IT med effekt

Hadeel Al-Jurani: Effekt-cases som en Game Changer for it-beslutningstagning

Kan du starte med at præsentere dig selv og din rolle?
Mit navn er Hadeel Al-Jurani, og jeg er IS Business Consultant hos Grundfos. Jeg er en del af IT Business Partners-teamet, som består af otte personer. De fleste af teamets medlemmer fungerer som it-partnere for specifikke forretningsdivisioner og administrerer hele it-porteføljen inden for deres område. Jeg arbejder mere tværfunktionelt og har et dedikeret ansvar for at facilitere impact cases i organisationen - især i forbindelse med nye it-behov og projekter.

Hvad er en impact case i din sammenhæng?
En impact case er en måde at afklare, hvad vi ønsker at opnå med et initiativ, før vi beslutter, om det skal blive til et projekt. Den bruges typisk i en forprojektfase, når der kommer en anmodning eller idé fra forretningen. Vi bruger effekt-casen til at afdække det reelle behov. Hvilken værdi ønsker vi at skabe? Hvilke ændringer vil det kræve i organisationen?
Og nogle gange, bare ved at stille de spørgsmål, indser forretningen, at organisationen ikke er klar, at behovet ikke er stort nok, eller at det faktisk kan opfyldes meget lettere og billigere uden at udvikle en dyr teknisk løsning.

Hvordan adskiller effekt-casen sig fra det, I plejede at gøre?
Tidligere havde vi noget, der hed "forretningsafklaring" som et trin i vores proces, men der var ikke nogen egentlig metode bag. Så det var ret ad hoc og måske endda lidt subjektivt i forhold til, hvilke initiativer der fik opmærksomhed. Vi manglede struktur og gennemsigtighed i vores prioriteringer, og derudover var der ofte et stærkt fokus på den tekniske it-løsning fra starten og ikke så meget på forretningsbehovene og den værdi, vi ønskede at skabe.

Kan du fortælle mere om de fordele, I har oplevet ved at bruge effekt-cases?
Der er så mange fordele - og måske er jeg forudindtaget, men jeg elsker virkelig denne proces. Den har gjort en kæmpe forskel i vores arbejde, og vi har fået god feedback over hele linjen.
En af de største fordele er, at vi træffer beslutninger baseret på reel indsigt. Vi er meget mere bevidste om, hvorfor vi går videre med et projekt - og hvorfor vi ikke gør det. Vi flytter fokus fra den tekniske løsning til det underliggende behov og baserer vores beslutninger på den værdi, vi ønsker at skabe. Resultatet er, at vi designer bedre it-løsninger, der rent faktisk adresserer smertepunkterne eller leverer den ønskede værdi.
Der er også en masse værdi i selve processen - i at opnå klarhed med interessenterne - og nogle gange er det mere værdifuldt end resultatet.

Hvordan viser disse fordele sig i praksis?
Når vi kører en effekt-case, etablerer vi et fælles grundlag ved at skabe en fælles forståelse: Hvad er det egentlig, vi prøver at opnå?
Vi sørger for, at de rigtige mennesker er involveret på det rigtige tidspunkt. Beslutningstagere er i lokalet, fageksperter er med, og vi får et solidt overblik over, hvem der skal engageres. I en stor organisation som Grundfos er det en stor opgave - men modellen hjælper virkelig med at lette den.
Den skaber overensstemmelse på tværs af funktioner og forretningsområder, hvilket gør en enorm forskel for både samarbejdet og det efterfølgende projektarbejde.
Folk føler sig hørt og involveret i udformningen af beslutningen. Det føles som et fælles projekt - ikke som noget, der er blevet givet ovenfra. Flere mennesker har faktisk sagt: "Det her burde være standard", netop fordi processen er klar og gennemsigtig, og alle ved, hvilken retning vi er på vej i.
Og vi står også stærkere udadtil - f.eks. i dialogen med leverandører - fordi vi allerede har gennemgået tilpasningsprocessen internt. Det gør det meget lettere at komme videre med projekter.

