IT met impact

Hadeel Al-Jurani: Impact Cases als Game Changer voor IT-besluitvorming

Kunt u beginnen met uzelf en uw rol voor te stellen?
Mijn naam is Hadeel Al-Jurani en ik ben IS Business Consultant bij Grundfos. Ik maak deel uit van het team IT Business Partners, dat uit acht mensen bestaat. De meeste teamleden werken als IT-partner voor specifieke bedrijfsdivisies en beheren het volledige IT-portfolio in hun gebied. Ik werk meer functieoverschrijdend en ben verantwoordelijk voor het faciliteren van impact cases in de organisatie, met name in verband met nieuwe IT-behoeften en projecten.

Wat is een impact case in uw context?
Een impact case is een manier om duidelijk te maken wat we met een initiatief willen bereiken voordat we besluiten of het een project moet worden. Het wordt meestal gebruikt in een pre-projectfase wanneer er een verzoek of idee binnenkomt vanuit de business. We gebruiken de impact case om de echte behoefte bloot te leggen. Welke waarde willen we creëren? Welke veranderingen zijn hiervoor nodig in de organisatie?
En soms, alleen al door het stellen van deze vragen, realiseert de business zich dat de organisatie er nog niet klaar voor is, dat de behoefte niet groot genoeg is, of dat deze eigenlijk veel gemakkelijker en goedkoper kan worden vervuld zonder een dure technische oplossing te ontwikkelen.

Hoe verschilt de impact case van wat jullie voorheen deden?
Vorig hadden we iets dat we "business clarification" noemden als stap in ons proces, maar er zat geen echte methode achter. Het was dus nogal ad hoc en misschien zelfs een beetje subjectief wat betreft welke initiatieven aandacht kregen. We misten structuur en transparantie in onze prioritering.
Daarnaast was er vanaf het begin vaak een sterke focus op de technische IT-oplossing en niet zozeer op de zakelijke behoeften en de waarde die we wilden creëren.

Kunt u meer vertellen over de voordelen die u ondervindt van het gebruik van impact cases?
Er zijn zoveel voordelen - en misschien ben ik bevooroordeeld, maar ik ben echt dol op dit proces. Het heeft een enorm verschil gemaakt in ons werk en we hebben over de hele linie geweldige feedback gekregen.
Eén van de grootste voordelen is dat we beslissingen nemen op basis van echt inzicht. We zijn ons veel meer bewust van waarom we doorgaan met een project - en waarom niet. We verschuiven de focus van de technische oplossing naar de onderliggende behoefte en baseren onze beslissingen op de waarde die we willen creëren. Als gevolg daarvan ontwerpen we betere IT-oplossingen die daadwerkelijk de pijnpunten aanpakken of de gewenste waarde leveren.
Er zit ook veel waarde in het proces zelf - in het bereiken van duidelijkheid met de belanghebbenden - en soms is dat waardevoller dan het resultaat.

Hoe komen deze voordelen in de praktijk tot uiting?
Wanneer we een impact case uitvoeren, creëren we een gemeenschappelijke basis door een gedeeld begrip te creëren:
We zorgen ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn. Beslissers zijn aanwezig, materiedeskundigen zijn erbij betrokken en we krijgen een goed overzicht van wie er betrokken moet worden. In een grote organisatie als Grundfos is dat een grote taak - maar het model helpt echt om het te vergemakkelijken.
Het creëert afstemming tussen functies en bedrijfsgebieden, wat een enorm verschil maakt voor zowel de samenwerking als het projectwerk dat volgt.
Mensen voelen zich gehoord en betrokken bij het vormgeven van de beslissing. Het voelt als een gezamenlijk project - niet als iets dat van bovenaf wordt opgelegd. Verschillende mensen hebben zelfs gezegd: "Dit zou standaard moeten zijn", juist omdat het proces duidelijk en transparant is en iedereen weet welke richting we op gaan.
En we staan ook sterker naar buiten toe - bijvoorbeeld in de dialoog met leveranciers - omdat we intern al het afstemmingsproces hebben doorlopen.

Heeft u een voorbeeld waarbij een impact case ertoe leidde dat een project niet werd gestart?
Ja, dat is al verschillende keren voorgekomen. We kregen bijvoorbeeld een verzoek voor een geavanceerde AI-oplossing. AI is een veelbesproken onderwerp en we stonden er natuurlijk voor open om dit te onderzoeken. Ze hadden al wat ideeën voor specifieke functies en wilden dat de oplossing x, y en z zou doen.
Maar toen we eenmaal de impact case hadden uitgevoerd en naar hun processen hadden gekeken, werd het duidelijk dat een AI-oplossing overkill zou zijn. We identificeerden compleet andere acties - zoals procesoptimalisatie binnen de afdeling en het opschonen van gegevens - die eigenlijk effectiever aan hun behoeften voldeden.

