IT med effekt

Hadeel Al-Jurani: Effekt-case som en Game Changer för IT-beslutsfattande

Kan du börja med att presentera dig själv och din roll?
Jag heter Hadeel Al-Jurani och jag är IS Business Consultant på Grundfos. Jag är en del av IT Business Partners-teamet, som består av åtta personer. De flesta av teammedlemmarna fungerar som IT-partners för specifika affärsdivisioner och hanterar hela IT-portföljen inom sitt område. Jag arbetar mer tvärfunktionellt och har ett särskilt ansvar för att underlätta effektfall i organisationen - särskilt i samband med nya IT-behov och projekt.

Vad är ett effektfall i ditt sammanhang?
Ett effektfall är ett sätt att klargöra vad vi vill uppnå med ett initiativ innan vi bestämmer om det ska bli ett projekt. Det används vanligtvis i en förprojektfas när en förfrågan eller idé kommer in från verksamheten. Vi använder effektanalysen för att ta reda på det verkliga behovet. Vilket värde är det vi vill skapa? Och ibland, bara genom att ställa dessa frågor, inser verksamheten att organisationen inte är redo, att behovet inte är tillräckligt stort eller att det faktiskt kan uppfyllas mycket enklare och billigare utan att utveckla en kostsam teknisk lösning.

Hur skiljer sig effektanalysen från vad ni brukade göra?
Tidigare hade vi något som kallades "affärsförtydligande" som ett steg i vår process, men det fanns ingen riktig metod bakom det. Så det var ganska ad hoc och kanske till och med lite subjektivt när det gällde vilka initiativ som fick uppmärksamhet. Vi saknade struktur och transparens i våra prioriteringar.
Dessutom var det ofta ett starkt fokus på den tekniska IT-lösningen från början, och inte så mycket på affärsbehoven och det värde vi ville skapa.

Kan du berätta mer om de fördelar ni har upplevt med att använda effekt-case?
Det finns så många fördelar - och kanske är jag partisk, men jag älskar verkligen den här processen. Det har gjort en enorm skillnad i vårt arbete och vi har fått bra feedback från alla håll.
En av de största fördelarna är att vi fattar beslut baserat på faktiska insikter. Vi är mycket mer medvetna om varför vi går vidare med ett projekt - och varför vi inte gör det. Vi flyttar fokus från den tekniska lösningen till det underliggande behovet och baserar våra beslut på det värde vi vill skapa. Som ett resultat utformar vi bättre IT-lösningar som faktiskt tar itu med smärtpunkterna eller levererar det önskade värdet.
Det finns också mycket värde i själva processen - att nå tydlighet med intressenterna - och ibland är det mer värdefullt än resultatet.

Hur visar sig dessa fördelar i praktiken?
När vi genomför ett effektfall skapar vi en gemensam grund genom att skapa en gemensam förståelse: Vad är det vi egentligen försöker uppnå?
Vi ser till att rätt personer är involverade vid rätt tidpunkt. Beslutsfattare finns i rummet, ämnesexperter inkluderas och vi får en solid överblick över vilka som behöver engageras. I en stor organisation som Grundfos är det en stor uppgift - men modellen hjälper verkligen till att underlätta den.
Den skapar samsyn mellan funktioner och affärsområden, vilket gör en enorm skillnad för både samarbetet och det projektarbete som följer.
Personerna känner sig hörda och delaktiga i utformningen av beslutet. Det känns som ett gemensamt projekt - inte som något som kommer uppifrån. Flera personer har faktiskt sagt: "Det här borde vara standard", just för att processen är tydlig och transparent och alla vet i vilken riktning vi är på väg.
Och vi visar också upp en starkare front utåt - till exempel i dialog med leverantörer - eftersom vi redan har gått igenom anpassningsprocessen internt. Det gör det mycket lättare att driva projekt framåt.

Har du något exempel där en effekt lett till att ett projekt inte startats?
Ja, det har hänt flera gånger. Vi fick till exempel en förfrågan om en avancerad AI-lösning. AI är ett hett ämne och vi var naturligtvis öppna för att utforska det. De hade redan några idéer för specifika funktioner och ville att lösningen skulle göra x, y och z.
Men när vi körde effekten och tittade på deras processer blev det tydligt att en AI-lösning skulle vara överflödig. Vi identifierade helt andra åtgärder - som processoptimering inom avdelningen och rensning av data - som faktiskt uppfyllde deras behov mer effektivt.

