Principes omarmen in plaats van processen

Door Jesper Schreiner, Senior Consultant in Project- en Programmamanagement

De projectmanagementgemeenschap ervaart momenteel een groeiende belangstelling voor op principes gebaseerde benaderingen voor het managen van projecten. Deze trend wordt onder andere benadrukt door de publicatie van de 7e editie van PMI's Project Management Body of Knowledge (PMBOK) in 2021, die een fundamentele verschuiving van procesmatig naar principieel projectmanagement markeert.

Deze groeiende trend en interesse zijn enigszins verrassend en daarom bijzonder intrigerend. Fundamenteel is er niets revolutionairs aan op principes gebaseerde projectmanagementmodellen. PRINCE2, voor het eerst gelanceerd in 1997, is "geboren" als een principle-based projectmanagementmodel.

Wat houdt Principle-Based Projectmanagement in?

Een principle-based aanpak richt zich op het laten leiden van overkoepelende waarden en doelen door acties en beslissingen, in plaats van het naleven van gedetailleerde regels en procedures. Een op principes gebaseerde benadering van bedrijfsmanagement kan bijvoorbeeld inhouden dat beslissingen worden gebaseerd op principes als eerlijkheid, verantwoordelijkheid en transparantie.

Principes fungeren als leidende sterren, die de richting aangeven zonder het project vast te zetten in starre structuren. Dit geeft projectmanagers de vrijheid om zich aan te passen als dat nodig is - een vrijheid die steeds belangrijker wordt in een wereld die wordt gekenmerkt door complexiteit en onvoorspelbaarheid.

Voordelen van een op principes gebaseerde aanpak

Eén van de belangrijkste voordelen van een op principes gebaseerde aanpak is een grotere flexibiliteit. Principes maken oplossingen op maat mogelijk voor specifieke contexten, wat betekent dat het project zich kan aanpassen aan dynamische en onvoorspelbare omgevingen zonder de algehele focus te verliezen.

Deze flexibiliteit maakt het ook gemakkelijker om door projecten met een hoge mate van onzekerheid te navigeren.

Dit is een duidelijk voordeel in complexe projecten, waar het vaak onmogelijk is om alle scenario's van tevoren te voorspellen.

Een op principes gebaseerde aanpak ondersteunt bovendien een meer wendbare en waardegedreven projectcultuur. Als beslissingen gebaseerd zijn op overkoepelende doelen en waarden, kan het project zich sneller aanpassen aan veranderingen in de behoeften van belanghebbenden of in de vraag van de markt. Tegelijkertijd bevordert het een holistische aanpak, waarbij de focus niet alleen ligt op het op tijd en binnen budget opleveren, maar ook op het creëren van echte impact en tevreden belanghebbenden.

Principes kunnen ook dienen als gemeenschappelijke taal voor projectdeelnemers. Principes bevorderen een gedeeld begrip van wat belangrijk is en maken het gemakkelijker om prioriteiten te stellen in een drukke dagelijkse agenda, waarbij de aandacht wordt gericht op de waarden en doelen die echt het verschil maken.

Als mindset en leidraad stellen principes projectmanagers in staat om op een hoger abstractieniveau te werken binnen bredere kaders, wat ruimte biedt voor creativiteit en strategisch denken terwijl visies en doelen behouden blijven.

Waarom nu de groeiende belangstelling?

Zoals eerder vermeld, PRINCE2, dat meer dan 25 jaar geleden werd gelanceerd en een van 's werelds meest verspreide projectmanagementmodellen is, wordt gekenmerkt door zijn 7 fundamentele principes en is dus principle-based geboren. Dus waarom zien we nu pas deze groeiende belangstelling voor op principes gebaseerde benaderingen van projectmanagement?

Waar verklaring nummer één zou betekenen dat de hele projectwereld het principle-based concept over het hoofd heeft gezien en bijna verkeerd heeft begrepen, lijkt nummer twee een aannemelijker reden voor de groeiende belangstelling onder hedendaagse projectmanagers. Een behoefte aan een groter en abstracter 'speelveld' met ruimte voor flexibiliteit en aanpassingsvermogen, en dus vrij van scherpe randen en starre regels over wat je moet, moet en kunt doen in het streven naar projectmanagementsucces.

We hebben nog steeds kaders en een passend controleniveau nodig, maar deze kaders moeten breder zijn, met zachtere randen die op waarden gebaseerde leidende principes, visies en overkoepelende doelen ondersteunen en mogelijk maken.

De Half Double Methode - een modern, op principes gebaseerd en hybride projectmanagementmodel

De Half Double Methode is "geboren" als een moderne, op principes gebaseerde, en hybride aanpak van projectmanagement, met de volgende 3 fundamentele principes die de basis vormen van de 3 kernelementen:

Het IMPACT-principe: tevredenheid van belanghebbenden is het ultieme succescriterium.

Het FLOW-principe: hoge intensiteit en frequente interactie zorgen voor voortdurende vooruitgang.

Het LEADERSHIP-principe: omarm onzekerheid en laat het project slagen.

Het vierde kernelement van de Half Double-methodologie is Lokale vertaling van Half Double, waarbij het principe wordt erkend dat "alle organisaties anders zijn en dat Half Double moet worden aangepast aan de specifieke context."

Het aanpassen van Half Double in de praktijk kan echter "alleen" betekenen dat de methoden en bijbehorende hulpmiddelen van de methodologie worden aangepast. De drie kernelementen - Impact, Flow & Leiderschap - en de bijbehorende principes zijn zo fundamenteel en bepalend voor Half Double dat ze niet kunnen worden aangepast. Ze zijn fundamenteel voor de Half Double Methodologie.