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Hadeel Al-Jurani: Impact Cases als Wegbereiter für IT-Entscheidungen

Können Sie sich und Ihre Rolle kurz vorstellen?
Mein Name ist Hadeel Al-Jurani, und ich bin IS Business Consultant bei Grundfos. Ich gehöre zum Team IT Business Partners, das aus acht Personen besteht. Die meisten Teammitglieder sind als IT-Partner für bestimmte Geschäftsbereiche tätig und verwalten das gesamte IT-Portfolio in ihrem Bereich. Ich arbeite eher funktionsübergreifend und bin dafür zuständig, Impact Cases in der Organisation zu fördern - insbesondere in Verbindung mit neuen IT-Anforderungen und -Projekten.

Was ist ein Impact Case in Ihrem Kontext?
Ein Impact Case ist eine Möglichkeit zu klären, was wir mit einer Initiative erreichen wollen, bevor wir entscheiden, ob sie zu einem Projekt werden soll. Er wird in der Regel in der Vorprojektphase eingesetzt, wenn eine Anfrage oder Idee aus dem Unternehmen kommt. Wir verwenden den Impact Case, um den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln. Welchen Wert wollen wir schaffen? Welche Veränderungen sind dafür in der Organisation erforderlich?
Und manchmal stellt das Unternehmen allein durch diese Fragen fest, dass die Organisation nicht bereit ist, dass der Bedarf nicht groß genug ist oder dass er viel einfacher und kostengünstiger erfüllt werden kann, ohne eine teure technische Lösung zu entwickeln.

Wie unterscheidet sich der Impact Case von dem, was Sie früher gemacht haben?
Vormals hatten wir etwas, das sich "Business Clarification" nannte, als einen Schritt in unserem Prozess, aber es gab keine richtige Methode dahinter. Es war also ziemlich ad hoc und vielleicht sogar ein bisschen subjektiv in Bezug darauf, welche Initiativen Aufmerksamkeit erhielten. Außerdem lag der Schwerpunkt oft von Anfang an auf der technischen IT-Lösung und nicht so sehr auf den geschäftlichen Anforderungen und dem Wert, den wir schaffen wollten.

Können Sie uns mehr über die Vorteile erzählen, die Sie durch den Einsatz von Impact Cases erfahren haben?
Es gibt so viele Vorteile - und vielleicht bin ich voreingenommen, aber ich liebe diesen Prozess wirklich. Es hat unsere Arbeit enorm verändert, und wir haben durchweg positives Feedback erhalten.
Einer der größten Vorteile ist, dass wir Entscheidungen auf der Grundlage tatsächlicher Erkenntnisse treffen. Wir sind uns viel bewusster, warum wir ein Projekt vorantreiben - und warum wir es nicht tun. Wir verlagern den Schwerpunkt von der technischen Lösung auf den zugrunde liegenden Bedarf und treffen unsere Entscheidungen auf der Grundlage des Wertes, den wir schaffen wollen. Infolgedessen entwickeln wir bessere IT-Lösungen, die tatsächlich die Probleme angehen oder den gewünschten Wert liefern.
Ein großer Wert liegt auch im Prozess selbst - in der Klarheit, die wir mit den Beteiligten erreichen - und manchmal ist das wertvoller als das Ergebnis.

Wie zeigen sich diese Vorteile in der Praxis?
Wenn wir einen Impact Case durchführen, schaffen wir eine gemeinsame Basis, indem wir ein gemeinsames Verständnis schaffen: Was wollen wir wirklich erreichen?
Wir sorgen dafür, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit einbezogen werden. Die Entscheidungsträger sind anwesend, Fachexperten werden einbezogen, und wir erhalten einen soliden Überblick darüber, wer einbezogen werden muss. In einem großen Unternehmen wie Grundfos ist das eine große Aufgabe - aber das Modell erleichtert sie wirklich.
Es schafft eine Abstimmung über Funktionen und Geschäftsbereiche hinweg, was sowohl für die Zusammenarbeit als auch für die anschließende Projektarbeit einen großen Unterschied macht.
Die Mitarbeiter fühlen sich gehört und in die Entscheidungsfindung einbezogen. Man hat das Gefühl, dass es sich um ein gemeinsames Projekt handelt und nicht um etwas, das von oben verordnet wurde. Mehrere Leute haben tatsächlich gesagt: "Das sollte Standard sein", eben weil der Prozess klar und transparent ist und jeder weiß, in welche Richtung wir gehen.
Und wir treten auch nach außen - zum Beispiel im Dialog mit Anbietern - stärker auf, weil wir den Abstimmungsprozess bereits intern durchlaufen haben. Das macht es viel einfacher, Projekte voranzutreiben.

Kennen Sie ein Beispiel, bei dem ein Impact Case dazu geführt hat, dass ein Projekt nicht gestartet wurde?
Ja, das ist uns schon öfters passiert. Wir haben zum Beispiel eine Anfrage für eine fortschrittliche KI-Lösung erhalten. KI ist ein heißes Thema, und wir waren natürlich offen dafür, es zu erforschen. Das Unternehmen hatte bereits einige Ideen für bestimmte Funktionen und wollte, dass die Lösung x, y und z kann.
Aber als wir den Impact Case durchführten und uns die Prozesse ansahen, wurde klar, dass eine KI-Lösung zu viel wäre. Wir identifizierten ganz andere Maßnahmen - wie die Optimierung von Prozessen innerhalb der Abteilung und die Bereinigung von Daten -, die ihre Bedürfnisse tatsächlich effektiver erfüllten.

