methoden, passend bij de specifieke projectcontext. De 'Half Double'-methode maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende projectmethoden naast elkaar te laten bestaan, zodat het beste van twee werelden kan worden gecombineerd.

In de tijdsdimensie gaat 'Cyclische Ambidexteriteit' over het schakelen tussen exploitatie en exploratie in verschillende fasen van het project. Bijvoorbeeld beginnen met een agile aanpak om je snel aan te passen en later, als de voorspelbaarheid groter is, overschakelen op een meer gestructureerde methode.

In de organisatorische dimensie gaat 'Structurele Ambidexteriteit' over het gebruik van exploitatie en exploratie in verschillende delen van het project. Dit is met name nuttig bij grote projecten en megaprojecten, waarbij sommige delen van het project het beste kunnen worden uitgevoerd met een planmatige aanpak, terwijl andere delen wendbaarder kunnen zijn.

'Reciprocal Ambidexterity' beschrijft hoe de output van exploratie in het ene deel van de organisatie input kan worden voor exploitatie in een ander deel, en vice versa. Dit creëert een dynamische cyclus van innovatie en efficiëntie, die overeenkomt met de leiderschapstool van de Half Double methode "Adopteer een reflectieve en adaptieve mindset."

Ambidexteriteit klinkt misschien complex, maar mijn punt is simpel: we moeten hybridisatie volledig omarmen en projectmanagementmethoden aanpassen aan de specifieke behoeften en uitdagingen die zich voordoen in verschillende fasen en delen van een project.

De toekomst is hybride

Hybride projectmanagement biedt een robuust raamwerk voor het navigeren door de complexe en snel veranderende landschappen waar we vandaag de dag mee te maken hebben. Door het beste van traditionele en agile methoden te combineren, kunnen we hogere slagingspercentages en meer veerkrachtige projecten realiseren. Het is belangrijk dat we niet zomaar een nieuwe hybride creëren, maar dat we het hybride concept echt uitbuiten om een projectaanpak te ontwikkelen die kan worden aangepast aan tijd en plaats binnen dezelfde organisatie en zelfs binnen hetzelfde project: de ultieme hybride aanpak.

Rome werd niet in één dag gebouwd, en als je momenteel met een puur traditionele projectmethode werkt, moet je waarschijnlijk niet morgen meteen in een ultieme hybride aanpak springen. Begin met de hybride mindset door deze te omarmen in de dimensie die zinvol is voor uw organisatie of specifieke project, en bouw van daaruit verder.

Als u al met een hybride projectaanpak werkt, zijn wij bij het Half Double Institute erg benieuwd naar uw ervaringen, hetzij in de reacties hieronder of via een e-mail aan mij op csp@halfdoubleinstitute.org.