Hur passar effekt-casen in i era andra projektmetoder?
Vi arbetar i ett hybridupplägg, och det fungerar bra. Inom vissa områden driver vi agila projekt i produktteam, medan vi inom andra områden följer mer traditionella stage-gate- eller vattenfallsmodeller. Effekt-casen är ett flexibelt verktyg som kan användas både före och under projekt - oavsett metodik.

Har ni även använt effekt-caser i pågående projekt?
Ja, det har vi. Om ett projekt saknar tydliga mål kan vi köra ett effekt-case mitt i projektet för att skapa tydlighet. Vi har också använt det för att kommunicera tekniska projekt till verksamheten på ett sätt som de förstår. Så det är inte bara ett startverktyg - det är ett flexibelt arbetssätt som ger mervärde i många sammanhang.

Vilka har de största utmaningarna varit med att implementera metoden?
Första gången vi körde processen på egen hand, utan extern hjälp, var det tufft. Vi försökte följa effekt case-processen väldigt strikt, steg för steg - men det gjorde det faktiskt svårare. När något inte fungerade exakt som beskrivet ledde det till frustration.
Så småningom insåg vi att detta rigida tillvägagångssätt inte riktigt är i Half Doubles anda. Det handlar om att använda metoden som ett verktyg - inte att följa ett recept. Så vi satte oss ner och delade upp processen i steg i Excel: Vad exakt behöver vi klargöra i varje steg? Det gav oss friheten att anpassa tillvägagångssättet utan att förlora syftet ur sikte.

Vi lärde oss bland annat:
- Du måste veta vem som är affärsägare - och det bör vara en person.
- Det tar tid att driva ett ärende om effekt, och det måste kommuniceras tydligt från början.
- Verksamheten måste förstå att deras engagemang behövs mellan workshoparna, inte bara under dem.

Har ni anpassat processen ytterligare?
Ja. Vi har skapat en light-version där jag intervjuar den person som skickade in förfrågan och samlar deras input i ett dokument, som vi sedan använder för att onboarda resten av teamet. Det gör det enklare att komma igång - särskilt när tiden eller engagemanget är begränsat.

Hur har effektanalyserna förankrats i organisationen?
Vår CIO och vårt ledarskap inom IT har godkänt att det är den metod vi använder. När våra IT Business Partners får en förfrågan från verksamheten - från en av våra divisioner eller funktioner - föreslår de vanligtvis att vi ska genomföra ett effekt-case. Jag är ofta med som facilitator, och vi utbildar för närvarande projektledare så att de själva kan driva processen i framtiden.

Vilket värde ger effektanalysen när ett projekt inte går vidare?
Det sparar oss mycket resurser genom att vi inte startar fel projekt. Faktum är att nästan 50 % av de effektstudier vi genomför inte resulterar i något projekt. Det innebär att vi kan fokusera vår tid och våra resurser mycket tidigt på de initiativ som faktiskt skapar mest värde för Grundfos.
Dessutom gör effektanalysen det lättare att förklara varför ett projekt avvisades.
Till exempel genomförde vi en effektanalys av ett behov som hade avvisats flera gånger tidigare. Den här gången tog vi upp det systematiskt med de relevanta intressenterna via processen för effektfall. Det skapade en gemensam förståelse för skälen bakom avslaget. Den transparensen och rättvisan stärker förtroendet.

Vilket är ditt bästa råd till andra som vill börja arbeta med effektkartläggningar?
Testa det i praktiken! Och kom ihåg att se det som en metod - fastna inte i varje detalj.
Anpassa processen till ditt sammanhang, men var trogen syftet. Räkna med att det tar lite tid att etablera rätt rutiner. Se till att stämma av förväntningarna med intressenterna från början så att de vet vad som krävs av dem.
Effekten har gjort en enorm skillnad för oss - när det gäller samarbete, kvaliteten på besluten och affärsförankringen.