Har du et eksempel på, at en sag om effekt førte til, at vi ikke startede et projekt?
Ja, det har vi set ske flere gange. For eksempel fik vi en anmodning om en avanceret AI-løsning. AI er et varmt emne, og vi var selvfølgelig åbne for at udforske det. De havde allerede nogle ideer til specifikke funktioner og ønskede, at løsningen skulle gøre x, y og z.
Men da vi kørte effekt-casen og kiggede på deres processer, blev det klart, at en AI-løsning ville være overkill. Vi identificerede helt andre tiltag - som procesoptimering i afdelingen og dataoprydning - der faktisk opfyldte deres behov mere effektivt.

Hvordan passer effekt-casen ind i jeres andre projektmetoder?
Vi arbejder i et hybrid-setup, og det fungerer godt. På nogle områder kører vi agile projekter i produktteams, mens vi på andre områder følger mere traditionelle stage-gate- eller vandfaldsmodeller. Effekt-casen er et fleksibelt værktøj, som kan bruges både før og under projekter - uanset metode.

Har I også brugt effekt-cases på igangværende projekter?
Ja, det har vi. Hvis et projekt mangler klare mål, kan vi køre en effekt-case midt i projektet for at skabe klarhed. Vi har også brugt det til at kommunikere tekniske projekter til forretningen på en måde, de forstår. Så det er ikke bare et startværktøj - det er en fleksibel tilgang, der giver værdi i mange sammenhænge.

Hvad har været de største udfordringer ved at implementere metoden?
Første gang vi kørte processen på egen hånd, uden ekstern hjælp, var det svært. Vi forsøgte at følge effekt case-processen meget nøje, trin for trin - men det gjorde faktisk tingene sværere. Når noget ikke fungerede præcis som beskrevet, førte det til frustration.
Til sidst indså vi, at denne stive tilgang ikke rigtig er i Half Doubles ånd. Det handler om at bruge metoden som et værktøj - ikke om at følge en opskrift. Så vi satte os ned og opdelte processen i trin i Excel: Hvad skal vi præcis have afklaret på hvert trin? Det gav os frihed til at tilpasse tilgangen uden at miste formålet af syne.

Vi lærte blandt andet:
- Du skal vide, hvem virksomhedsejeren er - og det bør være én person.
- Det tager tid at køre en effekt-case, og det skal kommunikeres tydeligt fra starten.
- Virksomheden skal forstå, at der er brug for deres engagement mellem workshopperne, ikke kun under dem.

Har I tilpasset processen yderligere?
Ja. Vi har lavet en light-version, hvor jeg interviewer den person, der har indsendt anmodningen, og samler deres input i et dokument, som vi derefter bruger til at onboarde resten af teamet. Det gør det nemmere at komme i gang - især når tiden eller engagementet er begrænset.

Hvordan er effekt-cases blevet forankret i organisationen?
Vores CIO og IT-lederskab har godkendt det som den metode, vi bruger. Når vores IT Business Partners modtager en anmodning fra forretningen - fra en af vores divisioner eller funktioner - foreslår de typisk at køre en effekt-case. Jeg bliver ofte inddraget som facilitator, og vi er i gang med at uddanne projektledere, så de selv kan køre processen i fremtiden.

Hvilken værdi giver effekt-casen, når et projekt ikke kommer videre?
Det sparer os for en masse ressourcer ved ikke at starte de forkerte projekter. Faktisk resulterer næsten 50 % af de effekt-cases, vi kører, ikke i et projekt. Det betyder, at vi er i stand til at fokusere vores tid og ressourcer meget tidligt på de initiativer, der faktisk skaber mest værdi for Grundfos.
Derudover gør effekt-casen det lettere at forklare, hvorfor et projekt blev afvist.
For eksempel kørte vi en effekt-case på et behov, der var blevet afvist flere gange før. Denne gang tog vi det systematisk op med de relevante interessenter via impact case-processen. Det skabte en fælles forståelse af rationalet bag afvisningen. Den gennemsigtighed og retfærdighed styrker tilliden.

Hvad er dit bedste råd til andre, der vil i gang med at arbejde med effekt-cases?
Prøv det i praksis! Og husk at behandle det som en metode - lad være med at hænge fast i alle detaljer.
Tilpas processen til din kontekst, men vær tro mod formålet. Forvent, at det tager noget tid at etablere de rigtige rutiner. Sørg for at afstemme forventningerne med interessenterne fra begyndelsen, så de ved, hvad der kræves af dem.
Effekt-casen har gjort en kæmpe forskel for os - både hvad angår samarbejde, kvaliteten af beslutninger og forretningsmæssig forankring.