IT med effekt

Hadeel Al-Jurani: Effekt-cases som en Game Changer for IT-beslutningsprosesser

Kan du begynne med å presentere deg selv og din rolle?
Mitt navn er Hadeel Al-Jurani, og jeg er IS Business Consultant hos Grundfos. Jeg er en del av IT Business Partners-teamet, som består av åtte personer. De fleste av teammedlemmene fungerer som IT-partnere for spesifikke forretningsdivisjoner, og forvalter hele IT-porteføljen i sitt område. Jeg jobber mer tverrfunksjonelt og har et dedikert ansvar for å fasilitere effekt-caser i organisasjonen - særlig i forbindelse med nye IT-behov og prosjekter.

Hva er en effekt-case i din sammenheng?
En effekt-case er en måte å avklare hva vi ønsker å oppnå med et initiativ før vi bestemmer oss for om det skal bli et prosjekt. Det brukes vanligvis i en forprosjektfase når en forespørsel eller idé kommer inn fra virksomheten. Vi bruker effekt-casen for å avdekke det reelle behovet. Hvilken verdi er det vi ønsker å skape? Hvilke endringer vil dette kreve i organisasjonen?
Og noen ganger, bare ved å stille disse spørsmålene, innser virksomheten at organisasjonen ikke er klar, at behovet ikke er stort nok, eller at det faktisk kan oppfylles mye enklere og billigere uten å utvikle en kostbar teknisk løsning.

Hvordan skiller effekt-casen seg fra det dere pleide å gjøre?
Tidligere hadde vi noe som het "forretningsavklaring" som et trinn i prosessen vår, men det var ikke en reell metode bak det. Det var ganske ad hoc og kanskje til og med litt subjektivt når det gjaldt hvilke initiativer som fikk oppmerksomhet. Vi manglet struktur og transparens i prioriteringene våre, og i tillegg var det ofte et sterkt fokus på den tekniske IT-løsningen fra starten av, og ikke så mye på forretningsbehovene og den verdien vi ønsket å skape.

Kan du fortelle mer om hvilke fordeler dere har opplevd ved å bruke effekt-case?
Det er så mange fordeler - og kanskje er jeg partisk, men jeg elsker virkelig denne prosessen. Den har gjort en stor forskjell i arbeidet vårt, og vi har fått gode tilbakemeldinger fra alle.
En av de største fordelene er at vi tar beslutninger basert på faktisk innsikt. Vi er mye mer bevisste på hvorfor vi går videre med et prosjekt - og hvorfor vi ikke gjør det. Vi flytter fokus fra den tekniske løsningen til det underliggende behovet, og baserer beslutningene våre på den verdien vi ønsker å skape. Resultatet er at vi utformer bedre IT-løsninger som faktisk adresserer smertepunktene eller leverer den ønskede verdien.
Det ligger også mye verdi i selve prosessen - i å oppnå klarhet med interessentene - og noen ganger er det mer verdifullt enn resultatet.

Hvordan kommer disse fordelene til syne i praksis?
Når vi kjører en effekt-case, etablerer vi et felles grunnlag ved å skape en felles forståelse: Hva er det vi egentlig prøver å oppnå?
Vi sørger for at de rette personene er involvert til rett tid. Beslutningstakere er i rommet, fageksperter er inkludert, og vi får en solid oversikt over hvem som må engasjeres. I en stor organisasjon som Grundfos er det en stor oppgave - men modellen gjør det enklere.
Den skaper samstemthet på tvers av funksjoner og forretningsområder, noe som utgjør en stor forskjell for både samarbeidet og det påfølgende prosjektarbeidet.
Folk føler seg hørt og involvert i utformingen av beslutningen. Det føles som et felles prosjekt - ikke noe som er gitt ovenfra og ned. Det er faktisk flere som har sagt det: "Dette burde være standard", nettopp fordi prosessen er tydelig og transparent, og alle vet hvilken retning vi er på vei i.
Og vi står også sterkere utad - for eksempel i dialog med leverandører - fordi vi allerede har gått gjennom tilpasningsprosessen internt. Det gjør det mye lettere å få prosjekter videre.

Har du et eksempel på at en effekt-sak førte til at vi ikke startet et prosjekt?
Ja, det har vi sett flere ganger. Vi fikk for eksempel en forespørsel om en avansert AI-løsning. AI er et hett tema, og vi var selvsagt åpne for å utforske det. De hadde allerede noen ideer til spesifikke funksjoner og ønsket at løsningen skulle gjøre x, y og z.
Men da vi kjørte effekt-casen og så på prosessene deres, ble det klart at en AI-løsning ville være overkill. Vi identifiserte helt andre tiltak - som prosessoptimalisering i avdelingen og opprydding av data - som faktisk oppfylte behovene deres mer effektivt.