Hoe past de Impact Case in uw andere projectmethoden?
We werken in een hybride opzet, en dat werkt goed. Op sommige gebieden voeren we agile projecten uit in productteams, terwijl we op andere gebieden meer traditionele stage-gate of watervalmodellen volgen. De impact case is een flexibel hulpmiddel dat zowel voor als tijdens projecten kan worden gebruikt, ongeacht de methodologie.

Heb je impact cases ook gebruikt bij lopende projecten?
Ja, dat hebben we. Als een project geen duidelijke doelstellingen heeft, kunnen we halverwege het project een impact case uitvoeren om duidelijkheid te scheppen. We hebben het ook gebruikt om technische projecten aan de business te communiceren op een manier die zij begrijpen.

Wat waren de grootste uitdagingen bij het implementeren van de methode?
De eerste keer dat we het proces zelf uitvoerden, zonder externe hulp, was het moeilijk. We probeerden het proces van de impact-cases stap voor stap te volgen, maar dat maakte het alleen maar moeilijker. Als iets niet precies werkte zoals beschreven, leidde dat tot frustratie.
Uiteindelijk realiseerden we ons dat deze rigide aanpak niet echt in de geest van Half Double is. Het gaat om het gebruik van de methode als hulpmiddel - niet om het volgen van een recept. Dus gingen we zitten en braken we het proces op in stappen in Excel: Wat moeten we precies verduidelijken in elke fase? Dat gaf ons de vrijheid om de aanpak aan te passen zonder het doel uit het oog te verliezen.

We leerden onder andere:
- Je moet weten wie de bedrijfseigenaar is - en dat moet één persoon zijn.
- Het uitvoeren van een impactcase kost tijd en dat moet vanaf het begin duidelijk worden gecommuniceerd.
- Het bedrijf moet begrijpen dat hun betrokkenheid nodig is tussen de workshops door, niet alleen tijdens de workshops.

Hebben jullie het proces verder aangepast?
Ja. We hebben een lichte versie ontwikkeld waarbij ik de persoon interview die het verzoek heeft ingediend en hun input verzamel in een document. Dit maakt het makkelijker om aan de slag te gaan, vooral als de tijd of betrokkenheid beperkt is.

Hoe zijn impact cases in de organisatie verankerd?
Onze CIO en het Leiderschap van IT hebben deze methode goedgekeurd als de methode die we gebruiken. Als onze IT Business Partners een verzoek krijgen vanuit de business - vanuit een van onze divisies of functies - stellen ze meestal voor om een impact case uit te voeren. Ik word vaak ingeschakeld als facilitator en we zijn momenteel projectmanagers aan het trainen zodat ze het proces in de toekomst zelf kunnen uitvoeren.

Welke waarde biedt de impact case wanneer een project niet doorgaat?
Het bespaart ons veel middelen doordat we geen verkeerde projecten starten. In feite resulteert bijna 50% van de impact cases die we uitvoeren niet in een project. Dit betekent dat we onze tijd en middelen in een heel vroeg stadium kunnen richten op de initiatieven die daadwerkelijk de meeste waarde voor Grundfos creëren.
Bovendien maakt de impact case het makkelijker om uit te leggen waarom een project is afgewezen.
We hebben bijvoorbeeld een impact case uitgevoerd voor een behoefte die al een paar keer eerder was afgewezen. Deze keer brachten we het systematisch ter sprake bij de relevante belanghebbenden via het impact case proces. Hierdoor ontstond een gedeeld begrip van de beweegredenen achter de afwijzing. Die transparantie en eerlijkheid versterken het vertrouwen.

Wat is uw beste advies voor anderen die met impact cases willen gaan werken?
Probeer het in de praktijk! En behandel het als een methode - blijf niet steken in elk detail.
Pas het proces aan uw context aan, maar blijf trouw aan het doel. Verwacht dat het enige tijd kost om de juiste routines in te stellen. Zorg ervoor dat je de verwachtingen vanaf het begin afstemt met de belanghebbenden, zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht.
De impact case heeft voor ons een enorm verschil gemaakt - in termen van samenwerking, de kwaliteit van beslissingen en zakelijke verankering.