Topsoe FoU

1. Kan du kort presentera dig själv och dina positioner på Topsoe R&D?

Vi heter Rasmus Munksgård Nielsen och Matthias Josef Beier, och vi arbetar sedan många år tillbaka som projektledare på R&D med utvecklingsprojekt inom katalys. Tjänsten kräver djup teknisk förståelse och innebär att planera, koordinera och säkerställa framdriften av projekt i samarbete med produktion, kommersiella avdelningar etc. Som en del av Half Double-initiativet har vi etablerat ett litet projektteam där vi arbetar med att ytterligare optimera vårt sätt att arbeta med projektledning.

2. Hur upplevde du att arbeta med projekt innan du började använda Half Double?

Innan Half Double introducerades var projekthanteringen på Topsoe R&D baserad på mer traditionella metoder och det fanns ingen gemensam strategi för projekthantering. Rollerna var ofta otydliga och det saknades en gemensam förståelse för hur beslut skulle fattas.

3. Varför sökte ni en ny metod för projektledning?

En intern utvärdering visade att projektledning var ett område som behövde förbättras. Vi ville ha ett mer konsekvent förhållningssätt till projekt, med en tydlig struktur. Huvudfokus låg på snabbare projektgenomförande, högre medarbetarnöjdhet och ett övergripande fokus på projektledning som en professionell disciplin och karriärväg.

4. Vad var din första introduktion till Half Double?

En kollega hade hört talas om konceptet och vi kontaktade Implement och Michael Ehlers. Han höll en session under ett ledningsmöte för R&D där vi fick se konceptet och diskutera hur det skulle passa oss.

5. Hur har metoden påverkat ditt och resten av teamets sätt att arbeta?

Med införandet av Half Double-metoden fick vi en mycket tydligare projektorganisation med tydliga roller som Effekt-ägare och Projektägare.

Tidigt i projektprocessen stärks dialogen mellan R&D och Commercial, vilket säkerställer att vi arbetar målmedvetet mot rätt mål och skapar önskad effekt. Samtidigt blir projektledarens roll tydligare definierad, vilket ger projektledaren en klar bild av vad som förväntas i hans roll.

6. Finns det någon situation eller något exempel som sticker ut särskilt tydligt för dig?

I ett visst projekt ägnade vi nästan tre månader åt att få rätt effekt. Effekten blev att syftet med projektet (effekten) blev betydligt annorlunda än vad som ursprungligen antagits. Diskussionen om effekt gav en viktig dialog mellan FoU och Commercial, så att vi fick en gemensam förståelse för möjligheter, utmaningar och verkliga kundbehov. Detta utgjorde också grunden för en närmare dialog under hela projektet.

7. Vilka har de största fördelarna varit?

Vi har uppnått en betydligt större transparens när det gäller roller och ansvar i projekten, vilket gör det lättare att förstå vem som ansvarar för vilka uppgifter. Samtidigt har samarbetet inom organisationen förbättrats så att vi nu arbetar mer målmedvetet för att skapa önskad effekt. Det gemensamma arbetssättet för projektledning har visat sig vara särskilt värdefullt för nyanställda, eftersom det gör onboardingprocessen tydligare. Arbetet har också blivit enklare för chefer i allmänhet, eftersom alla nu vet vilken metodik vi använder, vilka kurser som är relevanta och vem de ska sparra med.

8. Vilka har varit de största utmaningarna?

En av de största utmaningarna är att den stora variationen i projektens storlek och längd gör det svårt att få en tydlig överblick över var det finns utrymme för förbättringar. Till exempel är det svårt för oss att mäta metodens effekt på parametrar som ledtid. Dessutom har projekt som redan är igång ofta haft svårt att se fördelarna med metoden eftersom många projekt löper över en längre tid och därför kräver uthålliga insatser för att få in nya deltagare i processen. Samtidigt tenderar projektledare inom FoU att motiveras mer av de tekniska aspekterna än av själva projektledningen, vilket kan leda till att fokus på projektledning omedvetet hamnar i bakgrunden. Slutligen har det visat sig att det krävs mer utbildning än förväntat; en tredagarskurs gör inte någon till expert på Half Double-metodiken. Det krävs mycket övning, ständig sparring och stöd för att nå den önskade kompetensnivån.

9. Vad har du personligen lärt dig av att arbeta med Half Double?

Half Double ger oss ett gemensamt ramverk för kommunikation.

Vi har lärt oss att det krävs mer kommunikation än man först tror eftersom vi alla uppfattar saker på olika sätt. Brist på kommunikation kan leda till stora missförstånd.

Även om våra projekt varierar mycket i storlek, varaktighet och vilka färdigheter som krävs, är det ändå möjligt att tillämpa ett gemensamt tillvägagångssätt för dem.

10. Vilka råd skulle du ge andra?

När man funderar på att använda Half Double-metoden som projektledare är det viktigt att inte vara för ambitiös och tro att allt kommer att fungera perfekt från början. Börja med de verktyg och metoder som känns mest meningsfulla för dig och arbeta för att bemästra dem innan du bygger vidare på dem. Det är också viktigt att bara börja och inte vara rädd för att göra misstag - det viktiga är att hela tiden anpassa sig och lyssna på intressenterna längs vägen. Att ha flera personer som arbetar med metodiken samtidigt är en stor fördel eftersom det ger bättre möjligheter till sparring, men man måste vara medveten om att det tar tid. Ledningens stöd är viktigt eftersom det kan vara svårt att mäta konkreta förbättringar, t.ex. i time-to-market. Använd istället verktyg som pulsmätningar och kom överens med ledningen om vilka parametrar ni ska mäta - till exempel medarbetarnas engagemang, tron på projektets framgång eller upplevd förbättring av samarbetet.

11. Hur ser du på framtiden med Half Double på Topsoe?

Half Double är väl implementerat i Topsoe R&D och vi blir gradvis bättre på att använda metodiken. Vi arbetar ständigt med att anpassa metodiken till våra behov och integrerar hela tiden nya metoder som stärker vår projektledning. På så sätt utvecklar vi en sann Topsoe-projektmodell för nya produkter.