Hvordan passer effekt-casen inn i de andre prosjektmetodene deres?
Vi jobber i et hybridoppsett, og det fungerer godt. På noen områder kjører vi smidige prosjekter i produktteam, mens vi på andre områder følger mer tradisjonelle stage-gate- eller fossefallsmodeller. Effekt-casen er et fleksibelt verktøy som kan brukes både før og underveis i prosjekter - uavhengig av metodikk.

Har dere også brukt effekt-caser på pågående prosjekter?
Ja, det har vi. Hvis et prosjekt mangler klare mål, kan vi kjøre en effekt-case midt i prosjektet for å skape klarhet. Vi har også brukt det til å kommunisere tekniske prosjekter til virksomheten på en måte som de forstår. Så det er ikke bare et startverktøy - det er en fleksibel tilnærming som gir merverdi i mange sammenhenger.

Hva har vært de største utfordringene med å implementere metoden?
Den første gangen vi kjørte prosessen på egen hånd, uten ekstern hjelp, var det tøft. Vi forsøkte å følge effekt case-prosessen veldig strengt, steg for steg - men det gjorde faktisk ting vanskeligere. Når noe ikke fungerte nøyaktig som beskrevet, førte det til frustrasjon.
Etter hvert innså vi at denne rigide tilnærmingen egentlig ikke er i Half Doubles ånd. Det handler om å bruke metoden som et verktøy - ikke å følge en oppskrift. Så vi satte oss ned og delte opp prosessen i trinn i Excel: Hva er det egentlig vi trenger å avklare på hvert trinn? Det ga oss frihet til å tilpasse fremgangsmåten uten å miste formålet av syne.

Vi lærte blant annet:
- Du må vite hvem som er virksomhetens eier - og det bør være én person.
- Det tar tid å gjennomføre et effekt-case, og det må kommuniseres tydelig fra starten.
- Virksomheten må forstå at deres engasjement er nødvendig mellom workshopene, ikke bare under dem.

Har dere tilpasset prosessen ytterligere?
Ja. Vi har laget en light-versjon der jeg intervjuer personen som har sendt inn forespørselen, og samler innspillene deres i et dokument som vi deretter bruker til å onboarde resten av teamet. Dette gjør det enklere å komme i gang - spesielt når tiden eller engasjementet er begrenset.

Hvordan har effekt-caser blitt forankret i organisasjonen?
Vår CIO og vårt lederskap innen IT har godkjent det som metoden vi bruker. Når IT-forretningspartnerne våre får en forespørsel fra virksomheten - fra en av divisjonene eller funksjonene våre - foreslår de vanligvis å kjøre en effekt-case. Jeg blir ofte brukt som fasilitator, og vi holder for tiden på å lære opp prosjektledere slik at de kan kjøre prosessen selv i fremtiden.

Hvilken verdi gir effekt-casen når et prosjekt ikke går videre?
Den sparer oss for mye ressurser ved at vi ikke setter i gang feil prosjekter. Faktisk resulterer nesten 50 % av effekt-casene vi kjører ikke i et prosjekt. Det betyr at vi kan fokusere tiden og ressursene våre veldig tidlig på de initiativene som faktisk skaper mest verdi for Grundfos.
I tillegg gjør effekt-casen det lettere å forklare hvorfor et prosjekt ble avvist.
For eksempel kjørte vi en effekt-case på et behov som hadde blitt avvist flere ganger tidligere. Denne gangen tok vi det systematisk opp med de relevante interessentene via effekt-case-prosessen. Det skapte en felles forståelse av begrunnelsen for avslaget. Denne åpenheten og rettferdigheten styrker tilliten.

Hva er ditt beste råd til andre som ønsker å begynne å jobbe med effekt-case?
Prøv det i praksis! Og husk å se på det som en metode - ikke heng deg opp i alle detaljer.
Tilpass prosessen til din kontekst, men vær tro mot formålet. Forvent at det tar litt tid å etablere de riktige rutinene. Sørg for å avstemme forventningene med interessentene fra begynnelsen, slik at de vet hva som kreves av dem.
Effekten har gjort en enorm forskjell for oss - både når det gjelder samarbeid, kvaliteten på beslutningene og forretningsmessig forankring.