Topsoe FoU

1. Kan du kort presentere deg selv og dine stillinger hos Topsoe R&D?

Vi heter Rasmus Munksgård Nielsen og Matthias Josef Beier, og vi har i mange år jobbet som prosjektledere hos R&D med utviklingsprosjekter innen katalyse. Stillingen krever dyp teknisk forståelse og innebærer å planlegge, koordinere og sikre fremdriften i prosjekter i samarbeid med blant annet produksjon og kommersielle avdelinger. Som en del av Half Double-initiativet har vi etablert et lite prosjektteam der vi jobber med å optimalisere vår tilnærming til prosjektledelse ytterligere.

2. Hvordan opplevde du å jobbe med prosjekter før du begynte å bruke Half Double?

Før Half Double ble innført, var prosjektstyringen hos Topsoe R&D basert på mer tradisjonelle metoder, og det fantes ingen felles tilnærming til prosjektstyring. Rollene var ofte uklare, og det manglet en felles forståelse av hvordan beslutninger skulle tas.

3. Hvorfor søkte dere etter en ny tilnærming til prosjektledelse?

En intern evaluering viste at prosjektledelse var et område som kunne forbedres. Vi ønsket en mer konsekvent tilnærming til prosjekter, med en tydelig struktur. Hovedfokuset var på raskere prosjektgjennomføring, høyere medarbeidertilfredshet og et generelt fokus på prosjektledelse som fagdisiplin og karrierevei.

4. Hva var din første introduksjon til Half Double?

En kollega hadde hørt om konseptet, og vi tok kontakt med Implement og Michael Ehlers. Han holdt en seanse under et ledermøte i FoU-avdelingen der vi fikk se konseptet og diskuterte hvordan det kunne passe hos oss.

5. Hvordan har metoden påvirket måten du og resten av teamet jobber på?

Med innføringen av Half Double-metoden fikk vi en mye tydeligere prosjektorganisasjon med klare roller som Effekt Owner og Project Owner.

Tidlig i prosjektprosessen styrkes dialogen mellom FoU og Commercial, noe som sikrer at vi jobber målrettet mot de riktige målene og skaper ønsket effekt. Samtidig er prosjektlederens rolle tydeligere definert, noe som gir prosjektlederen et klart bilde av hva som forventes i hans rolle.

6. Er det en situasjon eller et eksempel som skiller seg spesielt tydelig ut for deg?

På ett bestemt prosjekt brukte vi nesten tre måneder på å få effekt-casen riktig. Resultatet var at formålet med prosjektet (effekten) ble vesentlig annerledes enn opprinnelig antatt. Diskusjonen om effekt-casen ga en viktig dialog mellom FoU og Commercial, slik at vi fikk en felles forståelse av muligheter, utfordringer og reelle kundebehov. Dette ga også grunnlag for en tettere dialog gjennom hele prosjektet.

7. Hva har vært de største fordelene?

Vi har oppnådd betydelig større åpenhet om roller og ansvar i prosjektene, noe som gjør det lettere å forstå hvem som har ansvar for hvilke oppgaver. Samtidig har samarbeidet i organisasjonen blitt bedre, slik at vi nå jobber mer målrettet for å skape ønsket effekt. Den felles tilnærmingen til prosjektstyring har vist seg å være spesielt verdifull for nyansatte, ettersom den gjør introduksjonsprosessen tydeligere. Arbeidet har også blitt enklere for ledere generelt, ettersom alle nå vet hvilken metodikk vi bruker, hvilke kurs som er relevante, og hvem de skal sparre med.

8. Hva har vært de største utfordringene?

En av de største utfordringene er at den store variasjonen i prosjektenes størrelse og varighet gjør det vanskelig å få en klar oversikt over hvor det er rom for forbedringer. Det er for eksempel vanskelig for oss å måle effekten av metoden på parametere som gjennomføringstid. I tillegg var det ofte vanskelig for prosjekter som allerede var i gang, å se nytten av metoden fordi mange prosjekter går over lengre tid og derfor krever vedvarende innsats for å få nye deltakere inn i prosessen. Samtidig har prosjektledere innen FoU en tendens til å være mer motivert av de tekniske aspektene enn av selve prosjektledelsen, noe som kan føre til at fokuset på prosjektledelse ubevisst kommer i bakgrunnen. Endelig har det vist seg at det kreves mer opplæring enn forventet; et tredagers kurs gjør ikke noen til ekspert på Half Double-metodikken. Det kreves mye øvelse, konstant sparring og støtte for å nå det ønskede kompetansenivået.

9. Hva har du personlig lært av å jobbe med Half Double?

Half Double gir oss et felles rammeverk for kommunikasjon.

Vi har erfart at det kreves mer kommunikasjon enn man kanskje først tror, fordi vi alle oppfatter ting forskjellig. Mangel på kommunikasjon kan føre til store misforståelser.

Selv om prosjektene våre varierer mye i størrelse, varighet og kompetansekrav, er det likevel mulig å bruke en felles tilnærming til dem.

10. Hvilke råd vil du gi andre?

Når man vurderer å bruke Half Double-metodikken som prosjektleder, er det viktig å ikke være for ambisiøs og tro at alt vil fungere perfekt fra starten av. Begynn med de verktøyene og metodene som gir mest mening for deg, og jobb med å mestre dem før du bygger videre på dem. Det er også viktig å bare sette i gang og ikke være redd for å gjøre feil - det viktigste er å hele tiden tilpasse seg og lytte til interessentene underveis. Det er en stor fordel å være flere som jobber med metodikken samtidig, da det gir bedre muligheter for sparring, men man må være klar over at dette tar tid. Ledelsens støtte er viktig fordi det kan være vanskelig å måle konkrete forbedringer, for eksempel når det gjelder time-to-market. Bruk i stedet verktøy som pulsmålinger, og bli enig med ledelsen om hvilke parametere dere skal måle - for eksempel medarbeidernes engasjement, troen på at prosjektet lykkes eller opplevd forbedring i samarbeidet.

11. Hvordan ser du for deg fremtiden med Half Double på Topsøe?

Half Double er godt implementert i Topsoe R&D, og vi blir gradvis bedre til å bruke metodikken. Vi jobber kontinuerlig med å tilpasse metodikken til våre behov, og vi integrerer stadig nye metoder som styrker prosjektstyringen vår. På denne måten utvikler vi en ekte Topsoe-prosjektmodell for nye produkter.