Wie fügt sich der Impact Case in Ihre anderen Projektmethoden ein?
Wir arbeiten in einer hybriden Struktur, und das funktioniert gut. In einigen Bereichen führen wir agile Projekte in Produktteams durch, während wir in anderen eher traditionellen Stage-Gate- oder Wasserfall-Modellen folgen. Der Impact Case ist ein flexibles Instrument, das sowohl vor als auch während Projekten eingesetzt werden kann - unabhängig von der Methodik.

Haben Sie Impact Cases auch bei laufenden Projekten eingesetzt?
Ja, das haben wir. Wenn es einem Projekt an klaren Zielen mangelt, können wir einen Impact Case mitten im Projekt durchführen, um Klarheit zu schaffen. Wir haben sie auch eingesetzt, um technische Projekte dem Unternehmen so zu vermitteln, dass es sie versteht. Es ist also nicht nur ein Einstiegsinstrument, sondern ein flexibler Ansatz, der in vielen Bereichen einen Mehrwert bietet.

Was waren die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der Methode?
Das erste Mal, als wir den Prozess allein, ohne externe Hilfe, durchführten, war es schwierig. Wir haben versucht, den Impact Case Prozess sehr strikt und Schritt für Schritt zu befolgen - aber das hat die Sache nur noch schwieriger gemacht. Wenn etwas nicht genau so funktionierte wie beschrieben, führte das zu Frustration.
Schließlich wurde uns klar, dass dieser starre Ansatz nicht wirklich dem Geist von Half Double entspricht. Es geht darum, die Methode als Werkzeug zu nutzen - nicht darum, einem Rezept zu folgen. Also setzten wir uns hin und zerlegten den Prozess in Excel in einzelne Schritte: Was genau müssen wir in jeder Phase klären? Das gab uns die Freiheit, den Ansatz anzupassen, ohne den Zweck aus den Augen zu verlieren.

Wir haben unter anderem gelernt:
- Man muss wissen, wer der Eigentümer des Unternehmens ist - und das sollte eine Person sein.
- Die Durchführung eines Impact Case braucht Zeit, und das muss von Anfang an klar kommuniziert werden.
- Das Unternehmen muss verstehen, dass sein Engagement zwischen den Workshops erforderlich ist, nicht nur während der Workshops.

Haben Sie den Prozess weiter angepasst?
Ja. Wir haben eine abgespeckte Version entwickelt, bei der ich die Person, die den Antrag gestellt hat, befrage und ihren Beitrag in einem Dokument sammle, das wir dann verwenden, um den Rest des Teams einzubinden. Das erleichtert den Einstieg - vor allem, wenn die Zeit oder das Engagement begrenzt ist.

Wie wurden Impact Cases in der Organisation verankert?
Unser CIO und die IT-Führung haben diese Methode als die von uns verwendete genehmigt. Wenn unsere IT-Geschäftspartner eine Anfrage aus dem Unternehmen erhalten - aus einer unserer Abteilungen oder Funktionen - schlagen sie in der Regel die Durchführung eines Impact Case vor. Ich werde oft als Moderator hinzugezogen, und wir schulen derzeit Projektmanager, damit sie den Prozess in Zukunft selbst durchführen können.

Welchen Wert hat der Impact Case, wenn ein Projekt nicht vorankommt?
Es spart uns eine Menge Ressourcen, weil wir nicht die falschen Projekte starten. Tatsächlich führen fast 50 % der Impact Cases, die wir durchführen, nicht zu einem Projekt. Das bedeutet, dass wir in der Lage sind, unsere Zeit und Ressourcen sehr früh auf die Initiativen zu konzentrieren, die tatsächlich den größten Wert für Grundfos schaffen.
Darüber hinaus macht es der Impact Case einfacher zu erklären, warum ein Projekt abgelehnt wurde.
Zum Beispiel haben wir einen Impact Case für einen Bedarf durchgeführt, der zuvor mehrmals abgelehnt worden war. Diesmal haben wir es systematisch mit den relevanten Interessengruppen im Rahmen des Impact Case-Prozesses erörtert. Dadurch wurde ein gemeinsames Verständnis für die Gründe der Ablehnung geschaffen. Diese Transparenz und Fairness stärken das Vertrauen.

Was raten Sie anderen, die mit Impact Cases arbeiten wollen?
Versuchen Sie es in der Praxis! Und denken Sie daran, es als eine Methode zu betrachten - bleiben Sie nicht an jedem Detail hängen.
Passen Sie den Prozess an Ihren Kontext an, aber bleiben Sie dem Ziel treu. Rechnen Sie damit, dass es einige Zeit dauert, die richtigen Routinen zu etablieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Erwartungen mit den Beteiligten von Anfang an abstimmen, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird.
Der Impact Case hat für uns einen großen Unterschied gemacht - in Bezug auf die Zusammenarbeit, die Qualität der Entscheidungen und die Verankerung im Unternehmen.